CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) Respecto a los libros oficiales de una entidad obligada a llevar contabilidad es obligatorio tener estos impresos y registrados o se pueden generar de forma electrónica. (…)”
RESUMEN:
El decreto 805 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), en su artículo 12 (compilado como artículo 2.2.2.39.12), ha establecido que los libros registrados en medios electrónicos serán admisibles como medios de prueba y, para su valoración, se seguirán las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas, de conformidad con los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Respecto de las inquietudes del peticionario, el CTCP se ha pronunciado sobre una situación similar en el concepto 2024-0429.
Sobre el particular, el artículo 12 del decreto 805 de 2013 (compilado como artículo 2.2.2.39.12 en el Decreto 1074 de 2015), establece que los libros registrados en medios electrónicos serán admisibles como medios de prueba y, para su valoración, se considerarán los criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas, de conformidad con los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.
De otra parte, en el Oficio 220-121540 la Superintendencia de Sociedades indicó que: “A la luz de los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999, los libros de contabilidad registrados en archivos electrónicos son admisibles como medios de prueba y para su valoración se seguirán las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.”
En síntesis, los libros de contabilidad pueden llevarse en medio físicos o en medios electrónicos, pero en cualquier caso, debe garantizarse que la información sea completa e inalterada.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.