Sistema de factura electrónica. Notas crédito y notas débito anulación de la factura de venta régimen sancionatorio. Concepto DIAN 126 de 2025

Cordial saludo,

1. Esta Subdirección está facultada para resolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

2. Mediante el radicado de la referencia plantea una serie de inquietudes relacionadas con la generación de notas crédito, notas débito y el régimen sancionatorio del sistema de facturación, que serán atendidas en el orden el que fueron planteadas, así:

“SÍRVASE INFORMAR cómo deben proceder los vendedores de bienes o servicios, obligados a expedir facturas electrónicas, en los casos en que los adquirentes hayan suministrado información errónea respecto a sus nombres y apellidos, razón social, número de identificación tributaria, número de identificación y/o información de contacto, a efectos de subsanar las facturas expedidas con dicha información.

SÍRVASE INFORMAR si los vendedores de bienes o servicios que hayan expedido facturas electrónicas con base en información de identificación errada suministrada por los adquirentes pueden proceder con la anulación de dichas facturas mediante notas crédito y, posterior a ello, proceder con la expedición de nuevas facturas electrónicas en las que se consigne la frase y el número de identificación.”.

3. Respuesta: La factura de venta como soporte de operaciones de venta y/o prestación de servicios debe reflejar la transacción comercial que se realiza, y en este sentido corresponde al sujeto obligado a expedir factura de venta o documento equivalente velar porque la información que se incluya en dicho documento corresponda a la realidad económica de la respectiva operación.

4. En virtud de lo anterior, cuando en dicho documento se incluya información que no refleja la realidad de la operación que soporta, como pueden ser datos erróneos del adquirente de los bienes y/o servicios, es necesario que el facturador anule la factura que contiene la información incorrecta, para efectos de expedir una nueva factura de venta en la cual se refleje la realidad de la operación.

5. Respecto al mecanismo mediante el cual el sujeto obligado a facturar debe realizar la anulación de la factura, el inciso 3 del artículo 36 de la Resolución 000165 de 2023³ establece que es la nota crédito y en este caso, la factura anulada no puede ser utilizada nuevamente.

6. Así las cosas, dentro del sistema de facturación la nota crédito se constituye en el documento electrónico que se generan por razones de índole contable y/o fiscal de conformidad con lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016⁴, y a su vez es el mecanismo que permite anular la factura de venta.

“SÍRVASE INFORMAR si los vendedores de bienes o servicios que hayan expedido facturas electrónicas con base en información de identificación errada, suministrada por los adquirentes, están sujetos sanciones como consecuencia de dichas inconsistencias.

En caso de que la respuesta a la petición tercera sea afirmativa, SÍRVASE INFORMAR a cuál de las siguientes sanciones están sujetos los vendedores de bienes o servicios que hayan expedido facturas electrónicas con base en información de identificación errada, suministrada por los adquirentes: i) Sanción estipulada en el artículo 651 del Estatuto Tributario. ii) Sanción estipulada en el artículo 652 del Estatuto Tributario. iii) Sanción estipulada en el artículo 616-3 del Estatuto Tributario. iv) Sanciones estipuladas en disposiciones diferentes a las enunciadas previamente.”

7. Respuesta: En primer lugar, es importante indicar que en virtud del principio de legalidad (tipicidad y reserva de ley) que rige el derecho sancionatorio, tanto las conductas sancionables como las sanciones correspondientes, deben estar descritas expresamente por el legislador o ser determinables a partir de la aplicación de otras normas jurídicas⁵.

8. En consecuencia, la aplicación de sanciones se supedita al marco legal contemplado para el efecto, tratándose del régimen sancionatorio aplicable al sistema de facturación este se encuentra dispuesto en los artículos 616-1, 651, 652, 652-2 (sic) y 657 del Estatuto Tributario y solamente las conductas allí descritas pueden ser objeto de sanción.

9. En virtud de estas disposiciones, las conductas sancionables del sistema de facturación son: i) La no expedición de la factura de venta; ii) La expedición de la factura sin requisitos; iii) La no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación; iv) La expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos exigidos; y v) La no expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación.

10. Así las cosas, los hechos relacionados con la obligación formal de expedir factura o documento equivalente, que no se tipifiquen dentro de las conductas señaladas previamente, no podrán ser objeto de sanción. En consecuencia, la expedición de la factura de venta con el cumplimiento de los requisitos, pero con errores relacionados con la identificación del adquirente de bienes y/o servicios, no hace parte de las conductas del sistema de facturación que son sancionables.

“SÍRVASE INFORMAR cómo deben proceder los vendedores de bienes o servicios, obligados a expedir facturas electrónicas, en los casos en los que deban emitir notas créditos respecto a adquirentes que no suministraron información de contacto para proceder con el envío de la nota crédito. Puntualmente, SÍRVASE INFORMAR cómo puede dar cumplimiento a la obligación de hacer entrega de las notas crédito a los adquirentes, conforme a lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 36 de la Resolución 165 de 2023.”.

11. Respuesta: De conformidad con el inciso 1 del artículo 36 de la Resolución 000165 de 2023 es necesario que la nota crédito se incluya en el contenedor electrónico con el cumplimiento de todos los requisitos allí señalados.

12. Por otro lado, es claro que en virtud de lo dispuesto en el artículo 33 ibidem la nota crédito mediante la cual se anula la factura de venta es objeto de validación por parte de la DIAN, y una vez finalizado este procedimiento, el facturador debe proceder con la entrega al adquirente, para el efecto debe dar aplicación a lo que indica el inciso 2 del artículo 36 de la mencionada resolución⁶.

13. Es decir, que el facturador debe realizar la entrega acorde con el procedimiento y medio conforme el cual se expidió la factura de venta que se anula, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023, esto porque como tal la nueva factura reemplaza, para todos sus efectos la que es objeto de anulación.

“SÍRVASE INFORMAR si en el evento en que se conceptúe que el facturador electrónico debe emitir nota crédito y corregir la información suministrada por el adquiriente de bienes y/o servicios, sí de haberse suministrado previamente, debe corregir la información exógena respectiva.

SÍRVASE INFORMAR si, de acuerdo con la respuesta a la petición séptima, dicha corrección a la información exógena, producto de la corrección de la información suministrada erróneamente por el adquiriente de bienes o servicios, implica alguna sanción para el facturador electrónico reportante de información exógena.”

14. Respuesta: En primer lugar, es importante precisar que la obligación de reportar información tributaria es independiente de la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente.

15. En este sentido, es necesario que el sujeto obligado a facturar determine si en virtud de la Resolución 000162 de 2023 modificada por la Resolución 000188 de 2024, se encuentra dentro del grupo de obligados a remitir información tributaría, y si la información relacionada con el adquirente de bienes y servicios hace parte del contenido que debe reportar a la DIAN. En caso de que efectivamente tenga la obligación de reportar esta información y presente errores, deberá proceder con su corrección.

16. Y adicionalmente, si la corrección se realiza después del plazo contemplado para presentar la información tributaria, deberá liquidar y pagar la sanción contemplada en el literal b) del numeral 1 del artículo 651 del Estatuto Tributario, es decir, el 0,7% de las sumas respecto de las cuales se suministró información exógena o el 0,5% por cada dato incorrecto en caso que no sea posible tasar la sanción o la información no tuviere cuantía sin perjuicio de las reducciones que resulten aplicables según la etapa en que se corrija; así como las que contempla el artículo 640 del mismo estatuto.

17. Frente a la aplicación de la sanción por enviar información tributaria con errores prevista en el artículo 651 del Estatuto Tributario, esta subdirección, en el Concepto 007088 de 2024, indicó:

6. De otra parte, el inciso 2° del parágrafo 1° del artículo 651 ibidem, dispone que, “Las correcciones que se realicen a la información tributaria antes del vencimiento del plazo para su presentación no serán objeto de sanción”.

7. Así, por expresa disposición del legislador, el único escenario en el cual se puede corregir la información tributaria (exógena) sin liquidar o pagar sanción, es cuando la subsanación se lleva a cabo con antelación al vencimiento del plazo establecido para su presentación.

8. En caso de subsanarse con posterioridad al vencimiento del plazo para la presentación de la información, el artículo 651 ibidem, permite, previo cumplimiento de los requisitos allí señalados, la reducción de la sanción, dependiendo de si se liquidó por la administración tributaria o por el obligado a informar, según la etapa en que se realice. En este último caso, el inciso 1° del parágrafo 1° dispone la disminución de la sanción, al 10%, si la corrección se realiza, junto con la liquidación y pago, antes de la formulación del pliego de cargos.

9. Además, se transcribe lo señalado en el Concepto 000539 del 30 de septiembre de 20205, sobre la aplicación del artículo 640 ibidem, en la disminución de las sanciones objeto de consulta, así:

“(…) el contribuyente podrá aplicar el principio de favorabilidad establecido en el artículo 640 del Estatuto Tributario, el cual consagra reducciones al 50% o 75% según si en el año o en los dos años anteriores a la fecha de la comisión de la conducta sancionable no se hubiere cometido la misma.”

10. Se concluye así, que la corrección extemporánea de la información tributaria (exógena) conlleva la liquidación y pago de la sanción, conforme a los criterios de tasación de la multa fijados en el numeral 1° del artículo 651 ibidem, sin perjuicio de las reducciones aplicables, según la etapa en que se corrige y los antecedentes del obligado a informar.”.

18. En los anteriores términos se resuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.