Presentación electrónica de los recursos de reconsideración en materia tributaria que deban presentarse ante la DIAN. Res. 56 de 2021

Por la cual se implementa la presentación electrónica de los recursos de reconsideración en materia tributaria que deban presentarse ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 559 del Estatuto Tributario

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

En uso de sus facultades legales y, en especial de las establecidas en el artículo 559 del Estatuto Tributario y los numerales 1, 5, 12, 22 y 33 del artículo 6 del Decreto 4048 de 2008.

CONSIDERANDO:

Que le corresponde al Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN– dirigir y administrar el ejercicio de las competencias y funciones asignadas a la Entidad.

Que en consideración a la evolución de las innovaciones tecnológicas, es necesario reglamentar el uso de la firma electrónica para la interposición electrónica de recursos de reconsideración ante la UAE DIAN de tal manera que se garantice la seguridad a las operaciones que se realizan a través de los medios electrónicos.

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6° del Decreto Ley 0019 de 2012, los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminando toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir. Las autoridades deben estandarizar los trámites, estableciendo requisitos similares.

Que el artículo 559 del Estatuto Tributario establece la posibilidad de presentar electrónicamente ante la UAE DIAN peticiones, recursos y demás escritos que deban dirigirse a la Administración, sin perjuicio de la alternativa de presentarlos a través de medios físicos.

Que artículo 559 del Estatuto Tributario establece que los mecanismos técnicos y de seguridad que se requieran para la presentación en medio electrónico serán determinados mediante resolución por el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, y que, para efectos de la presentación de escritos contentivos de recursos, y todos aquellos que requieran presentación personal, se entiende cumplida dicha formalidad con la presentación en forma electrónica, con firma digital.

Que la Ley 527 de 1999 establece el soporte jurídico para la realización de operaciones por medios electrónicos y le otorga a los mensajes de datos reconocimiento jurídico y fuerza probatoria, en las mismas condiciones que se han otorgado a los documentos en medios físicos.

Que la firma digital está definida en el literal c) del artículo 2° de la Ley 527 de 1999 y reglamentada en el Decreto 1747 de 2000 y tendrá los mismos efectos jurídicos que el uso de una firma manuscrita en tanto cumpla con los requisitos establecidos en las normas reglamentarias.

Que en documento Conpes nro. 3620 de 2009 se recomendó promover el uso de la firma electrónica como esquema alternativo de la firma digital.

Que el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012, reglamentó el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, y como consecuencia, también reglamentó la firma electrónica para facilitar y promover el uso masivo de la firma electrónica en todo tipo de transacciones.

Que el Decreto 2364 de 2012 dispone como firma electrónica «Métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente».

Que a través de las Resoluciones 000070 del 03 de noviembre de 2016 y 000022 del 03 de abril de 2019, la UAE DIAN reglamentó el uso de la firma electrónica en los servicios informáticos y electrónicos en la entidad, mecanismo que otorga seguridad a las operaciones que se realizan a través de los medios electrónicos.

Que el artículo 1º de la Resolución 000070 del 03 de noviembre de 2016 estableció que la firma electrónica sustituye para todos los efectos el mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital, en los documentos y trámites realizados por personas naturales que actúen a nombre propio y/o que representen a otra persona natural o jurídica, quienes para este efecto se denominarán suscriptores.

Que con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 559 del Estatuto Tributario e implementar la presentación electrónica de los recursos de reconsideración ante la UAE DIAN, se requiere adoptar la operatividad del mecanismo, atendiendo los desarrollos tecnológicos de la entidad, utilizando el mecanismo de firma electrónica.

Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de acto administrativo que busca implementar la presentación electrónica de recursos de reconsideración, fue publicado en el sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN entre el 14 de agosto de 2020 hasta el 24 de agosto del mismo año, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias y/o propuestas, las cuales fueron revisadas y evaluadas de acuerdo con su procedencia, previamente a la expedición del presente acto administrativo.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE RECURSOS DE RECONSIDERACIÓN. De conformidad con lo previsto en el artículo 559 del Estatuto Tributario, la presentación electrónica de recursos de reconsideración es la forma de radicación que se surte de manera electrónica, mediante el que el Administrado presenta a través del Sistema Electrónico un recurso de reconsideración para que sea conocido por la Administración.

Esta forma de presentación se surte cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (en adelante UAE DIAN), produzca el Acuse de Recibo de los escritos del administrado, en los términos establecidos en el artículo 559 del Estatuto Tributario.PARÁGRAFO En la medida en que el Sistema Electrónico de que trata el presente artículo es el único mecanismo electrónico que permite asegurar los requisitos técnicos y de seguridad que se requieren para la presentación en medio electrónico de los recursos de reconsideración, no se aceptará la presentación electrónica de recursos de reconsideración por correo electrónico o por otros medios electrónicos distintos al Sistema Electrónico de recursos jurídicos que se encuentra en los servicios Muisca o el que haga sus veces.ARTÍCULO 2. DEFINICIONES. Para efectos de lo establecido en esta resolución, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

a) Administrado: El contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, entidad recaudadora y en general los sujetos de obligaciones tributarias administradas por la UAE-DIAN.

b) Sistema Electrónico: Es el sistema de recursos jurídicos que se encuentra en los servicios Muisca o el que haga sus veces, diseñado para la recepción de recursos que deban presentarse ante la UAE DIAN, y que cumple con los mecanismos técnicos y de seguridad para su recepción y conservación.

c) Firma: Se entiende firmado un documento electrónicamente a través del Sistema Electrónico de la UAE-DIAN cuando se presenta el escrito o recurso utilizando el Instrumento de Firma Electrónica (IFE). El Sistema Electrónico generará de manera automática e inmediata el Acuse de Recibo. Este Acuse de Recibo contiene la fecha y hora en que la firma quedó plasmada en el documento.

d) Instrumento de Firma Electrónica: El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es la combinación de una Identidad Electrónica (IE) y un Código Electrónico (CE) expedido por la UAEDIAN que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas, que sustituye para todos los efectos el mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital, de que trata la Resolución nro. 070 de 2016 y Resolución nro. 22 de 2019.

e) Adjuntos: Son los archivos electrónicos que se envían como anexos a través del Sistema Informático

CAPÍTULO II

TÉRMINOS Y CONDICIONES DE LA PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA

Estatuto Tributario, salvo norma expresa en contrario, podrá interponerse electrónicamente a través del Sistema Electrónico. La interposición podrá realizarse directamente, a través de representantes que estén inscritos en el RUT en tal calidad o a través de apoderado.

La presentación electrónica de recursos de reconsideración se realizará a través de una radicación en el Sistema Electrónico habilitado por la UAE DIAN. Solamente se aceptará un recurso por cada radicación de presentación electrónica. El recurso o escrito y sus anexos deberán cargarse como Adjuntos a la radicación de presentación electrónica, y todos los Adjuntos deberán cargarse en el Sistema Electrónico en formato PDF.

De conformidad con lo establecido en el inciso 5 del numeral 2 del artículo 559 del Estatuto Tributario, el requisito de presentación personal de los recursos de reconsideración se entenderá cumplido con la presentación a través de Sistema Electrónico mediante el uso del instrumento de firma electrónica (IFE)..

ARTÍCULO 4. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE RECURSOS DE RECONSIDERACIÓN. La presentación electrónica de recursos de reconsideración se realizará a través del Sistema Electrónico previamente definido, haciendo uso del formato 2674 “Radicación de Recursos Jurídicos” de presentación electrónica que se genera automáticamente en la radicación electrónica de recursos de reconsideración.

Cuando la presentación electrónica requiera de la firma digital de que trata el inciso 5 del numeral 2 del artículo 559 del Estatuto Tributario, este requisito se entenderá cumplido mediante el uso del instrumento de firma electrónica (IFE).

Para todos los efectos legales, la presentación se entenderá surtida en el momento en que se produzca el Acuse de Recibo. No obstante, para efectos de la actuación de la Administración, los términos se computarán a partir del día hábil siguiente al Acuse de Recibo.

ARTÍCULO 5. FIRMA ELECTRÓNICA EN LA PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE RECURSOS DE RECONSIDERACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 1º de la Resolución 000070 del 03 de noviembre de 2016, la Firma Electrónica sustituye para todos los efectos el mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital. En consecuencia, el requisito de firma digital establecido en el inciso 5 del numeral 2 del artículo 559 del Estatuto Tributario se entenderá cumplido con el IFE expedido por la UAE – DIAN.

ARTÍCULO 6. USO DEL INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA. Para la utilización del IFE expedido por la UAE DIAN en la presentación electrónica de recursos de reconsideración, el Administrado debe haber aceptado el Acuerdo de Firma Electrónica en los términos de la Resolución 000070 del 3 de noviembre de 2016, y demás normas que la complementen o modifiquen.

ARTÍCULO 7. CONFIABILIDAD DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. La Firma Electrónica implementada por la UAE DIAN es confiable para cumplir con las obligaciones y operaciones ante la entidad en virtud del artículo 4 del Decreto 2364 de 2012, dado que los datos de creación de la Firma Electrónica corresponden exclusivamente al suscriptor del Instrumento de Firma Electrónica – IFE y la entidad puede detectar cualquier alteración no autorizada después del momento de la firma.

ARTÍCULO 8. EFECTOS JURÍDICOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. Toda vez que la firma electrónica que la UAE DIAN pone a disposición de los Administrados es confiable y apropiada para cumplir con las obligaciones y operaciones ante la entidad, esta tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma autógrafa y reemplaza la presentación personal de los escritos.

ARTÍCULO 9. CAPACIDAD Y REPRESENTACIÓN. La presentación electrónica de recursos de reconsideración con el IFE, suple únicamente la presentación personal del recurso y/o escrito. La capacidad para actuar en calidad de representantes o apoderados deberá acreditarse plenamente conforme a las normas vigentes.

ARTÍCULO 10. ACUSE DE RECIBO: Es el comprobante de radicación por medio del cual la UAE DIAN certifica de manera automática e inmediata que ha recibido en el Sistema Electrónico, los escritos del Administrado.

El Acuse de Recibo será una copia electrónica del formato de solicitud de radicación electrónica, el cual deberá contener como mínimo:

a) Número de Radicado: Es el número consecutivo asignado automáticamente a la presentación electrónica por el Sistema Electrónico. Por su carácter automático no habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados. La numeración será asignada en estricto orden de recepción.

b) Fecha y Hora: Es la fecha y hora en que se recibe la solicitud de presentación electrónica por parte de la UAE DIAN. La fecha indicará en su orden el día, mes y año de su presentación. También se indicará la hora y minuto del día de la presentación.

Para todos los efectos, la fecha y hora de presentación será la correspondiente a la oficial colombiana.

c) Información del Administrado: El nombre o razón social del Administrado, y su Número de Identificación Tributaria – NIT.

d) Información del Apoderado: En caso de que el Administrado actúe a través de apoderado, se incluirá el nombre o razón social del este y su NIT.

e) Correo electrónico: Por defecto, el Sistema Electrónico enviará el Acuse de Recibo a la dirección de correo electrónico que el Administrado tenga registrada en su RUT. Sin perjuicio de lo anterior, el Administrado podrá indicar una dirección de correo electrónico para recibir el Acuse de Recibo. Esta dirección electrónica será exclusivamente para el Acuse de Recibo, y no constituye una dirección procesal electrónica.

f) Anexos: Relación de los archivos que adjunta como Anexos. El recurso o escrito deberá adjuntarse como primer anexo. Los anexos deberán ser cargados en formato PDF con un peso que no supere los 10 megabytes (MB) por cada archivo.

g) Anexos adicionales en físico: Anexos y documentos que por su peso, naturaleza y efectos no sea posible enviar electrónicamente.

h) Dirección Seccional: Dirección seccional o dependencia a la cual se dirige el recurso o escrito.

i) Firma del Administrado o de quien lo representa: En los casos que se requiera firma electrónica, se dejará constancia de la firma electrónica de la persona natural que actúe a nombre propio y/o que represente a otra persona natural o jurídica, junto con su nombre, y el tipo y número de documento de identificación.

El Acuse de Recibo de las solicitudes de presentación electrónica que hubieren sido presentadas de manera exitosa tendrán la marca de agua “RECIBIDO” como constancia de la radicación en debida forma.

PARÁGRAFO: La UAE DIAN podrá habilitar una bandeja de comunicados dentro del portal transaccional de usuarios registrados, de uso exclusivo del Administrado, donde se reflejen los Acuses de Recibo.

ARTÍCULO 11. ACCESO AL CONTENIDO: Cuando por razones técnicas, la UAE DIAN no pueda acceder al contenido de la radicación de presentación electrónica o de cualquiera de sus Adjuntos, se dejará constancia de ello, y se informará al interesado para que presente la solicitud en medio físico, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de dicha comunicación.

La comunicación de imposibilidad de acceso a la información se realizará a la dirección de correo electrónico que el Administrado tenga en su RUT. Cuando la comunicación por vía electrónica no sea posible, esta se surtirá por correo físico a la dirección de correo físico que el Administrado tenga en su RUT.

En este caso, el escrito o recurso se entenderá presentado en la fecha registrada en el Acuse de Recibo, y para la Administración los términos comenzarán a correr a partir de la fecha de recepción en medio físico de la totalidad de los documentos a los que no se hubiere podido acceder de manera electrónica.

PARÁGRAFO: Cuando sea necesario el envío de anexos y documentos que, por su peso, naturaleza y/o efectos no sea posible enviar electrónicamente, estos deberán remitirse en medio físico por correo certificado o allegarse a la oficina competente en la misma fecha, siempre que se encuentre dentro de los términos para la respectiva actuación. Los archivos recibidos por fuera del término establecido en la ley, no serán tenidos en cuenta por ser presentados extemporáneamente.

En los soportes físicos se deberá indicar el Número de Radicado del Acuse de Recibo con el que estos se relacionan. En este caso, el escrito o recurso se entenderá presentado en la fecha registrada en el Acuse de Recibo, y para la Administración los términos comenzarán a correr a partir de la fecha de recepción en medio físico de la totalidad de los anexos y documentos que por su peso, naturaleza y/o efectos no sea posible enviar electrónicamente.

ARTÍCULO 12. VALOR PROBATORIO DE LOS ADJUNTOS: Los documentos Adjuntos tendrán el valor probatorio de un mensaje de datos, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del documento original en físico o de una determinada copia física.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 9 de esta resolución, los poderes y demás documentos que por expresa disposición legal requieran presentación personal o autenticación deberán cumplir con dicho requisito y ser cargados en archivo PDF.

ARTÍCULO 13. PUBLICAR la presente resolución en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 14. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir del día siguiente a su publicación en el Diario Oficial.

 

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