El cierre contable es el cálculo final que se realiza producto del ejercicio de las operaciones de una empresa al 31 de diciembre de cada año. Es un proceso de análisis y ajuste de cuentas que permite conocer el resultado de una organización que se lleva a cabo inmediatamente inicia el año, pero que debe tener una adecuada y minuciosa planeación.
Una de las connotaciones que tiene el cierre es que es un procedimiento complejo y demandante, lo anterior atendiendo al deber de entregar una información financiera útil, de calidad y oportuna que permita una adecuada toma de decisiones por parte de todos los usuarios interesados. Por tanto, en aras de tener un resultado exitoso, es necesario realizar una planeación adecuada, que incluya todos los procesos a desarrollar y que permita diferenciar aquellas áreas que requieren más tiempo y recursos para lograr revelaciones adecuadas
Así pues, se deben incorporar validaciones de cierre que permitan tener certeza sobre dos asuntos puntuales; el primero, que todos los hechos económicos y transacciones del periodo se encuentran incorporados en la contabilidad, y segundo que reflejan fielmente la realidad económica de la empresa. En este sentido, el registro de las operaciones se debe realizar en el periodo correspondiente, y haciendo uso de herramientas como el ambiente de facturación dispuesto desde la plataforma de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, donde es posible visualizar y descargar los listados de las facturas emitidas y recibidas, de manera que se puede corroborar si se están incluyendo la totalidad de las transacciones e intrínsecamente se ejerce un mecanismo de control interno en la empresa.
Por otro lado, se debe revisar si se ha estado dando cumplimiento a las políticas contables de la organización y al marco normativo de información financiera aplicable a la empresa, lo que se refleja en el entendimiento y aplicación de los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos.
Ahora bien, teniendo claras estas premisas y para lograr un cierre ordenado, es ideal cumplir una serie de pasos, así:
1. Verificar el marco técnico normativo que le aplica a la organización; con la ley 1314 del 2009 se adoptaron las normas internacionales de información financiera (NIIF) en Colombia, y a partir de esta se establecieron tres grupos, por lo que es importante revisar el grupo al que pertenece; por las particularidades que pueda haber en los registros, estimaciones y ajustes que se puedan presentar, información que se encuentra contenida en el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 y sus modificatorios
2. Revisar y hacer conciliación de cuentas. Para surtir este paso es importante listar cada uno de los rubros que conforman el balance a 31 de diciembre del año en curso y avanzar en el análisis de cada cuenta para poder detectar los errores y hacer los ajustes correspondientes. Verbigracia, se detallan algunas categorías:
2.1 Efectivo y equivalentes al efectivo: se presentan los saldos reales, el saldo del extracto y de la cuenta auxiliar debe ser el mismo.
2.2 Inversiones: cálculo de intereses, incluyendo costos y gastos de transacción. De acuerdo a la normativa, se debe realizar el ajuste al valor razonable de las acciones a cierre.
2.3 Cuentas comerciales por cobrar: analizar indicios de deterioro y la amortización de los intereses.
2.4 Anticipos: revisión de aquellos pendientes de facturar y establecer cuáles son realmente los recursos controlados por la empresa producto de sucesos pasados de los cuales espera obtener beneficios económicos futuros.
2.5 Inventarios: revisión de los costos de ventas, el deterioro de las mercancías y los ajustes que se puedan ocasionar por el valor neto de realización.
2.6 Propiedad, Planta y Equipo: depreciación, revisar las diferencias fiscales que puedan surgir por los límites máximos de depreciación de acuerdo a la normativa fiscal.
2.7 Pasivos financieros: cálculo de los intereses y los costos de transacción de acuerdo a la normatividad contable aplicable.
2.8 Pasivos por nomina: Cierre por terceros, consolidación de prestaciones sociales y cierre de documentos electrónicos.
2.9 Impuestos: A nivel contable es importante conciliar las cifras presentadas en las declaraciones de IVA, Renta e ICA y si se presentan diferencias tener las justificaciones correspondientes. Además, de revisar que los saldos del balance son los mismos a los estados de cuenta de la DIAN y secretarías de hacienda correspondientes.
3. Realizar ajustes, contabilizaciones pendientes y estimaciones contables.
4. Calcular la provisión de renta, depurando y el impuesto que se incorpore a 31 de diciembre de 2022 debe ser lo más aproximado al saldo real a pagar por el periodo
gravable 2022
5. Hacer cierre de cuentas de resultados en el software contable.
Finalmente, es importante dar claridad sobre las diferencias que se pueden presentar a cierre y que surgen producto de las presunciones fiscales o las estimaciones contables según sea el caso, cuando se habla de las primeras se afectan las cuentas del estado de resultados, las diferencias que se generan son permanentes, no hay cálculo de impuesto diferido y los ajustes que se realizan se llevan a la declaración del impuesto de renta y se reconocen en el formato 2516, que es un anexo al formulario 110 en el cual los contribuyentes obligados a llevar contabilidad reportan diferencias entre su contabilidad y declaración de renta.
Las estimaciones contables pueden llegar a impactar el resultado del ejercicio notoriamente, se llegan a revertir a futuro cuando el activo se venda o el pasivo se liquide, por lo que esto origina diferencias temporarias, generan impuesto diferido y no se tienen en cuenta para la declaración del impuesto a la renta, pero sí para el formato 2516.
Una de las diferencias que origina el cálculo del impuesto diferido, es la valoración de propiedades de inversión, por lo que se deben ajustar a su valor razonable las depreciaciones por los límites fiscales existentes, las provisiones de cartera, la diferencia en cambio, los gastos preoperativos y los intereses implícitos.
En conclusión, realizar un cierre contable ordenado y con antelación no solo permite conocer la situación actual de la empresa, comprobar saldos de proveedores y clientes o pasivos inexistentes; sino que facilitará el proceso de elaboración de los Estados Financieros.
