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Contaduría Pública · Colombia
Documento Soporte de Nómina Electrónica y deducibilidad: lo que el Concepto 4136 de 2026 aclara y lo que no se puede ignorar en el cierre fiscal.
La DIAN publicó el 27 de marzo de 2026 el Concepto 4136 interno 378, que reitera y precisa el alcance del Concepto 11042 de diciembre de 2024 sobre la transmisión del Documento Soporte de Nómina Electrónica. La regla es clara: la oportunidad en la transmisión no es un detalle formal, es la condición que determina si los costos laborales son deducibles en el impuesto sobre la renta.
Equipo Editorial Técnico · Marzo de 2026
Existe una creencia extendida en la práctica tributaria colombiana: si la transmisión extemporánea del Documento Soporte de Nómina Electrónica no genera sanción, entonces el riesgo es bajo. El Concepto 4136 de 2026 viene a desmontar esa lectura. No hay sanción formal por el retraso, es cierto. Pero sí hay una consecuencia de fondo que puede ser mucho más costosa: la pérdida de la deducibilidad de los costos y gastos laborales en la declaración de renta.
La consulta que originó el concepto planteaba una pregunta directa: ¿puede entenderse, a partir del Concepto 11042 interno 1239 del 26 de diciembre de 2024, que los Documentos Soporte de Nómina Electrónica del año 2025 pueden transmitirse antes de la presentación de la declaración de renta en 2026, conservando su efecto como soporte de deducciones? La respuesta de la DIAN fue igualmente directa: no. La deducibilidad está condicionada a la transmisión dentro de los plazos establecidos, y ese requisito no se flexibiliza por el hecho de que la transmisión tardía no active una sanción específica.1
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Que no haya sanción por transmitir tarde no significa que no haya consecuencia. La ausencia de multa no salva la deducción.
El DSNE como requisito formal de deducibilidad
El Documento Soporte de Nómina Electrónica fue creado por la Resolución 13 de 2021 como el instrumento electrónico que respalda los pagos laborales para efectos del impuesto sobre la renta. Su función no es meramente administrativa: es el soporte formal que habilita al contribuyente a tratar los costos y gastos asociados a la relación laboral como deducibles en la declaración de renta.
El Concepto 4136 de 2026 reitera que ese soporte debe generarse y transmitirse dentro de los plazos que la normativa establece para cada período. No se trata de una formalidad secundaria que pueda subsanarse con posterioridad sin efecto alguno: el incumplimiento del plazo afecta directamente la condición bajo la cual el gasto puede reconocerse como deducible. La lógica es coherente con el régimen general de soportes documentales en materia tributaria: el documento debe existir y estar en regla en el momento en que se pretende hacer valer.
📋 La regla general y sus tres componentes
1. Generación oportuna. El DSNE debe producirse dentro del período al que corresponden los pagos laborales que respalda. La generación tardía compromete desde el origen la validez del documento como soporte de deducción.
2. Transmisión oportuna. La transmisión a la DIAN debe realizarse dentro de los plazos fijados por la Resolución 13 de 2021 y las normas que la complementan. Transmitir fuera de término no activa una sanción específica, pero sí pone en riesgo la aceptación del gasto como deducción.
3. Correspondencia con la realidad económica. El DSNE debe reflejar pagos laborales que efectivamente se realizaron y una relación laboral que puede demostrarse. No es suficiente con el documento: debe existir la sustancia que lo respalda.
La excepción: cumplimiento sustancial antes de la declaración
El concepto no cierra completamente la puerta a quienes hayan incumplido los plazos de transmisión. Reconoce una excepción que, bien entendida, puede ser relevante en el proceso de preparación del cierre fiscal: si el contribuyente corrige la omisión antes de presentar la declaración de renta y demuestra el cumplimiento sustancial de la relación laboral y la realización efectiva de los pagos, la DIAN puede aceptar el documento como soporte válido de esos costos y deducciones.
Esta excepción, sin embargo, no opera de manera automática ni implica que la transmisión tardía sea equivalente a la oportuna. Exige dos condiciones concurrentes: que la omisión se corrija antes del momento de la declaración —no después— y que exista evidencia suficiente del cumplimiento sustancial, es decir, que los pagos laborales se hayan realizado y que la relación de trabajo que los originó sea verificable.
📄 Qué se entiende por cumplimiento sustancial
El concepto de cumplimiento sustancial en materia tributaria refiere a la situación en que, pese a un incumplimiento formal, la realidad económica subyacente de la operación es verificable y comprobable. En el caso del DSNE, implica que el contribuyente pueda demostrar que los trabajadores existían, que la relación laboral estaba vigente en el período correspondiente, y que los pagos de nómina efectivamente se realizaron. La documentación de respaldo —contratos, comprobantes de pago, extractos de seguridad social— es la que sustenta esta demostración ante la administración tributaria.
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La excepción por cumplimiento sustancial no es un salvavidas automático. Es una salida condicionada que exige corrección previa a la declaración y evidencia real de los pagos laborales.
Los dos escenarios prácticos del cierre fiscal 2025
Con el cierre fiscal de 2025 en curso y la declaración de renta de personas jurídicas próxima, el Concepto 4136 de 2026 tiene un efecto inmediato sobre la revisión de la situación de los DSNE de cada contribuyente. Hay dos escenarios concretos que deben evaluarse antes de presentar la declaración.
📊 Escenario 1: DSNE transmitidos fuera de plazo, declaración aún no presentada
Si los documentos soporte de nómina del año gravable 2025 fueron transmitidos por fuera del plazo establecido pero la declaración de renta aún no se ha presentado, existe la posibilidad de aplicar la excepción por cumplimiento sustancial. El paso inmediato es verificar que la transmisión extemporánea haya quedado registrada en el sistema de la DIAN, reunir la documentación que acredita la relación laboral y los pagos efectuados, y asegurarse de que todo esté en orden antes de la fecha de presentación de la declaración.
📊 Escenario 2: DSNE no transmitidos y declaración pendiente
Si los documentos soporte de nómina del año 2025 simplemente no fueron transmitidos, el riesgo es mayor. Sin transmisión —así sea extemporánea— no hay documento soporte, y sin documento soporte no hay deducción posible bajo la regla general.
En este caso, la única vía para intentar preservar las deducciones es transmitir los documentos antes de la presentación de la declaración y demostrar el cumplimiento sustancial de la relación laboral. El tiempo disponible hasta la fecha de vencimiento de la declaración es el margen de maniobra. Vencido ese plazo, la posibilidad de deducir esos gastos queda comprometida.
Consideraciones prácticas.
El Concepto 4136 de 2026 no introduce una novedad radical: reitera lo que el Concepto 11042 de 2024 ya había señalado y lo que la Resolución 13 de 2021 estableció desde el origen del DSNE. Su valor está en la claridad con la que cierra una interpretación que podía llevar a subestimar el riesgo: la ausencia de sanción por transmisión tardía no equivale a ausencia de consecuencia tributaria.
Para el cierre fiscal de 2025, la recomendación es hacer una revisión sistemática del estado de transmisión de los DSNE de cada período. No basta con verificar que los documentos existen en el sistema: hay que confirmar que fueron transmitidos dentro de los plazos correspondientes y que la documentación de respaldo de la relación laboral está disponible y organizada.
Quienes detecten rezagos antes de la presentación de la declaración tienen todavía una ventana para actuar. Una vez presentada la declaración sin haber corregido las omisiones, las opciones se reducen significativamente y el riesgo de rechazo de las deducciones en un proceso de fiscalización se vuelve concreto.
Referencias normativas y doctrinales
- DIAN, Concepto 4136 interno 378 del 16 de marzo de 2026 (publicado el 27 de marzo de 2026) — Deducibilidad de costos y gastos respaldados por el Documento Soporte de Nómina Electrónica. Transmisión extemporánea y cumplimiento sustancial.
- DIAN, Concepto 11042 interno 1239 del 26 de diciembre de 2024 — Interpretación anterior sobre transmisión extemporánea del DSNE y ausencia de sanción específica. Doctrina reiterada por el Concepto 4136 de 2026.
- Resolución DIAN 13 de 2021 — Creación y regulación del Documento Soporte de Nómina Electrónica (DSNE): plazos de generación y transmisión, estructura y características del documento.
- Estatuto Tributario, disposiciones sobre deducibilidad de costos y gastos en el impuesto sobre la renta — Requisitos formales y sustanciales para la aceptación de deducciones.
- Decreto 1742 de 2020, artículo 56 numeral 4 y Resolución DIAN 91 de 2021, artículo 7 — Facultad de la Subdirección de Normativa y Doctrina para absolver consultas de interpretación y aplicación de normas tributarias.
- Ley 2010 de 2019, artículo 131 — Marco de aplicación de la doctrina tributaria emitida por la DIAN.