La factura de venta o documento equivalente es el soporte con valor probatorio en la compra de bienes y/o servicios que se expide en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios, o en las ventas a los consumidores finales.
En este artículo encontrará una completa descripción de los temas más importantes relacionados con la expedición de este documento y una infografía donde podrá entender claramente la aplicación de este documento, que es vital para garantizar una buena contabilidad en las empresas y el recaudo del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Obligados a Facturar
Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente , y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Art. 615 del Estatuto Tributario).
Deben facturar:
- Los responsable del Régimen Común.
- Personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes, sin consideración al régimen que pertenezcan.
- Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o presten servicios excluidos no gravados y que en el año inmediatamente anterior hubieren obtenido ingresos brutos, provenientes de su actividad, superiores a 4.000 UVT ($88,216.000 año 2008).
- Las personas naturales que sean agricultores y ganaderos que vendan bienes excluidos del impuestos sobre las ventas están obligados a expedir factura o documento equivalente, cuando en el año inmediatamente anterior hubieren obtenido ingresos brutos superiores a 4.000 UVT ($88.216.000 año 2008).
- Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas y sean del régimen común.
Quien a pesar de no estar obligado a facturar, opte por expedir factura, deberá cumplir con la totalidad de los requisitos que exige el artículo 617 del Estatuto Tributario, con excepción de la solicitud de autorización de la numeración.
Requisitos de las Facturas. Art. 617 del Estatuto Tributario
* Estar denominada expresamente como FACTURA DE VENTA (Preimpreso).
* Apellidos y nombre o razón y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio (Preimpreso).
* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
* Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta (Preimpreso).
* Fecha de expedición.
* Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
* Valor total de la operación.
* El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura (Preimpreso).
* Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
La resolución de numeración expedida por la DIAN, tiene una vigencia de 2 (dos) años.
Los obligados a facturar deben solicitar autorización de numeración ante dependencia de la Dirección Seccional que cumplen funciones de Asistencia al Cliente, personalmente o por correo certificado. Cuando la solicitud sea presentada por una persona diferente al representante legal o apoderado, ésta se recibirá, si sobre la misma se realizó presentación personal ante notaría con el fin de garantizar la autenticidad de quien la suscribe.
El trámite deberá realizarlo el responsable, su representante legal o su apoderado, diligenciando el formulario 1302 “Solicitud sobre numeración de facturación”, el cual está dispuesto en nuestra página web www.dian.gov.co por el link de ayuda ingresando a la opción “Formatos Facturación”, indicando los intervalos de numeración consecutiva requeridos. Además, debe presentar copia de la cédula de ciudadanía del solicitante o representante legal.
Documentos equivalentes a la Factura
Cuando los prestadores de servicios o vendedores de bienes opten por expedir documento equivalente a la factura, no es necesario identificar el nombre o razón social y NIT del adquiriente.Son documentos equivalentes:
* Los tiquetes de máquina registradora.
* Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
* Los tiquetes de servicio de transporte de pasajeros.
* Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.
* Las pólizas de seguro, títulos de capitalización y sus comprobantes de pago.
* Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantías.
* La factura electrónica.
* El Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias para los responsables del régimen simplificado.
* Los registros automatizados internos de la empresa que presta el servicio telefónico de larga distancia nacional e internacional desde teléfonos públicos.
* Contratos de medicina prepagada y afiliaciones a planes de salud.
* En la venta de loterías, rifas y apuestas al público, la boleta, fracción o formulario.
* Los contratos celebrados con extranjeros sin domicilio o residencia en el país.
* Los tiquetes expedidos para el cobro de peajes.
* El documento expedido para el pago de honorarios a miembros de juntas directivas.
* El certificado de liquidación de las comisiones expedido por las bolsas de valores.
* La nómina donde consten los descuentos efectuados a los trabajadores, originados en la venta de bienes o prestación de servicios por parte del empleador.
* El certificado al proveedor que expidan las sociedades de comercialización internacional por las mercancías que reciban.
* El comprobante de liquidación en bolsa expedido por las sociedades comisionistas de bolsa por concepto de las comisiones originadas en operaciones realizadas a través de una bolsa.
También son documentos equivalentes a la factura, los que comprueban la compra o adquisición de un bien o servicio, por parte de un régimen común a un régimen simplificado o no comerciante.
Estos últimos documentos deben cumplir los siguientes requisitos, sin que se requiera que alguna de ellos se encuentre preimpreso:
* Apellidos y nombre o razón social ddel vendedor y NIT.
* Apellidos y nombre o razón social del adquiriente y NIT.
* Numeración consecutiva.
* Fecha de la operación.
* Descripción del bien.
* Valor total de la operación.
