Trabajadores que finalizaron contrato en 2020 cuyo pago de liquidación fue en el 2021 en qué año se certifican estos valores. Oficio 975 DIAN 2021

Tema Retención en la fuente
Descriptores Certificado de ingresos y retenciones

Retención en la fuente por rentas de trabajo

Fuentes formales Artículos 383, 385 y 386 del Estatuto Tributario

Concepto No. 032316 del 29 de octubre de 1999

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, en relación con la certificación de ingresos y retenciones en la fuente, se plantea el caso de los trabajadores que terminaron contrato en el año 2020, pero su liquidación fue consignada en el año 2021, preguntándose en qué año se deben certificar estos valores.

Sobre el particular este Despacho considera:

El artículo 383 del Estatuto Tributario establece:

Artículo 383. Tarifa. La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, y los pagos recibidos por concepto de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos laborales, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente: (…)” (Negrilla fuera del texto)

Nótese como la norma, para efectos de la relación laboral o legal y reglamentaria, solamente se refiere a “pagos” y la razón ha sido expuesta por la doctrina de esta Entidad (i.e., Oficio No. 0308 – 901716 del 04-03-2021), así:

“Los artículos 383, 385 y 386 del Estatuto Tributarios, (sic) tratan lo relacionado con la retención en la fuente aplicable a los pagos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria y si bien es cierto inicialmente se indicaba que la retención en la fuente se debía efectuar en el momento del pago o abono en cuenta, no es menos cierto que el artículo 140 de la ley 6 de 1992 derogó expresamente la frase “o abono en cuenta” razón por la cual a partir de la vigencia de esta ley, la retención en la fuente, por dicho concepto, solamente se aplica cuando se realice efectivamente el pago. (Concepto 032316 del 29 de octubre de 1999)”.

De acuerdo a la norma citada y su interpretación oficial, se debe practicar retención en la fuente por aquellos pagos que surjan por concepto de rentas de trabajo, de acuerdo a lo previsto en los artículos 385 o 386 del Estatuto Tributario, situación que tiene una directa incidencia en la forma como el agente de retención certifica estos valores al contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios en el Formulario 220. Esto en cumplimiento de los artículos 378 a 381 del Estatuto Tributario.

Es importante indicar que el hecho que en la contabilidad del agente de retención se haya realizado la correspondiente provisión por los pagos derivados de la relación laboral, en un año gravable diferente al que fueron efectivamente pagados a estos contribuyentes, no incide en la forma como estos deben ser certificados.

En efecto, la expedición del certificado de ingresos y retenciones debe atender a los pagos efectivamente realizados en el año gravable correspondiente y esto supone la observancia del marco normativo aplicable en materia de retención en la fuente, especialmente a lo dispuesto en los artículos 383, 385 y 386 del Estatuto Tributario.

Así las cosas, en el escenario planteado, en el evento que los trabajadores hayan terminado su contrato en el año 2020, pero su liquidación fue efectivamente consignada en el año 2021, los pagos por estos conceptos deberán ser incluidos en el certificado de ingresos y retenciones correspondiente a este último año gravable.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“técnica”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

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