Consulta (textual)

"(…) De manera respetuosa me dirijo a ustedes para solicitar respuesta de cómo proceder a quien debo entregar la contabilidad si los socios de la compañía se encuentran en pleito. El representante legal inscrito que es un socio me está solicitando la información, pero no debo pasarla al otro socio de hecho porque me abre un expediente disciplinario ante la junta central de contadores y el socio de hecho me dice que le da aviso a la fiscalía por no entregar la información. Agradezco su ayuda para saber cómo actuar y no afecten mi tarjeta profesional. (…)"

Resumen

La administración es responsable de la custodia y conservación de la documentación contable. El contador público debe actuar conforme a los principios éticos y con fundamento en los actos, documentos y disposiciones jurídicas que acrediten o determinen las facultades de quienes impartan instrucciones en nombre de la entidad o se encuentren legalmente facultados para acceder a la información contable, sin pronunciarse sobre controversias relacionadas con la representación de la entidad o el acceso a dicha información, cuya resolución corresponde a las autoridades competentes.

Consideraciones y concepto

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

En relación con la inquietud planteada, es importante señalar que los libros, comprobantes, soportes y demás documentos contables hacen parte de la contabilidad del ente económico, cuya administración, custodia y conservación corresponden a la administración de la entidad, de conformidad con el Código de Comercio, la Ley 222 de 1995 y el Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015. Ahora bien, el contador público, en el ejercicio de sus funciones, debe actuar con observancia de los principios de ética profesional previstos en la Ley 43 de 1990, especialmente los de integridad, objetividad, competencia profesional, confidencialidad y comportamiento profesional. En particular, los artículos 63, 64 y 67 de dicha ley regulan la reserva profesional y comercial respecto de la información, documentos, libros y papeles conocidos con ocasión del ejercicio profesional, así como los casos en que dicha reserva puede ser levantada conforme a la ley.

En el desarrollo de su labor, el contador público deberá actuar con fundamento en los actos y documentos que acrediten las facultades de quienes impartan instrucciones en nombre de la entidad, de conformidad con la ley, los estatutos y las decisiones de los órganos sociales competentes, sin que ello implique pronunciarse sobre controversias relacionadas con la representación legal o los derechos de los socios.

No obstante, cuando existan controversias entre socios, administradores o terceros respecto de la representación de la entidad o del derecho de acceso a la información contable, tales diferencias exceden el ámbito técnico-contable y corresponde a las autoridades judiciales o administrativas competentes resolverlas. En consecuencia, este Consejo no puede determinar quién ostenta la representación legal de la entidad, quién tiene derecho a acceder a la información contable, ni dirimir el conflicto planteado.

En conclusión, el contador público debe actuar con la debida diligencia, objetividad y observancia de los principios éticos previstos en la Ley 43 de 1990, atendiendo las instrucciones impartidas por quienes acrediten o tengan legalmente atribuida la competencia para impartirlas mediante los actos, documentos y disposiciones jurídicas correspondientes, sin asumir la función de resolver controversias sobre la representación de la entidad o el acceso a la información contable. Así mismo, resulta recomendable conservar el soporte documental de los requerimientos recibidos y de todas las actuaciones adelantadas.

La existencia de solicitudes contrapuestas, controversias entre socios o advertencias sobre eventuales actuaciones disciplinarias, administrativas o judiciales no modifica los deberes profesionales del contador público ni determina quién se encuentra facultado para recibir la información contable. En consecuencia, el suministro de dicha información deberá efectuarse a quienes acrediten o tengan legalmente atribuida la facultad para recibirla.

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.