CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) En ejercicio del derecho consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, y conforme a lo dispuesto en la Ley 1755 de 2015, me permito presentar este derecho de petición solicitando claridad respecto a la obligatoriedad de llevar libros contables físicos y registrados ante la Dian en las copropiedades de propiedad horizontal. La solicitud se fundamenta en los siguientes puntos:
- 1. Normatividad sobre la obligatoriedad de llevar libros contables en formato físico
Solicito aclaración sobre la normativa vigente que obliga a llevar y registrar en formato físico los siguientes libros contables, según lo estipulado en el Código de Comercio u otra normatividad aplicable:
o Libro Diario
o Libro Mayor y Balances o Libro de Inventarios
- 2. Impacto de la Ley Anti-Trámites en la contabilidad de las copropiedades
Solicito información sobre lo dispuesto en la Ley 962 de 2005 (Ley Anti Trámites) en cuanto a la obligatoriedad de llevar los libros contables en formato físico en el contexto de las copropiedades de propiedad horizontal. Específicamente, deseo saber si esta ley exime a las copropiedades de dicha obligación, permitiéndoles llevar sus libros contables únicamente en medios electrónicos o magnéticos. (Software contable)
- 3. Validez de medios electrónicos o magnéticos para llevar libros contables
Solicito confirmación sobre si, conforme a la normatividad colombiana vigente, es válido llevar los libros contables obligatorios mencionados exclusivamente en medios electrónicos o magnéticos, sin necesidad de imprimirlos y registrarlos en formato físico.
Esta consulta se formula con base en la siguiente situación:
"En una copropiedad de propiedad horizontal, el contador responsable ha indicado que no lleva los libros contables oficiales en formato físico, argumentando que no son obligatorios conforme a la Ley Anti-Trámites. En su lugar, certifica los estados financieros mencionando que los libros están alojados en el software contable de la copropiedad".
En atención a lo anterior, solicito amablemente al Consejo Técnico de la Contaduría Pública una respuesta precisa a las siguientes preguntas:
- 1. ¿Es legal llevar los libros contables únicamente en el software contable de la copropiedad, sin impresión ni registro físico de los libros oficiales?
- 2. ¿Es legal en la certificación de estados financieros que los libros están alojados en el software contable y no tenerlos guardados en ningún medio magnético ni respaldo de
seguridad?
- 3. En caso contrario, ¿siguen estando las copropiedades de propiedad horizontal obligadas a imprimir y registrar ante la DIAN los libros contables oficiales en formato físico? (…)”
RESUMEN:
El Decreto 805 de 2013, en su artículo 12, ha establecido que los libros registrados en medios electrónicos serán admisibles como medios de prueba y, para su valoración, se seguirán las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas, de conformidad con los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de1999.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Acerca de las preguntas 1 y 2, este Consejo dio respuesta a preguntas similares en los conceptos que relacionamos a continuación:
| No. | CONCEPTO | FECHA |
| 2020-1008 | Libros oficiales - impresión | 25/11/2020 |
| 2021-0150 | Impresión – Libros oficiales | 11/03/2021 |
Sobre las preguntas planteadas por la consultante, el artículo 12 del Decreto 805 de 2013, preceptúa que los libros registrados en medios electrónicos serán admisibles como medios de prueba y, para su valoración, se seguirán las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas, de conformidad con los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.
Para la pregunta 2, en consonancia con las consultas antes referidas, citamos el Oficio 220-121540 emitido por parte de la Superintendencia de Sociedades, en el cual se manifiesta lo siguiente:
“A la luz de los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999, los libros de contabilidad registrados en archivos electrónicos son admisibles como medios de prueba y para su valoración se seguirán “las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”
De lo dicho se infiere que los archivos pueden ser físicos o llevarse en medios electrónicos, pero en cualquier caso, debe garantizarse que la información sea completa e inalterada”.
Así las cosas, la información que reposa en el software contable, en relación con los libros oficiales de la entidad, debe ser conservada en un medio magnético alterno o en un respaldo de seguridad como medida de control interno, precisando que la responsabilidad sobre su conservación y custodia recae en la administración de la copropiedad.
En cuanto a la pregunta 3, no es competencia de este Consejo el determinar la obligatoriedad de las copropiedades de registrar sus libros contables en formato físico ante la DIAN, por lo cual, sugerimos a la peticionaria dirigir esta inquietud a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.
