Políticas contables en una Propiedad Horizontal. Concepto 824 CTCP de 2019

 

Resumen: El no tener documentadas las políticas contables no necesariamente constituye un error material, siempre que las mismas se hayan aplicado de conformidad con las normas de información financiera vigentes en Colombia. No obstante, si las políticas contables se encuentran documentadas pero no se aplican de manera adecuada, podría ocasionar riesgos de incorrección material.

 

CONSULTA (TEXTUAL)
Me permito elevar consulta sobre la siguiente situación:

 

En un conjunto de propiedad horizontal se realiza un diagnóstico inicial donde al alcance se evidencian unos estados financieros junto con sus notas y revelaciones comparativos 2018-2017, con unas políticas dentro de las notas bajo el marco normativo del Decreto 2706 de 2012 junto con sus modificatorios y dictaminados en limpios y sin salvedad alguna por la anterior revisoría fiscal.

 

Al solicitar en varias oportunidades el manual de políticas contables a la representante legal, me manifestó que se envió junto con la convocatoria de Asamblea Extraordinaria celebrada en el mes de Julio del 2018.

 

Al recibir la convocatoria no se evidencia el manual de políticas bajo NIF sino las notas y revelaciones de los estados financieros aprobados en la Asamblea Extraordinaria, el programa contable esta parametrizado bajo NIF.

 

¿Es suficiente unas políticas dentro de las notas y revelaciones como elemento probatorio sin tener al alcance el manual de políticas contables y sin un acta de consejo de administración al alcance que conste la aprobación de un manual de políticas contables bajo NIF?

 

¿Es suficiente que en el Acta de Asamblea Extraordinaria aprobaron los estados financieros incluya unas políticas contables bajo NIF en las notas y sin el manual al alcance?

 

¿Puede quedar subsanado los estados de periodos anteriores si se elabora el manual de políticas bajo NIIF en el 2019?

 

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

 

El capítulo III del Decreto 2706 de 2012 (anexo 3° del DUR 2420 de 2015) incorpora los requisitos para la presentación de los estados financieros. Un juego completo de estados financieros comprende el balance, el estado de resultados, y las notas, en las que se debe incluir un resumen de las políticas contables aplicadas por la copropiedad.

 

Por ello, no es necesario que en la convocatoria realizada a los copropietarios se remita el manual de políticas contables. La existencia de manuales de políticas y procedimientos, que forman parte del sistema de control interno de la copropiedad, es un asunto que depende de su complejidad y de las decisiones internas, y por ello la elaboración de un manual de políticas contables, que resuma las bases sobre las que se elaboran los estados financieros, podría no ser aplicable. En el caso de una entidad que aplique el anexo 3 del Decreto 2420 de 2015, se entendería que los estados financieros presentados para aprobación de la asamblea cumplen los requerimientos incorporados en esta norma, lo cual es certificado por el representante legal de la copropiedad, y en algunos casos dictaminados por el Revisor Fiscal.

 

Respecto de las políticas contables y la obligatoriedad de su autorización, el CTCTP manifestó lo siguiente, mediante concepto 2018-0685:

 

“De acuerdo con lo establecido en la NIC 1.17 (Grupo 1) o en el párrafo 3.2 de la NIIF para las PYMES (Grupo 2), una entidad logrará una presentación razonable cumpliendo con las normas que sean aplicables. La presentación razonable también requiere que una entidad selecciones y aplique las políticas contables de acuerdo con la NIC 8 políticas contables, cambios en estimaciones y errores (Grupo 1) o la sección 10 de la NIIF para las PYMES (Grupo 2), en donde se establece una jerarquía normativa que debe considerar la administración en ausencia de una norma que aplique
específicamente a una partida.

 

Además es importante indicar que el responsable de los estados financieros es la administración de la entidad, quien se apoya para su elaboración y presentación en un profesional de la contaduría que actúa como contador público y certifica junto con el representante legal dichos estados financieros. Posterior a la certificación, los estados financieros también pueden ser dictaminados por otro contador que actúa como revisor fiscal o auditor externo.

 

Al definir las políticas contables, además de considerar lo establecido en el marco técnico en el que haya sido clasificada la entidad, es de alta pertinencia tener en cuenta las necesidades de información de los usuarios de los estados financieros de propósito general y el objetivo o propósito de ellos, los cuales deben ser útiles para tomar decisiones sobre la provisión de recursos a la entidad y para evaluar la gestión de los administradores. Si no se consideran estos elementos, las políticas contables aplicadas por la entidad podrían cumplir los requerimientos de la norma pero no el propósito de los estados financieros.

 

Las políticas contables bajo NIIF deben ser elaboradas y aprobadas por la máxima autoridad de la administración de la compañía (que puede ser el gerente o la junta directiva) o a quienes esta delegue (gerencia financiera, departamento de contabilidad), pero NO requieren de un Acta de Asamblea de Accionistas o de Junta de Socios para su aprobación.

 

En conclusión, los estados financieros son responsabilidad de la administración, y las políticas contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación, son las incorporadas en el marco técnico, las cuales están dirigidas a cumplir el objetivo de los estados financiero de propósito general. No le corresponde a la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios aprobar dichas políticas, pero esto no significa que la administración no pueda informar a la asamblea o la junta sobre las políticas contables adoptadas por la compañía, las cuales, como se indicó arriba, deben haber considerado las necesidades de sus usuarios, y el propósito u objetivo de los estados financieros.

 

Para terminar, es importante anotar que los marcos de información financiera contienen requerimientos que obligan a incorporar en los estados financieros:

 

 Un resumen de las políticas contables significativas en las notas a los estados financieros (ver párrafo 10 literal e, de la NIC 1, y el párrafo 8.4 (b) de la NIIF para las PYMES).

 

 En las notas a los estados financieros se deberá presentar información acerca de las bases para la preparación de los estados financieros, y sobre las políticas contables especificas utilizadas (ver párrafo 112 literal a, y 117, de la NIC 1 y el párrafo 8.2 de la NIIF para las PYMES).

 

De acuerdo con lo anterior, no constituye ninguna irregularidad o ilegalidad que una asamblea de accionistas o junta de socios no haya elaborado un acta donde se aprueben las políticas contables de la entidad, basta con que aprueben los estados financieros en la asamblea o junta dispuesta para tal fin, para concluir que están de acuerdo con las cifras y con las políticas utilizadas para su elaboración”.

 

¿Es suficiente unas políticas dentro de las notas y revelaciones como elemento probatorio sin tener al alcance el manual de políticas contables y sin un acta de consejo de administración al alcance que conste la aprobación de un manual de políticas contables bajo NIF?

 

Como se observa en lo dispuesto en el concepto 2018-0635, no es necesario que las políticas contables se encuentren aprobadas mediante un acta de la asamblea, debido que esta labor le corresponde a la administración de la copropiedad, la cual deberá elaborar sus políticas contables teniendo en cuenta lo establecido en los marcos técnicos de información financiera, y en especial la orientación profesional No 15 que puede descargarse en el siguiente enlace:

 

http://www.ctcp.gov.co/publicaciones-ctcp/orientacionestecnicas/1472852138-4188 , o a través de la página web www.ctcp.gov.co, pestaña “publicaciones CTCP”, “orientaciones técnicas”.

 

¿Es suficiente que en el Acta de Asamblea Extraordinaria aprobaron los estados financieros incluya unas políticas contables bajo NIF en las notas y sin el manual al alcance?

 

Los estados financieros de la copropiedad deberán contener

 Un resumen de las políticas contables significativas en las notas a los estados financieros (ver párrafo 10 literal e, de la NIC 1, y el párrafo 8.4 (b) de la NIIF para las PYMES).
 En las notas a los estados financieros se deberá presentar información acerca de las bases para la preparación de los estados financieros, y sobre las políticas contables especificas utilizadas (ver párrafo 112 literal a, y 117, de la NIC 1 y el párrafo 8.2 de la NIIF para las PYMES).

 

De acuerdo con lo anterior, la norma se refiere a la obligación de incluir en las notas un resumen de políticas contables significativas, sin que se establezca la obligatoriedad de que en el sistema de control interno de la entidad se incorpore un manual de políticas contables. En el caso de una entidad que aplique el Decreto 2706 de 2012 (anexo 3°del DUR 2420 de 2015), dada su menor complejidad, el mantener un manual de políticas contables podría no ser aplicable. En este caso se entendería que la entidad cumple los requerimientos de este marco normativo.

 

En algunas entidades el CTCP recomienda elaborar el manual de políticas contables de la entidad, el cual es un requisito formal; pero lo importante es cumplir las normas de información financiera aplicables a la entidad, las cuales constituyen la base de las políticas contables de la copropiedad.

 

¿Puede quedar subsanado los estados de periodos anteriores si se elabora el manual de políticas bajo NIIF en el 2019?

 

La contabilidad se basa en principios, y para efectos del reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos, es imprescindible tener políticas contables definidas, las cuales deben ser extraídas del Marco de Información Financiera que le sea aplicable, y adaptarse a las particularidades de la entidad (aunque no se tengan documentadas formalmente).

 

También es importante recordar que cuando el administrador y el contador de la propiedad horizontal certifican los estados financieros, estos declaran que han verificado las afirmaciones implícitas y explícitas, contenidas en ellos, y que las cifras han sido fielmente tomadas de los libros.

 

El no tener documentada las políticas contables no necesariamente constituye un error material siempre que las mismas se hayan aplicado de conformidad con las normas de información financiera vigentes en Colombia. No obstante, si las políticas contables se encuentran documentadas pero no se aplican de manera adecuada de conformidad con los marcos de información
financiera aplicables en la copropiedad, podría ocasionar riesgos de incorrección material que podrían generar un dictamen con opinión modificada siempre que el Revisor Fiscal concluya que “sobre la base de la evidencia de auditoría obtenida, los estados financieros en su conjunto no están libres de incorrección material” (NIA 700.17).

 

El Revisor Fiscal al realizar su trabajo, debe observar que entre sus objetivos en materia de auditoría financiera se encuentra el de “identificar y valorar los riesgos de incorrección material, debida a fraude o error, tanto en los estados financieros como en las afirmaciones, mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido su control interno, con la finalidad de proporcionar una base para el diseño y la implementación de respuestas a los riesgos valorados de incorrección material1” (NIA 315.3)

 

Dentro del conocimiento requerido por la entidad y su entorno, incluido su control interno, el Revisor Fiscal deberá considerar, entre otras cosas, “la selección y aplicación de políticas contables por la entidad, incluidos los motivos de cambios en ellas”. También deberá evaluar “si las políticas contables de la entidad son adecuadas a sus actividades y congruentes con el marco de información financiera aplicable, así como con las políticas contables utilizadas en el sector correspondiente” (NIC 315.11 literal c).

 

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1 Las NIA se encuentran incorporadas en el anexo cuatro del Decreto 2420 de 2015 y sus posteriores modificaciones.

 

Si los estados financieros que ya fueron aprobados sin que se tuviera como soporte un manual de políticas contables por escrito, pero las políticas que se aplicaron fueron correctas y no se presentaron errores materiales y el informe del revisor fiscal se presentó sin salvedades, no hay necesidad de volver a presentar los estados financieros para aprobación, y en caso de querer cumplir el proceso formal de tener documentada las políticas contables en la copropiedad, estas podrán elaborarse y aprobarse por parte de la administración.

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

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