El 3 de agosto de 2021 se dio a conocer la nueva modalidad de empleo en Colombia nombrada “trabajo remoto”, siendo una forma de contratación en el país que se suma al trabajo presencial, el teletrabajo y mientras subsista el trabajo en casa.

Este tipo de contratación es actualmente una fuerte tendencia mundial y que en Colombia se entiende como:  una forma de ejecución del contrato de trabajo en la cual la relación laboral, desde su inicio hasta su terminación, se debe realizar de manera remota mediante la utilización de tecnologías de la información y telecomunicaciones u otro medio o mecanismo, donde el empleador y el trabajador, no interactúan físicamente a lo largo de la vinculación contractual. En todo caso, esta forma de ejecución no comparte los elementos constitutivos y regulados para el teletrabajo y/o trabajo en casa y las formas que lo modifiquen.

Para el desarrollo del trabajo remoto se hará uso de las tecnologías ya existentes, o de las nuevas que pueda crear la compañía para un desarrollo más óptimo de la labor de acuerdo con sus necesidades.

Así mismo la modalidad de trabajo remoto posee características como:

    • La voluntariedad de las partes.
    • Se desarrollará totalmente de forma remota.
    • Solo podrá ser aplicada con las personas residentes en Colombia ya sean nacionales o extranjeras.
    • Posee el elemento de subordinación, obtención de salario, así como la prestación personal del servicio.
    • Igualdad con todos los trabajadores de la organización respecto de los niveles salariales, prestacionales y sindicales, así como de las normas de acoso laboral.
    • No existe exclusividad laboral (Excepción 1: salvo en los casos que por el cargo que ostenta el trabajador manipule información sensible, el empleador podrá solicitar dicha exclusividad para salvaguardar sus intereses y deberá ser acordada entre las partes) (Excepción 2: para los trabajadores que laboren al servicio de entidades públicas si aplica la exclusividad).

Es de resaltar que al ser el trabajo remoto, una modalidad de empleo en la cual todas las etapas contractuales y precontractuales deben ser desarrolladas de esta forma, para la firma del contrato de trabajo, así como para la ejecución común de las labores deberá implementarse la firma electrónica, o el One Time Password que busca la identificación plena del trabajador, y de este tema puntual debemos mencionar que en caso de que el empleado no cuente con estas herramientas el costo de su obtención correrá a cargo del empleador.

Así mismo teniendo en cuenta que el trabajador remoto podrá manejar información sensible desde el lugar que desarrolle sus laborales el empleador se encuentra en la facultad de solicitar un acuerdo de confidencialidad, el cual buscará la preservación de la información de la compañía.

En lo que respecta a las condiciones de Salud ocupacional tenemos que:

1. La empresa deberá realizar exámenes médicos de ingreso, periódicos y de egreso

2. La ARL deberá dar el visto bueno del lugar donde el trabajador remoto desempeñe su labor, garantizando así que cumpla con el mínimo de los requerimientos de seguridad y salud en el trabajo y propiciando el auto cuidado

3. Y los trabajadores deberán ser parte del SG-SST por el principio de igualdad

Frente a las condiciones propias del contrato estas podrán ser acordadas entre las partes, respecto del tiempo, el modo de ejecución, y los periodos de remuneración (art. 134 C.S.T.), sin desconocer la jornada máxima legal; así mismo se tendrá un día descanso remunerado y habrá lugar al pago de las horas extras que se causen, siempre que, se hayan pactado de común acuerdo entre empleador y trabajador.

Particularmente frente a la jornada indica la ley que esta se sujetará a lo consagrada en la norma, y/o convenciones colectivas, sin embargo, dicha jornada será distribuida en la semana y no implicaría un cumplimiento estricto del horario al día, teniendo como única excepción a la regla de la jornada los cargos de dirección, manejo y confianza.

Las herramientas de trabajo estarán a cargo del empleador, tanto equipos como conexiones, programas tecnologías, instrumentos, (teniendo en cuenta lo plasmado en el artículo 39 del C.S.T.), tales como:

1. Garantizar medios tecnológicos y de ambiente requeridos

2. Determinar las funciones, los días y los horarios en que el trabajador remoto realizara las tareas con el fin de identificar cuando se presente un accidente laboral

3. Definir responsabilidades de custodia de trabajo y fijar procedimiento de entrega por parte del empleador al trabajador

4. Definir medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador remoto

El empleador podrá verificar que la conexión con la que cuenta el empleado sea apta para desempeñar las funciones, teniendo en cuenta que es factor fundamental en el desarrollo de las labores.

Es de tener en cuenta que, si el trabajador remoto no cuenta con la información fundamental, herramientas, programas, etc, o se presentan fallas que fueron manifestadas previamente por esté el empleador no podrá dejar de remunerar al empleado por estas razones.

Por otro lado, la ley faculta al empleador para implementar una plataforma, aplicación o herramienta tecnológica que sirva para ser canal de comunicación, así como para el desempeño de sus labores, la cual puede incluir el manejo de procesos, la capacitación, los entrenamientos, realización de comités o reuniones e inclusive para la terminación del contrato.

El trabajo remoto no tendrá auxilio de transporte, no obstante, cuando el empleado sea requerido en las instalaciones por las excepciones que trataremos más adelante, tendrá derecho a una parte proporcional a la fijada por ley del valor del auxilio en mención.

Adicional, el empleador podrá controlar el cumplimiento de las obligaciones, funciones y deberes del trabajador remoto, ya sea mediante el uso de herramientas tecnológicas u otros medios o mecanismos, sin que se viole la intimidad y privacidad del trabajador y su derecho a la desconexión laboral, evitándose asignar cargas diferentes a las pactadas en la jornada laboral remota.

Si bien la norma general consagra que esta modalidad de trabajo es netamente remota, existen unas situaciones ocasionales en las que el trabajador podrá ser requerido a las instalaciones del empleador tales como:

    • Para la verificación de los estándares y requisitos que deben cumplir las herramientas y los equipos de trabajo para la realización de la labor
    • Cuando se deban instalar o actualizar manualmente en los equipos de trabajo algún programa o software para el desempeño de sus labores
    • Cuando el trabajador presente reiteradamente el incumplimiento de sus funciones y eventualmente sea citado para proceso de descargos laborales, así como las demás citaciones que se adelanten para un proceso sancionatorio o disciplinario

Frente a la forma de terminación del contrato de trabajo ésta igualmente será de forma remota, pero sin alterar las condiciones del contrato, respetando término de duración y teniendo en cuenta las normas particulares para la terminación del contrato consagradas en el Código Sustantivo del Trabajo.

Con los trabajadores que tengan un tipo de contrato diferente se podrá realizar la variación a un contrato de trabajo remoto siempre que las partes estén de acuerdo. Para efectos de este cambio lo recomendable sería realizar un “otrosí” al contrato de trabajo en el cual se tengan en cuenta las condiciones particulares de la modalidad de trabajo aquí estudiada.

Es de resaltar que la presente Ley trae consigo un disposición novedosa en temas laborales y es que cuando los trabajadores remotos, acrediten que tienen a su cargo, el cuidado de menores de 14 años, personas con discapacidad o adultos mayores en primer grado de consanguinidad,  que convivan con ellos y que requieran asistencia específica, tendrán derecho a horarios compatibles con la tareas de cuidado de su familiar y/o a interrumpir la jornada con autorización del empleador sin desmejoramiento de sus condiciones laborales.

Finalmente, la normatividad impone a cargo del gobierno o sus instituciones algunas obligaciones para el desarrollo de la ley de trabajo remoto, como que:

    • Será el Ministerio de Hacienda quien otorgue la autorización para poder operar, en trabajo remoto.
    • A partir de la expedición de la ley el Gobierno Nacional deberá designar a las entidades encargadas de estructurar, diseñar e implementar las políticas públicas mediante las cuales se regirá el trabajo remoto, mismas políticas que deberán ser evaluadas por el departamento nacional de planeación y su ejecución los primeros 5 años.
    • Para efectos de la seguridad social el gobierno deberá crear un mecanismo mediante el cual se realicen los formularios de afiliación de forma electrónica, en los cuales no se requiera la firma manuscrita de las partes y pueda radicarse remotamente.

La ley igualmente asigna a cargo de las ARL la creación de un programa de prevención, control y actuación de riesgos laborales, y rehabilitación en caso de accidentes o incidentes, y es deber del empleador a llegar a la hora de la afiliación en la ARL copia del contrato de trabajo, adjuntando formulario de afiliación y definición de las contingencias para cuantificar el riesgo en el que se encuentra el empleado, así mismo es obligación de la entidad hacer acompañamiento permanente garantizando una real seguridad y salud en el trabajo.

El formulario al cual se hace referencia deberá ser elaborado por las ARL en un término de 3 meses siguientes a la entrada en vigencia de esta ley y allí se deberá solicitar:

1. Descripción de actividades

2. Lugar en el cual se llevarán a cabo

3. El horario en el cual se ejecutarán

4. La clase de riesgo que le corresponde de acuerdo con las labores ejecutadas y el riesgo de la empresa o centro de trabajo

Este formulario deberá ser publicado en la página web de las Aseguradoras de Riesgos Laborales para que los empleadores puedan descargarlo y diligenciarlo cuando sea necesario.

En conclusión, el congreso de la república crea una nueva modalidad de empleo en Colombia destinada a flexibilizar horarios y espacios de desempeño, no obstante, la misma se irá conociendo a profundidad como mínimo en el próximo año, pues como se puede apreciar se encuentran pendientes la expedición de manuales y formatos propios para implementar este tipo de contratación en las compañías.

Laura Juliana Alfonso González
Asesora Legal
Russell Bedford RBG