Implementación de los pagos de nómina en el sistema de factura electrónica de venta. Concepto 311 de 2021 DIAN

Tema: 

Sistema de factura electrónica
Documento soporte de pago de nómina electrónica

Descriptores

Implementación de los pagos de nómina en el sistema de factura electrónica de venta

Fuentes formales

Artículo 771-2 del Estatuto Tributario
Resolución 000013 del 2021

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas
tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las
funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante los radicados de la referencia, el peticionario realiza una serie de preguntas relacionadas con la Resolución DIAN No. 000013 del 11 de febrero de 2021 y el documento soporte de pago de nómina electrónica, inquietudes que serán resueltas en el orden en que fueron propuestas en cada uno de los radicados.

1. Cuáles son los cambios que genera la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 desde la fecha de su inicio de vigencia.

Para empezar, se informa que por medio de la Resolución No. 000013 de 2021 “se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento”.

Así las cosas, el principal cambio que genera la misma, es la implementación y desarrollo en el sistema de facturación electrónica de la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, de conformidad con el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, norma que a su vez otorgó la facultad a esta entidad para que lo implementara en el sistema de facturación electrónica.

En consecuencia, con la entrada en vigencia de la Resolución No. 000013 de 2021, dicho documento soporte de pago será exigible a los sujetos obligados a su implementación, descritos en el artículo 4 Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

de dicha resolución, quienes deberán generarlo para su trasmisión de acuerdo al calendario que se dispone en el artículo 6 de la misma.

2. En qué consiste la periodicidad del documento de la nómina electrónica y como se realizaría esta misma.

Conforme lo dispuesto en el artículo 3 de la Resolución 000013 del 2021, el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá generarse de manera mensual, independientemente de que el sujeto obligado realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado.

Ahora bien, respecto al plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica, el artículo 8 de misma resolución dispone que: “Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador (…)”.

En cuanto a las especificidades técnicas y tecnológicas en que debe efectuarse tanto la generación como la trasmisión de dicho documento, las mismas se encuentran descritas en el Anexo técnico
documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 adoptado mediante el artículo 20 de la resolución objeto de estudio.

3. Cuáles son los sujetos obligados a la nómina electrónica y que gravámenes o nuevos impuestos generaría la implementación de esta figura?

Acerca de los sujetos obligados a su implementación, este Despacho se pronunció mediante concepto No. 901592 del 01 de marzo de 2021, el cual adjuntamos para su conocimiento.

Por otra parte, téngase en cuenta que el documento soporte de pago de nómina electrónica constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador. Por lo tanto, su implementación no constituye nuevos tributos.

4. En qué consisten los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios y además en que consiste los impuestos descontables en el IVA y estos como se aplicaría a los sujetos obligados?

Respecto a los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, que soporta el documento de pago de nómina electrónica, se debe tener en consideración lo dispuesto en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

“ARTICULO 771-2. PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables,
deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

PARAGRAFO 1. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración.

PARÁGRAFO 2. Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable”. (Negrilla fuera de texto).

Lo anterior sin perjuicio de los demás requisitos previstos en el Estatuto Tributario, incluyendo aquellos para los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta que se encuentran dispuestos
en el Libro 1 Titulo 1 al 6 del Estatuto Tributario y para la procedencia de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas que se encuentran en el Libro 3 Título 1 al 9 del mismo estatuto.

5. Si como sujeto obligado a la presente resolución, se encuentran las Empresas Sociales del Estado (E.S.E), las Empresas de Servicios Públicos (E.S.P), las Unidades Administrativas Especiales (U.A.E), las Instituciones Prestadoras de Servicios (I.P.S), Empresas Industriales y Comerciales del Estado (E.I.C.E), Fondos públicos de pensiones, Empresas de Economía Mixta, Universidades públicas, Hospitales públicos, Entidades Promotoras de Salud (E.P.S) y en general a cualquier sociedad que emplee dineros públicos.

Sobre este particular por favor remítase al punto 3 arriba.

6. Por qué razón en la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, no se desglosa o no se especifica a los sujetos obligados a dicha resolución?

El artículo 4° de la Resolución 000013 de 2021 establece cuáles son los sujetos obligados a implementar la nómina electrónica a saber: (…) “son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando aplique.”

Adicionalmente, téngase en cuenta lo explicado en el concepto No. 901592 del 01 de marzo de 2021.

7. Cuáles son los criterios que tiene esta entidad para determinar quién tiene la calidad de ser sujeto obligado.

Al respecto se informa que el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario otorgó la facultad a esta entidad para que implementara en el sistema de facturación electrónica el documento soporte

de pago de nómina electrónica. Así mismo, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 1.6.1.4.27 del Decreto 1625 de 2016 y 90 de la Resolución 000042 de 2020, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN está a cargo del plan para su implementación.

En consecuencia, el documento soporte de pago de nómina electrónica integra el sistema de factura electrónica administrado por la DIAN, entidad que lo implementó por medio de la Resolución 000013 de 2021, disponiendo como sujetos obligados a los descritos en el artículo 4 de la misma.

8. Cómo funciona y en qué consiste la habilitación en el servicio informático que menciona la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021?

Al respecto el artículo 9 de la Resolución 000013 de 2021, entre otros, dispone:

“ARTÍCULO 9. HABILITACIÓN. La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el citado procedimiento requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a generar y trasmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, cuando a ello haya lugar, indicada en los calendarios de implementación y plazo para cumplimiento periódico de la transmisión, establecido en el Título IV de esta resolución (…).

En consecuencia, el procedimiento de habilitación es el primer paso que debe efectuarse para acceder al servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra
la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica. Las características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos se encuentran descritos en el artículo 9 de la

Resolución 000013 de 2021 y en el Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 adoptado mediante el artículo 20 de la resolución objeto de estudio.

9. En que varía las fechas de habilitación con el número de trabajadores que cuente el sujeto obligado.

Entendemos que la pregunta se realiza en el marco del calendario previsto en el numeral 1 del artículo 6 de la Resolución No. 000013 de 2021.

Así las cosas, en relación a las fechas de habilitación respecto al calendario 1, se informa que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 6 de la Resolución No. 000013 de 2021, ésta es la misma para
todos los sujetos del calendario 1 sin variación debida al intervalo en relación con el número de empleados, es decir, la fecha de inicio del procedimiento de habilitación es el 31 de mayo de 2021.

10. Que otros sujetos hace referencia el artículo 6º de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la cual establece:

“Otros sujetos: Indica el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, que corresponde a los numerales 2 y 3 del presente artículo, independientemente del número de trabajadores con vínculo laboral o legal y reglamentario o de pensionados a cargo del empleador – beneficiarios del pago.” Y en general solicito se explique de forma detallada el presente artículo.

El artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021 establece el calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte
de pago de nómina electrónica.

La norma dispone tres calendarios, así:

1. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados.
2. Calendario de implementación Permanente
3. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta En consecuencia, dependerá de la calidad y condiciones de los sujetos la aplicación de los citados
calendarios.

Acerca de la definición de “Otros sujetos” señalada en dicho artículo 6, se precisa que la misma hace referencia a los sujetos de los calendarios 2 y 3.

11. Cúales son las nuevas obligaciones que genera la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 y si estas se aplican a nivel general a lo sujetos obligados.

Los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica, dispuestos en el artículo 4 de la Resolución No. 000013 de 2021 deberán llevar a cabo los procedimientos de habilitación, generación y trasmisión para validación, dispuestos en dicho acto administrativo de acuerdo con las características técnicas y tecnológicas descritas en el Anexo
técnico documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 adoptado mediante el artículo 20 de la resolución objeto de estudio.

Adicionalmente, deberán dar cumplimiento al tratamiento de datos personales relacionado con la información que contiene el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica previsto en los artículos 28 y siguientes de la Resolución No. 000013 de 2021.

12. En que consiste la figura de las adecuaciones de tipo informático mencionado en la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 que sean necesarias para la habilitación.

En este punto, se informa que los artículos 18 y 19 de la Resolución No. 000013 de 2021 disponen:

“Artículo 18. Interoperabilidad. Los usuarios del servicio informático electrónico del sistema de facturación electrónica en la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica,
deberán cumplir las obligaciones que se describen en la presente resolución y realizar las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Como estándares mínimos y comunes para la transmisión y la entrega en el intercambio, lectura, manejo de fuentes únicas o estandarizadas de datos de información; los usuarios señalados en el
inciso anterior, deberán tener en cuenta los lineamientos de interoperabilidad indicados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que se encuentran dentro del contenido del Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica; lo anterior sin perjuicio de la implementación de funcionalidades de tipo tecnológico que se desarrollen.

Como criterios generales a tener en cuenta para la interoperabilidad por parte de los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa del documento soporte de pago de nómina
electrónica, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

1. Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica de conformidad con lo indicado en el Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica.
2. Utilización de lenguajes de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos indicados en este artículo”.

“Artículo 19. Interacción. De conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los sistemas de facturación y el documento soporte de pago de nómina
electrónica de que trata el TITULO II de esta resolución que se generen y transmitan a través de los softwares dispuestos por el sujeto obligado de que trata el artículo 4 de esta resolución, deberán garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información que contenga los referidos sistemas, con:

1. La retención en la fuente que se haya practicado.
2. Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
3. Los gastos.
4. En general la información contable y tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.

La implementación de la interacción de los sistemas y el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste de acuerdo con lo indicado en el presente artículo se deberá cumplir de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, sin perjuicio de los sistemas de interacción que actualmente se encuentren en uso”.

13. Cuáles son las medidas que adoptaría la presente entidad al momento que un sujeto obligado se le dificulte el generar las adecuaciones que exige la resolución?

En este punto, se precisa que el numeral 10 del artículo 1 de la Resolución No. 000013 de 2021 dispone: “el documento soporte de pago de nómina electrónica es un documento electrónico que
constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los
pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado”.

Por lo tanto, su no implementación impide la generación y trasmisión de dicho documento, y también imposibilita el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

14. Qué debe contener el documento de soporte de pago de nómina electrónica y a su vez las notas de ajuste del documento y en que se diferencian estas dos figuras?

El documento soporte de pago de nómina electrónica está definido en el numeral 10 del artículo 1 de la Resolución 00013 de 2021. Por su parte, las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica están definidas en el numeral 12 del mismo artículo.

Así las cosas, se precisa que las notas de ajuste a diferencia del documento soporte de pago de nómina electrónica constituyen el medio por el cual se realizan ajustes a dicho documento, por
errores aritméticos o de contenido, que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir.

Estos documentos deben contener la información establecida en los artículos 5 y 17 de esta resolución, según corresponda, para la generación, transmisión y validación por parte de Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el Anexo técnico
documento soporte de pago de Nómina Electrónica.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria
expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“Doctrina”– , dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

PABLO EMILIO MENDOZA VELILLA
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina
Dirección de Gestión Jurídica
UAE-DIAN
Cra. 8 N° 6C-38 Piso 4, Edificio San Agustín
Bogotá D.C.

 

Chatea con nosotros