Tratándose de la Junta Directiva, como órgano colegiado de administración por excelencia, su obligación legal de elaborar actas para recoger en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve a cabo, se encuentra contemplada en el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, cuando al relacionar las personas y actos sujetos a registro mercantil, incluye entre estos últimos, los libros de actas de asambleas y juntas de socios “así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles”.
Es así, que frente a los requisitos y formalidades que toda acta deba cumplir, en gran parte de las empresas se genera una inquietud que versa sobre ¿qué sucede frente a la imposibilidad de la firma de un acta de junta directiva por parte de quienes actuaron como Presidente y Secretario en la reunión adelantada?, situación que no puede pasar desapercibida, esto ya que en la práctica empresarial puede pasar, y es aquí y con sustento tanto del Código de Comercio y lo reiterado por la Superintendencia de sociedades, donde se señala y orienta tanto la firma del presidente y del secretario, puede efectivamente sustituirse con la firma del Revisor Fiscal, iniciativa que sería viable siempre que el profesional de la contaduría pública en calidad de revisor fiscal hubiere concurrido a la celebrada reunión, bajo la consideración de que a dicho profesional le asiste derecho de intervenir en las deliberaciones de la Junta Directiva cuando sea citado a ellas, claro está, sin derecho a voto alguno.
No obstante, y en el evento que de igual manera se imposibilite de la asistencia y firma del revisor fiscal, el órgano colegiado podrá optar por la inclusión de las decisiones de las que da cuenta el acta que carece de las indicadas firmas, en un acta posterior y por ende correspondiente a una nueva reunión, en la que la misma junta directiva consienta expresamente en incluir, logrando subsanar la omisión, reafirmando las decisiones que fueran adoptadas en oportunidad anterior, a través de la respectiva constancia en el acta que se levante de esa nueva y posterior reunión.
Cordialmente,
Abel Cupajita Rueda Diana Carolina Ramirez Barrera
Lawyer Partner & CEO Lawyer Partner Senior
