La Administración Tributaria recién expidió la Resolución 000217 del 3 de junio, mediante la cual actualiza la reglamentación relacionada con las causales y el procedimiento para la cancelación del RUT por inactividad tributaria. En forma previa lo había hecho con la Resolución 206 de 2023. Realmente, los elementos de la nueva resolución y su antecesora son similares, aunque la nueva resolución realiza algunas precisiones y establece algunos nuevos términos para la cancelación oficiosa del RUT.

Así, esta medida se fundamenta en la verificación del cumplimiento de obligaciones formales durante los últimos cinco (5) años anteriores al momento de revisión (antes 6 años), y contempla como causales las siguientes:

(i) La falta de actualizaciones o de solicitudes de actualización; (ii) ausencia de presentación de declaraciones; (iii) ausencia de recibos de pago; (iv) inexistencia de registros en las bases de datos de información reportada por terceros (información exógena); (v) inactividad en el sistema de factura electrónica; (vi) ausencia de solicitudes de autorización de numeración; (vii) que no haya obligaciones pendientes de pago, tales como deudas o arrastres indebidos; (viii) ausencia de procesos administrativos o penales.

Adicionalmente, establece el procedimiento para la cancelación de oficio de la inscripción en el RUT indicando que habrá una verificación de sujetos inactivos, la cual se realizará durante los tres (3) primeros meses de cada año (antes dos meses), con el fin de identificar los contribuyentes que cumplen con las causales de inactividad tributaria. Hasta este punto, la disposición parece clara y razonable. ¡Muy bien!

Sin embargo, a la par que se conoce este acto y a pesar de contar con la facultad de cancelación oficiosa, la DIAN ha venido remitiendo oficios persuasivos en los que destaca inactividad e invita a cancelar el RUT de forma voluntaria, es decir, a solicitud de parte. Sin embargo, al intentar hacer la cancelación, esos sujetos se encuentran con que se niega la cancelación porque a pesar de la inactividad, la Administración actualizó oficiosamente la responsabilidad “55 - Informante de Beneficiarios Finales”.

Este sentido la inquietud que surge es: ¿cuál es la verdadera finalidad de emitir la resolución que establece la cancelación de oficio del RUT por inactividad si, en la práctica, se está solicitando a algunos contribuyentes que realicen la cancelación del mismo de forma voluntaria?

Esta aparente contradicción podría estar asociada a la necesidad apremiante de optimizar el recaudo fiscal mediante búsqueda de fisuras de cumplimiento y sobre la base paradigmática del fenómeno de auto flagelación (quizá desconocido, pero con seguridad aplicado por muchos). Recordemos que para que haya cancelación del RUT de forma voluntaria, los contribuyentes deben haber cumplido previamente con todas sus obligaciones formales, una de las cuales es el suministro de información en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), cuyo cumplimiento inició el 31 de julio de 2023.

Y aquí es donde se plantea un asunto medular en la rutina de cancelación del RUT:

¿Qué sucede con aquellas empresas inactivas que no presentaron el RUB? En estos casos, por supuesto, la no actualización y/o el no reporte de dicha información genera potenciales sanciones por el incumplimiento. Sin embargo, corresponde a la autoridad tributaria desarrollar el proceso sancionatorio respectivo para imponer la sanción y exigir el pago. Es usual encontrar que los sujetos se “auto flagelan” liquidando y pagando la sanción, pero ello no exonera el deber de la autoridad tributaria de desarrollar el proceso sancionatorio.

Teniendo claro lo anterior, resulta necesario analizar cuándo se configura la irregularidad sancionable, y en este caso la misma se configura desde el momento en que el contribuyente no suministra la información requerida dentro del plazo legal, y, por ende, el término para que la DIAN imponga la sanción se inicia a partir de la fecha en que se presentó la declaración tributaria correspondiente al año gravable relacionado con dicha obligación. Aplicando este criterio al caso concreto, si la irregularidad sancionable en la presentación del RUB se configuró, p.ej., el 31 de julio de 2023 y el contribuyente presentó la declaración de renta del año gravable 2023 durante el año 2024, el término de prescripción de dos (2) años para imponer la sanción comenzaría a contarse a partir de dicha fecha en 2024. No obstante, si el contribuyente está también omiso en la presentación de su declaración de renta, la sanción se torna imprescriptible por ausencia de acto de inicio del cómputo.

En fin, a propósito de la nueva resolución, que entra a regir en enero 1º de 2026, y como parte del tema que nos convoca, las inquietudes que surgen son: ¿Los contribuyentes inactivos deben esperar hasta enero del próximo año para que haya cancelación del RUT oficiosamente? ¿Realmente es viable cancelar voluntariamente la inscripción en el RUT, aun sabiendo que podrían ser sancionados por no presentar el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB)? ¿O, por el contrario, los contribuyentes deberían optar por guardar silencio y esperar una eventual actuación de la DIAN?

"Ante la incertidumbre y el riesgo sancionatorio, cada contribuyente debe actuar con criterio profesional y estratégico" acompañado de los expertos, aplicando la máxima del pensador: “Confía en el tiempo, que suele dar dulces salidas a muchas amargas dificultades.” Miguel de Cervantes.