CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) En el marco de la aplicación de los marcos técnicos normativos contables vigentes en Colombia y en concordancia con las disposiciones legales aplicables en materia societaria, de manera atenta nos permitimos elevar la presente consulta con el propósito de obtener claridad técnica respecto al tratamiento contable y criterios para la distribución de utilidades, así como la constitución y manejo de la reserva legal al cierre del ejercicio.

Lo anterior, considerando la necesidad de garantizar que las decisiones adoptadas por el máximo órgano social y su correspondiente reconocimiento contable se encuentren alineados con la normativa vigente y las mejores prácticas en materia de información financiera.

En este sentido, solicitamos su orientación frente a los siguientes aspectos:

1. Tratamiento contable de la reserva legal:

• Procedimiento adecuado para su constitución y ajuste al cierre del ejercicio.
• Base de cálculo y límites aplicables conforme a la normativa vigente. (…)

3. Aprobación de estados financieros y distribución de utilidades:

• Si es procedente la distribución de utilidades en escenarios donde los estados financieros no han sido aprobados por el máximo órgano social.
• Implicaciones contables y legales derivadas de dicha situación.

4. Reconocimiento contable de la distribución de utilidades:

• Momento en el cual debe reconocerse contablemente la apropiación de utilidades y la constitución de reservas.
• Tratamiento contable de utilidades retenidas frente a utilidades distribuidas.

5. Otras consideraciones normativas:

• Cualquier lineamiento adicional que deba observarse conforme a los marcos técnicos normativos vigentes y la normativa societaria aplicable en Colombia. (…)” Negrilla fuera del texto.

RESUMEN:

La reserva legal constituye una apropiación de utilidades líquidas aprobada por el máximo órgano social y debe reconocerse como parte del patrimonio, de conformidad con las disposiciones del Código de Comercio. Su cálculo se efectúa sobre las utilidades líquidas de cada ejercicio aplicando el diez por ciento (10%), hasta alcanzar el límite previsto por la ley, y únicamente podrá disminuirse en los casos expresamente autorizados por el ordenamiento jurídico. De igual manera, la aprobación de los estados financieros por parte del máximo órgano social constituye un requisito previo para la determinación y distribución de utilidades. Tanto la apropiación de reservas como el reconocimiento de dividendos o participaciones deben registrarse cuando la asamblea general de accionistas o la junta de socios apruebe la destinación de las utilidades. Mientras ello no ocurra, las utilidades permanecerán reconocidas como ganancias acumuladas dentro del patrimonio.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Sea lo primero indicar que la reserva legal debe ser constituida por las sociedades sometidas a las disposiciones del Código de Comercio que regulan dicha obligación, salvo las excepciones previstas en la ley.

En orden a las inquietudes del consultante, nos permitimos señalar:

1. Tratamiento contable de la reserva legal.

El CTCP se ha pronunciado en diversas ocasiones sobre el “reconocimiento de la reserva legal”. Le recomendamos revisar, entre otros, el concepto 2021-0427, en el cual manifestó:

“(…) Conforme la petición del consultante, el CTCP considera relevante recordar que la reserva legal es una apropiación de las utilidades del ejercicio, por ello es un error reconocerla como un gasto en el estado de resultados, afectando el resultado del período; le corresponde al órgano que resulte pertinente, determinar la forma en que van a ser apropiadas tales utilidades, en el caso de la reserva legal, se efectuará un débito a las utilidades y un crédito a la reserva legal, la cual forma parte del patrimonio de la entidad. Sólo será procedente la reducción de la reserva legal cuando tenga por objeto enjugar pérdidas acumuladas que excedan del monto total de las utilidades obtenidas en el correspondiente ejercicio y de las no distribuidas de ejercicios anteriores o cuando el valor liberado se destine a capitalizar la entidad mediante la distribución de dividendo en acciones.

En conclusión, la reserva legal es una partida que no forma parte del otro resultado integral, en este pueden ser incorporadas otras partidas distintas de los aportes de capital, el superávit de capital, y de las ganancias retenidas (reservas apropiadas o no apropiadas), por ejemplo, las revaluaciones de elementos de propiedades, planta y equipo, ajuste por conversión de negocios en el extranjero, entre otras (…)”. Subrayado fuera de texto.

De acuerdo con el artículo 452 del Código de Comercio¹, "a reserva legal corresponde a una apropiación de las utilidades líquidas aprobada por el máximo órgano social, cuya finalidad es fortalecer el patrimonio de la entidad y proteger el capital social. Así mismo, se establece que las sociedades deberán apropiar como reserva legal el diez por ciento (10%) de las utilidades líquidas de cada ejercicio hasta completar, por lo menos, el cincuenta por ciento (50%) del capital suscrito. Alcanzado dicho límite, la sociedad no estará obligada a continuar efectuando apropiaciones a esta reserva, salvo que esta disminuya por debajo de dicho porcentaje.

Respecto del cálculo de la reserva legal, en el concepto 2020-1061, señala:

“(…) los resultados de cada ejercicio son totalmente independientes y en el evento que, en cada uno de ellos los entes económicos arrojaren utilidades, la reserva legal deberá calcularse sobre cada período mediante la aplicación del diez por ciento (10%). Subrayado fuera de texto.

3. Aprobación de estados financieros y distribución de utilidades.

Respecto de la aprobación de los estados financieros, el CTCP mediante el concepto 2021-0313 manifestó:

“(…) La Ley 222 de 1995, establece:

“Artículo 34 - A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera”. Resalto CTCP

“Artículo 46 - Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos:

^! !Las sociedades anónimas constituirán una reserva legal que ascenderá por lo menos al cincuenta por ciento del capital suscrito, formada con el diez por ciento de las utilidades líquidas de cada ejercicio (…)”.

1. Un informe de gestión.
2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio. (…)”
3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles.

Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente. Resaltos del CTCP. (…)”

Ahora bien, el artículo 187 del Código de Comercio atribuye al máximo órgano social la facultad de examinar, aprobar o improbar los estados financieros, así como de disponer sobre la distribución de utilidades. De igual forma, el artículo 446 del mismo código establece que, una vez efectuadas las reservas legales, estatutarias y ocasionales, el remanente de las utilidades deberá distribuirse entre los socios.

La distribución de utilidades constituye una decisión posterior al cierre del ejercicio y dependiente de la aprobación de los estados financieros por parte del máximo órgano social. Por ello, mientras dicha aprobación no se produzca, las utilidades conservan su condición de ganancias acumuladas y no pueden considerarse jurídicamente distribuidas ni contablemente apropiadas para fines específicos.

Adicionalmente, la distribución de utilidades deberá sujetarse a lo dispuesto en el artículo 151 del Código de Comercio, según el cual únicamente podrán repartirse utilidades justificadas por estados financieros reales y fidedignos.

4. Reconocimiento contable de la distribución de utilidades:

La apropiación de utilidades y la constitución de reservas deben reconocerse en la fecha en que el máximo órgano social aprueba la distribución de utilidades, y no al cierre del periodo contable.

Lo anterior obedece a que, al cierre del ejercicio, únicamente existe un resultado acumulado, mientras que la obligación surge solo cuando la asamblea general o junta de socios adopta la decisión correspondiente.

En consecuencia, antes de la aprobación, las utilidades permanecen registradas como ganancias acumuladas. Posteriormente, una vez aprobada su destinación, las reservas se reconocen como reclasificaciones dentro del patrimonio, mientras que los dividendos o participaciones decretados generan un pasivo a cargo de la entidad.

Respecto del tratamiento contable de las utilidades retenidas, estas corresponden a ganancias acumuladas que no han sido distribuidas ni apropiadas. Por lo tanto, permanecen dentro del patrimonio y podrán destinarse posteriormente a la constitución de reservas, capitalización, compensación de pérdidas, distribución futura, entre otros, conforme lo determine la Asamblea General de Accionistas.

Una vez aprobada su distribución, dichas utilidades dejan de formar parte de las ganancias retenidas y deberán reconocerse, según corresponda, como un pasivo por dividendos o participaciones por pagar, o como una reserva patrimonial.

5. Otras consideraciones normativas:

Además de las disposiciones contenidas en el régimen societario, particularmente las previstas en el Código de Comercio y en la Ley 222 de 1995, así como en las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen, la entidad deberá considerar las disposiciones estatutarias que regulen la constitución de reservas, la distribución de utilidades y las restricciones aplicables a las apropiaciones patrimoniales, en la medida en que estas complementan el régimen legal y resultan vinculantes para los órganos sociales.

Así mismo, para efectos del reconocimiento y presentación de las partidas patrimoniales, deberán observarse las disposiciones contenidas en el marco técnico normativo de información financiera aplicable a la entidad, de conformidad con su clasificación dentro de los grupos establecidos en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015.

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.