CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) 1. Reconocimiento inicial de la pérdida (2025): ¿El registro de la defraudación como una cuenta por cobrar (Activo, Cuenta 13) a cargo de la exadministradora cumplió con los criterios de reconocimiento de activo, o debió reconocerse directamente como un Gasto/Pérdida en el Estado de Resultados de 2025?
2. Reconocimiento de la Cuota Extraordinaria (2026): ¿Es correcto bajo NIF para microempresas / Marco Técnico de la Propiedad Horizontal acreditar la cuenta de Ingresos (4170.10) por la cuota extraordinaria destinada a enjugar una pérdida previa, o dicho crédito debió registrarse en el Patrimonio? ¿Cumple este registro con el principio de devengo?
3. Reversión y Ajuste de Ingresos: ¿Es procedentemente correcto reversar el crédito imputado a la Clase 4 (Ingresos) en 2026 y reubicarlo en la Clase 3 (Patrimonio) para subsanar la distorsión del resultado del ejercicio?
4. Tratamiento de la Cuenta por Cobrar de Improbable Recaudo: En el caso de la cuenta por cobrar a la exadministradora (Cuenta 1305), ¿En el presente 2026, cuál es el procedimiento técnico adecuado para compensarla o castigarla contra el Patrimonio (Clase 3) o las Pérdidas Acumuladas (Cuenta 3710)?
5. Propuesta de Ajuste: ¿Se ajusta a la normativa contable la siguiente propuesta de reestructuración contable?
Ajuste A (Castigo de la CXC irrecuperable):
Débito: 3710 (Pérdidas Acumuladas) | $18.096.989,10
Crédito: 1305.05.01 (CXC Exadministradora) | $18.096.989,10
Ajuste B (Reclasificación del Ingreso Extraordinario):
Débito: 4170.10 (Ingresos Operacionales - Cuota Extra) | $18.096.989,10
Crédito: 37xx / 32xx (Patrimonio - Fondo / Resultados de Ejercicios Anteriores) | $18.096.989,10?”
RESUMEN:
El tratamiento contable debe separar la obligación con la empresa de seguridad, la pérdida derivada del fraude y el eventual derecho de recuperación frente a la exadministradora. La cuota extraordinaria debe reconocerse según su origen y destinación, sin trasladarla automáticamente al patrimonio. Cualquier ajuste deberá considerar el deterioro o baja de la cuenta por cobrar y los efectos correspondientes en el período.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
El CTCP se ha pronunciado en diferentes ocasiones sobre el “uso de Planes Únicos de Cuentas”, entre otros, en el Concepto 2024-0216, en el que se reitera que, al entrar en vigencia los nuevos marcos de información financiera para los Grupos 1, 2 y 3, derivados de la Ley 1314 de 2009 y de los decretos que la desarrollan, corresponde a cada entidad definir su propio catálogo de cuentas, de acuerdo con sus necesidades de información y con los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación y revelación establecidos en el marco técnico normativo que le sea aplicable. En este sentido, las taxonomías de presentación y revelación de las NIIF para las Pymes pueden constituir herramientas de apoyo o referentes útiles para la estructuración del catálogo de cuentas, sin que ello implique la adopción de un plan único de cuentas. Igualmente, para su estructuración y utilización deberán observarse la esencia sobre la forma y la realidad económica de las operaciones. Por su parte, el DOT 15, fundamenta la orientación del registro contable en el reconocimiento y medición de las transacciones y demás hechos económicos, de conformidad con los principios establecidos en el marco técnico normativo aplicable.
1. Reconocimiento inicial de la pérdida (2025): ¿El registro de la defraudación como una cuenta por cobrar (Activo, Cuenta 13) a cargo de la exadministradora cumplió con los criterios de reconocimiento de activo, o debió reconocerse directamente como un Gasto/Pérdida en el Estado de Resultados de 2025?
El registro inicial del fraude a una cuenta por cobrar a cargo de la exadministradora, con contrapartida en la obligación con la empresa de seguridad, no refleja de manera adecuada el tratamiento contable de las operaciones involucradas. En primer lugar, la prestación del servicio de vigilancia debió reconocerse, de acuerdo con el principio de devengo, como un gasto por el servicio recibido y un pasivo a favor de la empresa de seguridad, independientemente de que los recursos destinados a su pago hubieran sido objeto de apropiación indebida.
Una vez descubierto el fraude, la pérdida y el eventual derecho de recuperación frente a la persona responsable constituyen operaciones separadas. El Documento de Orientación Técnica No. 15 establece que, cuando se descubre un fraude, debe determinarse si corresponde a un período anterior y, si se constituye un error contable, procede considerar la reexpresión de los estados financieros; si no constituye un error de períodos anteriores, se reconoce el deterioro o la baja del activo correspondiente. Cuando exista un derecho de recuperar los recursos frente a un tercero, este debe reconocerse separadamente de la pérdida, sin compensarlo con esta en el estado de situación financiera.
2. Reconocimiento de la Cuota Extraordinaria (2026): ¿Es correcto bajo NIF para microempresas / Marco Técnico de la Propiedad Horizontal acreditar la cuenta de Ingresos (4170.10) por la cuota extraordinaria destinada a enjugar una pérdida previa, o dicho crédito debió registrarse en el Patrimonio? ¿Cumple este registro con el principio de devengo?
La cuota extraordinaria aprobada por la Asamblea debe analizarse de acuerdo con su origen, naturaleza y destinación. El DOT 15 señala que las expensas comunes extraordinarias pueden establecerse para atender situaciones imprevistas o insuficiencia del fondo de imprevistos, y que su contabilización depende del propósito para el cual fueron aprobadas. Por tanto, no resulta adecuado concluir que, por el solo hecho de tratarse de una cuota extraordinaria destinada a atender una obligación originada en un período anterior, deba reconocerse directamente como un movimiento patrimonial.
En particular, cuando la cuota extraordinaria es exigible, el DOT 15 contempla el reconocimiento de una cuenta por cobrar con contrapartida en un pasivo denominado ingresos diferidos o recursos recibidos de cuotas extraordinarias. Posteriormente, cuando los recursos se utilizan para atender los compromisos para los cuales fueron recaudados, se reconoce el tratamiento correspondiente de acuerdo con la naturaleza del desembolso. Por ello, el reconocimiento de la totalidad de la cuota extraordinaria directamente como ingreso debe revisarse, pues podría generar una presentación inadecuada del resultado del período.
3. Reversión y Ajuste de Ingresos: ¿Es procedentemente correcto reversar el crédito imputado a la Clase 4 (Ingresos) en 2026 y reubicarlo en la Clase 3 (Patrimonio) para subsanar la distorsión del resultado del ejercicio?
En el caso que se determine que el reconocimiento efectuado en el ingreso no corresponde al tratamiento contable aplicable a la cuota extraordinaria, deberá realizarse el ajuste necesario para corregir el registro y reflejar la naturaleza de la operación, atendiendo al origen y destinación de los recursos. No obstante, no resulta procedente trasladar automáticamente el valor desde ingresos hacia una cuenta del patrimonio, puesto que el tratamiento contable debe determinarse de acuerdo con la naturaleza de la operación y con el marco técnico normativo aplicable.
En consecuencia, el ajuste deberá efectuarse sobre la base del reconocimiento que corresponda a la cuota extraordinaria, considerando las condiciones que dieron lugar a su reconocimiento y a la naturaleza de la partida que corresponda reconocer. El hecho de que la cuota esté destinada a atender una situación originada en un período anterior no convierte por sí mismo el recaudo en una partida patrimonial.
4. Tratamiento de la Cuenta por Cobrar de Improbable Recaudo: En el caso de la cuenta por cobrar a la exadministradora (Cuenta 1305), ¿En el presente 2026, cuál es el procedimiento técnico adecuado para compensarla o castigarla contra el Patrimonio (Clase 3) o las Pérdidas Acumuladas (Cuenta 3710)?
La cuenta por cobrar reconocida a cargo de la exadministradora deberá ser evaluada conforme a los criterios aplicables al deterioro y a la recuperación de activos. El DOT 15 establece que, frente a un fraude, la posibilidad de recuperación de los recursos frente a quien lo realizó, un garante o una aseguradora constituye una operación separada de la pérdida ocasionada por el fraude. Por tanto, no debe compensarse automáticamente la cuenta por cobrar con la pérdida o con la obligación relacionada con el fraude.
Si después del análisis correspondiente se determina que la cuenta por cobrar requiere reconocimiento de deterioro, este deberá reconocerse conforme al marco técnico aplicable. Si adicionalmente, se configura una circunstancia que dé lugar a su baja en cuenta esta deberá efectuarse de conformidad con los criterios establecidos para ello. No sería adecuado realizar directamente un débito contra una cuenta de pérdidas acumuladas únicamente por tratarse de una cuenta de difícil o improbable recaudo, sin efectuar previamente el análisis de deterioro, recuperabilidad y, cuando corresponda, de si se trata de un error de períodos anteriores. El DOT 15 contempla precisamente la revelación del movimiento de las pérdidas por deterioro y las bajas en cuenta de las cuentas por cobrar.
5. Propuesta de Ajuste: ¿Se ajusta a la normativa contable la siguiente propuesta de reestructuración contable?
Es importante revisar el reconocimiento realizado por la copropiedad toda vez que no resulta técnicamente adecuado realizar de manera automática un castigo de la cuenta por cobrar contra pérdidas acumuladas y, simultáneamente, reclasificar el ingreso de la cuota extraordinaria directamente contra el patrimonio. El tratamiento debe partir de la separación de las operaciones:
- reconocimiento del gasto por el servicio de vigilancia y del correspondiente pasivo cuando el servicio fue recibido;
- pago de la obligación con la empresa de seguridad cuando se efectúe la salida de recursos;
- reconocimiento separado del derecho de cobro frente a la exadministradora cuando existan elementos que sustenten su reconocimiento; y
- evaluación posterior de su recuperabilidad y eventual deterioro o baja en cuenta.
Respecto de la cuota extraordinaria, su reconocimiento deberá atender a la destinación aprobada por la Asamblea. La orientación contempla que las cuotas extraordinarias se reconocen inicialmente como cuentas por cobrar con contrapartida en un pasivo por ingresos diferidos o recursos recibidos, y posteriormente se reconocen los efectos correspondientes conforme se cumplan las condiciones para el reconocimiento del ingreso y se atiendan las obligaciones o gastos relacionados.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.