Declaraciones que se tienen por no presentadas, representante legal nombrado sin actualización cámara de comercio. Concepto 1208 DIAN de 2020

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta: “¿Si la persona que aparece inscrita en Cámara de Comercio como representante legal de una sociedad, presenta una declaración tributaria, dicha declaración debe tenerse como no presentada en razón a que, a la fecha de presentación se encontraba nombrado por Asamblea un representante legal distinto, pero éste último no se encontraba debidamente inscrito en Cámara de Comercio?”.
Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

En primer lugar, se sugiere la lectura de las disposiciones correspondientes del Código de Comercio y, especialmente, sus artículos 164 y 442, los cuales establecen:

“ARTÍCULO 164. CANCELACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN-CASOS QUE NO REQUIEREN NUEVA INSCRIPCIÓN. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible> Laspersonas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.

La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción.”

“ARTÍCULO 442. CANCELACIÓN DE REGISTRO ANTERIOR DE REPRESENTANTE LEGAL CON NUEVO NOMBRAMIENTO. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible> Las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento”.

Las anteriores disposiciones normativas fueron declaradas condicionalmente exequibles por parte de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-621 de 2003, así:

“Primero: Declarar EXEQUIBLES los artículos 164 y 442 del Código de Comercio, en los términos de la consideración jurídica número 11 de la presente Sentencia.”

La consideración jurídica número 11 de la Sentencia C-621 de 2003 señala, entre otras cosas, que:

“(…) la falta de publicidad de la causa que da origen a la terminación de la representac ión legal o de la revisoría fiscal, hace inoponible el acto o hecho frente a terceros, ante quienes el representante legal o revisor fiscal que figure registrado como tal continuará respondiendo para todos los efectos legales.

Los anteriores condicionamientos hacen que la permanencia en el registro mercantil de la inscripción del nombre de quien venía ejerciendo la representación legal o la revisoría fiscal de la sociedad se mantenga una vez producida la causa de su desvinculación, como una forma de garantía a los intereses de terceros y por razones de segurida jurídica. Empero, pasado el término de treinta días, y mediando comunicación del interesado sobre el hecho de su desvinculación, dicha inscripción adquiere un carácter meramente formal. (…)”

La Corte Constitucional fundamentó su decisión, entre otras razones, en el hecho que “el registro del nombramiento de representante legal o revisor fiscal tiene un carácter no simplemente declarativo, sino también constitutivo, en cuanto los efectos jurídicos de la designación no se producen ante terceros sino con la inscripción en la Cámara de Comercio
(…)”.

En el mismo sentido, la Superintendencia de Sociedades por medio de los Oficios 220- 021774 del 11 de febrero de 2014 y 220-156759 del 10 de octubre de 2018 ha hecho énfasis en la naturaleza constitutiva del registro mercantil para efectos de la determinación de la representación legal de una sociedad.

Por lo anterior, este Despacho considera que se deben tener en cuenta las anteriores disposiciones para efectos de determinar si las declaraciones se entienden por no presentadas en los términos del artículo 580 del Estatuto Tributario.

De otra parte, es preciso recordar que, una vez inscrita la designación del nuevo representante legal, se deberá proceder con la respectiva actualización del Registro Único Tributario de la correspondiente sociedad o entidad, tal y como lo exige el artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“técnica”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.