DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL AL CERTIFICADO HISTÓRICO DE REPESENTACIÓN.

 El certificado de existencia y representación legal es un documento clave a la hora de demostrar la existencia de una entidad, su representación legal y revisoría fiscal, el objeto social y, en general, las restricciones estatutarias

para determinados actos o contratos. A partir de dicho certificado se producen o consolidan consecuencias tributarias de interés, como es el caso de determinar si quien firma una declaración tributaria está habilitado para ello o de lo contrario la declaración se tiene por no presentada.

Por ello, para efectos tributarios, este certificado está presente y es exigible en diversas diligencias, dentro de las cuales están los procesos de devolución o compensación de saldos a favor y devolución por pagos en exceso o de lo no debido.

Conocido es que cuando una sociedad o cualquier otra entidad con personería jurídica solicita un saldo a favor, debe cumplir ciertas exigencias. El artículo 1.6.1.21.13 del DURT, por ejemplo, señala que la solicitud de devolución o compensación. debidamente diligenciada, deberá acompañarse de los documentos físicos o virtuales que allá se consagran. La letra a) de este artículo establece que:

“a) Tratándose de personas jurídicas, certificado expedido por la autoridad competente que acredite su existencia y representación legal, con anterioridad no mayor de un (1) mes. Cuando quienes ostenten la calidad de representante legal o de revisor fiscal al momento en que se presenta la solicitud de devolución y/o compensación no sean los mismos que suscribieron las declaraciones objeto de devolución y/o compensación, se deberá además anexar el certificado histórico donde figuren los nombres de las personas competentes para suscribir dichas declaraciones.”

Esta disposición exige aportar dos documentos: i) el certificado de existencia y representación legal, cuya expedición no puede ser superior a un mes. Si el solicitante aporta un certificado con más de un mes de haber sido expedido, la autoridad tributaria inadmite la solicitud; ii) el otro documento que se debe acompañar es el certificado histórico de representación y/o revisoría fiscal cuando ha habido cambios en dichos cargos y al momento de presentar la solicitud, quien firmó la declaración es un sujeto distinto a quien aparece en el certificado de existencia y representación. Es decir, este segundo certificado se acompaña para demostrar que quien firmó la declaración tenía la capacidad de hacerlo.

Dos asuntos surgen del contenido normativo en cita. Por un lado, el término de un mes señalado en la norma aplica exclusivamente para el certificado de existencia y representación legal, no para el certificado histórico. Así lo ha interpretado recientemente la autoridad tributaria en su doctrina contenida en el concepto 013005 int. 1257 de julio 29 de 2026 en el cual manifiesta que la finalidad del certificado histórico no consiste en acreditar una situación vigente, sino demostrar quiénes ostentaban la calidad de representantes legales o revisores fiscales y tenían la competencia para suscribir las declaraciones tributarias objeto de devolución y/o compensación al momento en que estas fueron presentadas.

Bien acertada resulta la doctrina porque el certificado histórico tiene una finalidad puntual sobre hechos pasados: demostrar quién tenía la calidad y competencia para suscribir las declaraciones tributarias en el momento en que fueron presentadas. Por esta razón, su valor probatorio no depende de que haya sido expedido dentro del mes anterior a la solicitud.

Exigirle al certificado histórico la misma antigüedad del certificado ordinario supondría trasladar una condición expresamente prevista para un documento a otro respecto del cual la norma no estableció ningún término.

Ocurre que la división de devoluciones venía haciendo inadmisiones señalando que no se había aportado el certificado histórico con menos de un mes de expedición, actuación que resultaba incorrecta y, a pesar de ser ilegítima, hacía que los contribuyentes no tuvieran otro camino que solicitar certificados históricos recientes para subsanar un requisito no previsto en la ley, pero exigido por ley de ventanilla, con el agravante de que los autos inadmisorios no admiten recurso alguno.

Dada la anterior situación, la doctrina en cita dispone:

“12. Finalmente, se envía copia de este concepto a las Subdirecciones de Devoluciones, Recaudo e Impulso de la Formalización Tributaria, para que, en el marco de sus competencias, evalúen la necesidad de efectuar los ajustes que correspondan en los formatos, instructivos o procedimientos relacionados con la presentación de las solicitudes de devolución y/o compensación, con el fin de armonizarlos con el criterio interpretativo aquí establecido.”

El segundo asunto que surge del contenido del artículo 1.6.1.21.13 del DURT es la inaplicación constante por la autoridad tributaria del parágrafo 2 en relación con el certificado de existencia y representación legal:

“PARÁGRAFO 2. Tratándose de personas jurídicas cuya existencia y representación legal deba acreditarse a través del certificado expedido por la Cámara de Comercio, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, verificará mediante consulta en línea el certificado de existencia y representación legal del solicitante, sin necesidad que éste lo adjunte a la solicitud de devolución y/o compensación.Lo señalado en el presente parágrafo no aplica cuando se trate del certificado histórico mencionado en el literal a) del presente artículo."

Más claridad no se puede. Si bien la norma exige acompañar el certificado de existencia y representación legal, el parágrafo aclara que dicha exigencia no es exigible para personas jurídicas cuya representación y existencia debe acreditarse con el certificado emitido por la cámara de comercio, evento en el cual la DIAN está obligada a verificar por consulta en línea el mencionado certificado de existencia y representación legal, sin necesidad de adjuntarlo a la solicitud de devolución o compensación.

Por lo anterior, si bien aplaudimos que la doctrina se haya ocupado de eliminar esa exigencia de temporalidad del certificado histórico, tenemos que rechazar la práctica de inadmisión cuando el certificado de existencia y representación legal no se acompaña, o cuando el que se adjunta tiene más de un mes. El parágrafo es completamente claro y contundente: la DIAN verificará el certificado en línea y por ello, no es necesario de adjuntarlo a la solicitud. Esta es una segunda cosa que la división de devoluciones debe evaluar para adecuar sus actuaciones al estricto contenido normativo.