Con las exigencias de la Superintendencia de Sociedades en materia de prevención de riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional, las compañías se ven en la necesidad de implementar el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos y financiación del terrorismo (SAGRILAFT) y el programa de transparencia y ética empresarial (PTEE).
En esa etapa de implementación se pueden cometer los siguientes errores:
Diagnóstico
I. No conocer el entorno, materialidad actvidad y las características propias de las compañias.
II. No tener en cuenta las políticas y/o procedimientos formales de que dispone la compañía, con el término formal se hace referencia a los documentos aprobados por la junta directiva o el máximo ente.
III. Prescindir de los procedimientos informales de la compañía, con el término informal se hace referencia a labores que realizan en el día a día los empleados y administradores para el desarrollo de sus procesos, pero que no se encuentren documentados.
IV. No realizar las entrevistas con líderes de cada proceso, siendo esto de vital importancia para determinar los posibles riesgos a que se encuentran expuestos.
Elaboración de documentos
1 Redactar manuales complejos y de difícil entendimiento para las partes interesadas.
2 Elaborar políticas y/o procedimientos sin realizar una retroalimentación con los funcionarios de las compañías. En nuestra experiencia muchas veces nos encontramos con líderes de procesos de áreas como recursos humanos, compras y comercial que no conocen las nuevas directrices para cumplir con el SAGRILAFT y PTEE, qué
documentos deben solicitar a las contrapartes, qué medidas deben tomar si evidencian posibles riesgos, entre otras situaciones.
3 Crear matrices de riesgos sin los controles adecuados. Un control eficiente debe distinguir el área o cargo responsable, la periodicidad con que se realiza, si es manual o si se utiliza alguna herramienta tecnológica, el tipo de control (correctivo, preventivo,detectivo).
4 Elaborar formatos de conocimiento de contrapartes (asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores), que no sean adaptables o útiles para las compañías. Un formato que no guarde relación con la actividad de la compañía o que genere reprocesos en la vinculación de contrapartes, puede afectar las negociaciones.
5 No adicionar a sus contratos con contrapartes las cláusulas de cumplimiento. Para estos programas se debe salvaguardar a las compañías a través de cláusulas que manifiesten que si se incumple con el SAGRILAFT o PTEE se da por terminada la relación laboral o comercial.
Oficial de Cumplimiento
1 Designar un oficial de cumplimiento que no cuente con la experiencia y conocimiento necesarios. De acuerdo a las circulares el oficial de cumplimiento debe contar con mínimo 6 meses de experiencia en la administración de estos programas y acreditar a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar en materia de administración y gestión de estos riesgos.
2 Nombrar un oficial de cumplimiento que no se encuentre domiciliado en Colombia.
Canales de comunicación
1 No implementar canales donde se puedan recibir reportes de posibles incumplimientos al SAGRILAF y PTEE o denuncias relacionadas con estos programas. No es necesario destinar grandes presupuestos para desarrollar dichos canales, si la compañía cuenta con una página web y una sección destinada a recibir PQRs, puede modificarla para recibir posibles actos de corrupción, de lavado de activos entre otras tipologías. También puede optar por crear correos electrónicos o disponer de líneas telefónicas para recibir denuncias..
2 No garantizar el anonimato y la confidencialidad de los denunciantes.
Para evitar caer en estos errores en la implementación del SAGRILAFT y PTEE, las compañías tendrán programas ajustados a sus propias realidades y a sus necesidades. Sus funcionarios tendrán sus roles correspondientes y sabrán qué medidas y controles deben tomar para reducir los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional.
