Notas de Ajuste documento de nómina electrónica. Concepto DIAN (901708) 266 de 2022

Tema: Sistema de facturación electrónica
Descriptores: Documento soporte de pago de nómina electrónica

Funcionalidades

Fuentes formales: Artículos 651 y 616-1 del Estatuto Tributario

Artículos 1 y 17 de la Resolución DIAN No. 000013 del 2021

Oficio DIAN No. 914809 de 2021

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario consulta lo siguiente frente a la interpretación y aplicación de la Resolución DIAN No. 000013 del 2021 (por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica):

“1. En el supuesto de una incapacidad de un trabajador del Empleador, ¿es necesario realizar una nota de ajuste en los términos del Artículo 17 de la Resolución cuando dicha incapacidad se presenta dentro de cierto mes, más la nómina de dicho mes ya se encuentra cerrada, pagada, contabilizada y transmitida?

  1. En caso afirmativo frente a la pregunta anterior, ¿la Resolución determina que se transmita dicha nota de ajuste?
  2. ¿Cuál es el plazo máximo para transmitir una nota de ajuste?
  3. ¿Tiene la transmisión de la nota de ajuste un término de transmisión después del cierre del período sobre el cual se hace el ajuste?
  4. ¿Cuál es la consecuencia jurídica, incluyendo sanciones o multas, de transmitir la nota de ajuste fuera del término?
  5. ¿Es necesario incluir una novedad como nota de ajuste aun cuando su contabilización queda en el mes siguiente?”

Sobre el particular, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes:

El numeral 12 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000013 del 2021, frente a la definición de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica establece:

“Artículo 1. Definiciones. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, el artículo 1 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, en lo que sea pertinente y las que aquí se establecen:

(…)

  1. Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN”. (Subrayado fuera de texto).

Respecto al contenido y efecto de las notas de ajuste, la misma Resolución DIAN No. 000013 del 2021 dispone en su artículo 17:

“Artículo 17. Notas de ajuste que se derivan del documento soporte de pago de nómina electrónica. Cuando se elaboren notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se deberán generar y transmitir para validación conforme lo indicado en las secciones 2, 3 y 4 de este TÍTULO, las cuales deberán contener la siguiente información:

  1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, según corresponda.
  2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.

(…)

  1. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónico -CUNE, del documento de nómina electrónica que se reemplaza.

Las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para reemplazar el documento soporte de pago de nómina electrónica, y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios, caso en el cual el número del documento de nómina electrónica reemplazada no podrá ser utilizado nuevamente.

De igual forma, las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error, caso en el cual no se tendrán en cuenta los numerales 4, 5, 6 y 11 del presente artículo”. (Subrayado fuera de texto).

Adicionalmente, en el Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica – Versión 1.0 – que hace parte de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 – se contempla el reporte de las incapacidades tanto en el formato de documento soporte como en los campos y el formato de las notas de ajuste. Dentro de la información a reportar se incluye el tipo de incapacidad, el valor pagado, las fechas de incapacidad y la cantidad de días.

De la interpretación de las normas anteriores, encuentra este Despacho que en el evento de haber ya transmitido y surtido el proceso de validación de un documento soporte de nómina electrónica, cuando con posterioridad se presenta una situación que da origen a una corrección o ajuste (por errores aritméticos o de contenido), el medio por el cual se debe efectuar el mismo es la nota de ajuste contemplada en la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

Frente al plazo para transmitir la nota de ajuste y, con base en lo dispuesto por el artículo 8 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, mediante el Oficio No. 914809 de 2021 de esta Subdirección (reiterado mediante Oficio 901476 de 2022) se interpretó que “(…) toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, una vez se conoce el error por parte del sujeto obligado, este deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente”.

Frente a la consecuencia jurídica de transmitir la nota de ajuste fuera de término se sugiere tener en cuenta lo explicado en dicho Oficio 914809 de 2021, que se anexa para su conocimiento.

Finalmente, frente a la última pregunta del consultante, es relevante aclarar que el reporte de una ‘novedad’ es un supuesto distinto a una nota de ajuste y su reporte es distinto, puesto que la novedad surge por un evento que se da dentro del mismo período mensual de reporte (por ejemplo, un cambio contractual de uno de los trabajadores) y se transmite dentro del documento soporte de nómina del respectivo período y no en una posterior nota de ajuste (cfr. numeral 13 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000013 del 2021).

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

Chatea con nosotros