y de las normas que determinan las obligaciones tributarias?

Respecto a la condición de estar obligado a practicar retenciones y/o autorretenciones en la fuente, como presupuesto para la obligación de presentar información exógena, la Administración Tributaria, mediante el Concepto No. 100208192-1510 del 1 de septiembre de 2026 señaló que una persona natural del régimen ordinario que tenga inscrita la responsabilidad 07 en el RUT, correspondiente a “Agente de retención renta y complementarios”, se le podrá exigir la presentación de la información exógena, aun cuando durante el año gravable ya no cumpla materialmente las condiciones para tener dicha calidad. Es decir, si la persona ya no cumple los presupuestos del artículo 368-2 del Estatuto tributario, pero no retira la responsabilidad 07, la DIAN puede seguir exigiendo la obligación formal con base en el registro oficial vigente.

Lo anterior se fundamenta en la diferencia entre (i) la situación material del contribuyente, quien en la realidad pudo haber dejado de cumplir los criterios para ser agente de retención y por tanto no las practicó; (ii) la obligación formal que continúa mientras la calidad se encuentre registrada; y (iii) el deber de mantener actualizado el RUT, cuyo incumplimiento genera una sanción. Es decir, pueden coexistir la exigencia de presentar información exógena y las consecuencias sancionatorias por no haber actualizado oportunamente el RUT de acuerdo con su situación material. Como quien dice, por donde lo mire.

Todo esto plantea una cuestión importante: ¿son las responsabilidades registradas en el RUT las que determinan las obligaciones tributarias del contribuyente, o son las disposiciones normativas las que determinan dichas obligaciones y, a partir de estas, debe actualizarse la información del RUT?

Entendamos qué es el RUT y cuál es su función.

El artículo 555-2 del Estatuto Tributario señala que el RUT es el mecanismo que administra la DIAN para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades con obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias. En otras palabras, es el documento único mediante el cual la DIAN reconoce y registra la situación fiscal de cada sujeto: contribuyentes, responsables del IVA, agentes de retención, importadores, exportadores y demás.

De este documento se desprende que el titular del RUT tiene el deber de mantenerlo actualizado, para que refleje la información tributaria real y las responsabilidades que, según la ley, le resultan exigibles. Dicho de otra manera, se puede decir que el RUT funciona como la “hoja de vida tributaria” de cada sujeto; un registro que muestra su situación fiscal.

De acuerdo con lo anterior, mal se hace en concluir que la persona tiene la calidad de agente de retención, y por tanto está obligada a practicar retenciones y/o autorretenciones en la fuente por el hecho de tener la responsabilidad en el RUT. La realidad tributaria (con base en las normas fiscales) determina lo que debe reflejarse en el RUT, y no es el registro el que determina por sí mismo la condición tributaria del sujeto.

La propia DIAN ha reconocido en su doctrina que el RUT tiene carácter declarativo y no constitutivo, y que el contribuyente puede utilizar los medios probatorios establecidos en la ley para demostrar si tiene o no determinada calidad tributaria. Así lo señaló en el Oficio 903663 de 2022, en el cual reiteró una doctrina previa según la cual la calidad de responsable del IVA surge de la realidad material y no de la sola inscripción en el RUT. Entonces, ¿por qué ahora interpretar lo contrario?

Lo cierto es que, la sola permanencia de la responsabilidad 07 en el RUT no debería convertir a la persona en obligado a presentar información exógena cuando, en la realidad, ya no tiene la calidad de agente de retención. La DIAN, por supuesto, con sus amplias facultades de fiscalización e investigación, puede verificar la situación del contribuyente a partir de lo que aparece en el registro y cuestionar el incumplimiento de sus obligaciones y de ser el caso, aplicar la sanción por no tener actualizado el RUT; es decir, si se demuestra que dicha calidad no existía, la consecuencia será la sanción por el incumplimiento del deber de actualizar el RUT, y no el nacimiento de una obligación de informar que nunca se configuró.

Lo anterior nos conduce a levantar la mano con la esperanza albergada de replantear esta posición, pues, como ya lo indicamos, no es el RUT el que determina las obligaciones tributarias.

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