En febrero de 2026, la liquidación y consignación de las cesantías correspondientes al año gravable 2025 vuelve a ocupar un lugar prioritario en la agenda laboral de los empleadores colombianos. Se trata de una de las obligaciones prestacionales más sensibles, no solo por su impacto financiero, sino por el elevado nivel de riesgo sancionatorio asociado a errores de cálculo, omisiones formales o simples retrasos en el cumplimiento. Para este período, el calendario introduce un ajuste relevante: aunque la fecha legal ordinaria es el 14 de febrero, al coincidir este día con un sábado, el vencimiento se traslada automáticamente al siguiente día hábil, es decir, al lunes 16 de febrero de 2026, conforme a las reglas generales de cómputo de plazos.

Este ajuste, aunque aparentemente menor, tiene efectos prácticos importantes. En la experiencia cotidiana, muchos empleadores mantienen parametrizados sus procesos de nómina con fechas fijas, lo que incrementa el riesgo de mora involuntaria si no se actualizan oportunamente los cronogramas internos. Por ello, más allá del conocimiento normativo, la gestión de cesantías exige una planeación operativa cuidadosa y una verificación cruzada de fechas, fondos y valores antes de ejecutar la consignación.

Naturaleza de las cesantías y alcance de la obligación

Las cesantías constituyen un ahorro laboral de carácter obligatorio que equivale, en términos generales, a un mes de salario por cada año de servicios, o proporcional por fracción de año. Su finalidad histórica es servir como un mecanismo de protección económica para el trabajador frente a contingencias como el desempleo, la educación o la adquisición de vivienda. Desde el punto de vista subjetivo, esta prestación cobija a todos los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo, independientemente de su modalidad o duración, lo que incluye contratos a término fijo, indefinido, por obra o labor, de tiempo parcial, trabajadores del servicio doméstico y aprendices, tanto del sector privado como del público.

La principal exclusión corresponde a quienes devengan salario integral, dado que en este esquema remuneratorio el componente prestacional se encuentra incorporado de forma anticipada en el salario pactado. Esta precisión resulta clave, ya que uno de los errores recurrentes en la práctica es liquidar cesantías a trabajadores con salario integral, generando pagos indebidos que no siempre son fácilmente recuperables y que distorsionan los costos laborales reales de la empresa.

Cálculo de la base y reglas de liquidación

La liquidación de las cesantías parte de una fórmula aparentemente sencilla, pero que en la práctica exige un análisis cuidadoso de la composición salarial. El valor se determina multiplicando el salario base de liquidación por los días efectivamente laborados durante el año 2025 y dividiendo el resultado entre 360. No obstante, el verdadero reto radica en identificar correctamente qué conceptos integran ese salario base.

Cuando el trabajador devenga salario fijo, la base corresponde al último salario mensual. En cambio, si existen componentes variables como comisiones, horas extras o recargos, debe calcularse el promedio de estos conceptos, usualmente con base en los últimos tres meses, siempre que reflejen adecuadamente el comportamiento habitual del ingreso. Adicionalmente, el auxilio de transporte o de conectividad digital debe incluirse en la base de liquidación para quienes devenguen hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes. Por el contrario, no se descuentan del tiempo laborado las incapacidades remuneradas ni los períodos de vacaciones, aunque sí deben excluirse los días correspondientes a suspensiones del contrato, dado que en estos eventos no hay obligación de pago salarial.

Intereses a las cesantías: obligación independiente y ya vencida

Junto con la consignación de las cesantías, el empleador debe reconocer y pagar los intereses sobre estas, equivalentes al doce por ciento anual, liquidados proporcionalmente al tiempo trabajado. A diferencia de la cesantía principal, estos intereses no se consignan en el fondo, sino que se pagan directamente al trabajador, usualmente a través de la nómina o mediante transferencia bancaria.

El plazo máximo para este pago fue el 31 de enero de 2026, fecha que, para la mayoría de empleadores, ya se encuentra vencida al momento de ejecutar la consignación principal. Esta circunstancia es especialmente relevante, porque el incumplimiento en el pago de intereses genera una sanción autónoma, independiente de la consignación tardía de las cesantías, lo que incrementa exponencialmente el riesgo financiero en caso de errores de programación o descuidos administrativos.

Consignación en fondos y verificación previa obligatoria

La consignación de las cesantías debe realizarse, de manera general, en el fondo elegido por el trabajador, el cual puede pertenecer al régimen privado o al Fondo Nacional del Ahorro. La ley mantiene la afiliación obligatoria al fondo como regla general, incluso después de la reforma laboral, por lo que el empleador no puede decidir unilateralmente otro destino para estos recursos.

En este punto, la verificación previa del fondo activo del trabajador se convierte en un paso crítico. Los traslados entre fondos son frecuentes y, si la consignación se realiza en una entidad distinta a la registrada, el empleador no se libera de la obligación, aun cuando haya efectuado el pago dentro del plazo legal. La recomendación técnica es consultar el Registro Único de Afiliados con al menos cuarenta y ocho horas de anticipación, para evitar consignaciones erróneas que deriven en devoluciones, reprocesos y, en el peor de los casos, sanciones por mora.

Ajustes introducidos por la Ley 2466 de 2025

La reforma laboral introducida por la Ley 2466 de 2025, vigente desde 2026, incorporó mecanismos de flexibilización en el manejo de las cesantías, sin desmontar su carácter protector ni la afiliación obligatoria a los fondos. Uno de los cambios más relevantes es la posibilidad de realizar consignaciones anticipadas mensuales equivalentes al 8,33 % del salario base. Este esquema no constituye un pago parcial, sino un anticipo que se abona en el fondo del trabajador, permitiendo la generación temprana de rendimientos y distribuyendo la carga financiera del empleador a lo largo del año.

Adicionalmente, la ley habilitó, de manera excepcional y reglada, el pago directo de las cesantías al trabajador, siempre que exista un acuerdo voluntario y escrito entre las partes y que los recursos se destinen exclusivamente a fines legalmente autorizados, como la adquisición o mejora de vivienda, el pago de créditos hipotecarios o la financiación de educación superior o técnica. En estos casos, el empleador debe contar con evidencia fehaciente de que el pago fue efectivamente realizado y que el destino de los recursos se ajustó a la finalidad permitida. Solo bajo estas condiciones el pago directo tiene efecto liberatorio; de lo contrario, la obligación de consignar en el fondo subsiste íntegramente.

La reforma también abrió la posibilidad de pactar la mensualización de los intereses sobre cesantías, mediante un acuerdo escrito, pagando un uno por ciento mensual del salario base en lugar del doce por ciento anual. Sin embargo, es importante enfatizar que las entregas parciales sin causa legal siguen prohibidas, y que cualquier desviación del marco autorizado expone al empleador a sanciones severas.

Riesgos sancionatorios y errores frecuentes

El incumplimiento en la consignación oportuna de las cesantías genera una de las sanciones más gravosas del derecho laboral colombiano: el pago de un día de salario por cada día hábil de retraso, sin tope máximo, hasta que se realice la consignación correcta. A ello se suman los riesgos derivados de pagos directos indebidos, los cuales no solo no liberan la obligación, sino que pueden implicar la pérdida definitiva de las sumas entregadas y la obligación de pagar nuevamente al trabajador, además de eventuales reclamaciones judiciales.

En la práctica, los errores más comunes se concentran en no verificar oportunamente el fondo de cesantías, utilizar información desactualizada de nómina, omitir el pago de intereses en enero o no conservar soportes electrónicos que acrediten el cumplimiento. Cada uno de estos fallos, aunque operativo en apariencia, tiene consecuencias jurídicas y financieras significativas.

Al grano

Las cesantías 2026 exigen algo más que cumplir una fecha en el calendario: requieren planeación, validación de información y comprensión clara de las nuevas reglas introducidas por la reforma laboral. El empleador debe asegurar cálculos correctos, verificar el fondo activo del trabajador y documentar rigurosamente cualquier esquema alternativo como pagos anticipados o directos. El principal riesgo no está en la norma, sino en la ejecución deficiente. En un entorno de mayor flexibilidad regulada, la diferencia entre cumplimiento y litigio sigue estando en los detalles.