El concepto CTCP 2024-0402, emitido el 21 de octubre de 2024, aborda la consulta sobre la obligatoriedad de llevar libros contables oficiales en formato físico en copropiedades bajo propiedad horizontal. Según lo señalado, los libros registrados en medios electrónicos son admisibles como medios de prueba, siempre que se garantice su integridad y confiabilidad, de conformidad con el artículo 12 del Decreto 805 de 2013 y la Ley 527 de 1999.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública subrayó que, aunque los libros contables pueden conservarse en medios electrónicos, es necesario mantener un respaldo magnético como parte de las medidas de control interno. Además, recordó que la responsabilidad de establecer si es obligatorio registrar libros en formato físico ante la DIAN recae exclusivamente en esta entidad, recomendando que las consultas relacionadas se dirijan a dicha autoridad tributaria.
Este concepto también resalta la importancia de que los administradores de las copropiedades implementen políticas claras sobre la conservación y seguridad de los libros contables en medios electrónicos. Estas políticas deben garantizar la disponibilidad de la información en caso de auditorías o procesos legales, fortaleciendo la transparencia y el cumplimiento normativo en el manejo de los registros financieros. Con ello, el CTCP busca promover la modernización de la contabilidad sin comprometer la seguridad de la información.
