Desde el año 2022, con ocasión de la Circular Externa número 7 de octubre 24 de ese año, la DIAN viene sosteniendo que los facturadores electrónicos exigen requisitos para emitir la factura electrónica de venta, que no están contemplados en las normas legales que regulan la materia. Alineada con esa postura expuesta desde entonces, el pasado 31 de marzo se emitió la Resolución 202 que modifica parcialmente la actual Resolución de Facturación (165 de 2023), en la cual se observa la inclusión del mismo postulado ya expuesto años atrás por medio de la circular.
De acuerdo con estos preceptos, los facturadores electrónicos, al momento de expedir la FEV y/o el documento equivalente electrónico tiquete POS, únicamente pueden solicitar los siguientes datos: (i) Nombre y apellidos o razón social del comprador o adquirente, (ii) Tipo y número de identificación y (iii) correo electrónico. Este último requisito no será necesario cuando la FEV o documento equivalente electrónico se entregue mediante impresión de la representación gráfica.
Aunque aplaudimos los esfuerzos de la DIAN para facilitar el cumplimiento de obligaciones formales a los facturadores electrónicos y sobre todo, proteger los datos de los consumidores finales, lo cierto es que esta iniciativa es limitada y no es aplicable a todos los adquirentes de bienes y/o servicios si miramos el tema de forma integral y evaluamos esta responsabilidad junto con otras obligaciones formales de orden tributario, más concretamente, la interacción de esta con la información exógena que deben reportar anualmente las personas jurídicas y naturales obligadas.
En efecto, al confrontar la Resolución 202 de 2025 con la Resolución 162 de 2023, se detecta que esta última señala en el artículo 22, al referirse a la información a recaudar por los ingresos recibidos en el año (formato 1007), que:
“(…) las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas, y demás entidades públicas (…) deberán suministrar apellidos y nombres o razón social, identificación y país de residencia o domicilio de cada una de las personas o entidades, nacionales o extranjeras, de quienes se devengaron ingresos, indicando el valor total de los ingresos devengados y el valor de las devoluciones, rebajas y descuentos.”
La excepción a esa regla tiene que ver con los ingresos obtenidos en operaciones donde no sea posible identificar al adquirente de bienes o servicios por algún medio, caso en el cual se deben informarán acumulados en un solo registro con identificación 222222222, razón social “CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43, en el concepto a que corresponda.
Se sigue de lo anterior que para poder cumplir con el reporte de medios magnéticos, el facturador requiere pedir a su cliente una información adicional que se ajuste a los requerimientos técnicos de la resolución de medios magnéticos, con datos que van más allá de los que dice permitir la reciente Resolución 202 de 2025. Además, el facturador (vendedor de su bien o servicio) debe conocer a su cliente y por ello, con criterio mercantil, le pide información adicional como estados financieros, RUT, dirección, teléfono, persona de contacto, declaración de renta, certificado de cámara de comercio, etc., todo en la mira de tener el control de su cartera. Por tanto, pensar en que los facturadores solamente pueden pedir el nombre, la identificación y un correo es excesivamente limitante.
Así las cosas, se evidencia una inmensa contradicción entre una y otra resolución porque de ajustarse a lo señalado en la más reciente, los facturadores no tendrían manera de cumplir con el reporte del medio magnético; y de cumplir la resolución 162, se estaría yendo en contra de la más reciente.
Lo más grave es que de seguir al pie de la letra la Resolución 202, el facturador se expone a incurrir en una sanción por no reportar bien la información exógena a saber: no suministrar la información exigida. Cuya cuantía de la sanción, aunque baja, será de cero comas cinco (0,5) UVT por cada dato no suministrado o incorrecto, la cual no podrá exceder siete mil quinientas (7.500) UVT.
Desde nuestra percepción, la excesiva limitación se asocia con las ventas al detal (grandes superficies, por ejemplo) y servicios al público (restaurantes, por ejemplo). Si lo miramos en el comercio al por mayor o servicios dedicados, evidentemente la limitación excesiva se torna un estorbo jurídico y una situación inaplicable completamente, porque en esta materia debe prevalecer el criterio comercial y la necesidad de honrar otras obligaciones también de tipo tributario. ¿Se imaginan ustedes de qué manera cumplir con un requerimiento de información sobre retenciones a favor, donde la autoridad tributaria pida el dato del retenedor, su dirección, identificación y otros datos? Se impone la necesidad de actuar con sentido de hombre de negocios, lo que por allá en las oficinas de la autoridad no parece aplicar. ¡Ojo al dato!