Como es bien sabido, el artículo 631 – 5 del Estatuto Tributario y siguientes, así como la Resolución DIAN 164 del 27 de diciembre de 2021 (modificada por la Resolución 00037 de 2022 y por la Resolución 01240 de 2022 del 28 de septiembre de 2022) dispuso y reglamentó lo correspondiente a la obligación formal del Registro Único de Beneficiarios Finales-(RUB) ante la Administración Tributaria, la cual, básicamente, es indicar la información de las personas naturales que finalmente controlan o poseen, directa o indirectamente, personas jurídicas, establecimientos permanentes y entidades sin personería jurídica.
Así las cosas, a continuación se resaltan las principales características de esta obligación:
1. ¿Qué es el Registro Único de Beneficiarios Finales?
El Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) es una obligación formal a través de la cual las personas jurídicas, y estructuras sin personería jurídica, o similares, deben suministrar la información de las personas naturales beneficiarios finales. Este registro es parte integral del Registro Único Tributario (RUT) y constituye el único mecanismo para suministrar la información relativa a los beneficiarios finales.
2. ¿Quiénes están obligados a reportar?
De acuerdo a la Resolución DIAN No. 164 del 27 de diciembre de 2021, se encuentran obligadas a identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar la información concerniente con el Registro Único de Beneficiarios Finales, los siguientes:
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- Sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro, de conformidad con lo establecido en el artículo 12-1 del Estatuto Tributario, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren inscritas o listadas en una o más bolsas de valores.
- Establecimientos Permanentes de conformidad con lo establecido en el artículo 20-1 del Estatuto Tributario.
- Estructuras sin personería jurídica o similar, en cualquiera de los siguientes casos: Las creadas o administradas en la República de Colombia, las que se rijan por las normas de la República de Colombia y, las que su fiduciario o posición similar o equivalente sea una persona jurídica, nacional o persona natural, residente fiscal en la República de Colombia.
3. ¿Quiénes no están obligados a suministrar información en el RUB?
Las siguientes personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similar no se encuentran obligadas a suministrar la información de Beneficiarios Finales:
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- Entidades, establecimientos u organismos públicos, entidades descentralizadas y sociedades nacionales en las que el cien por ciento (100%) de su participación sea público.
- Embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno nacional.
4. ¿Cuáles son los criterios para la determinación del beneficiario final?
Será beneficiario final la persona natural que cumpla con alguno de los siguientes criterios:
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- Ser titular (directa o indirectamente) del 5% o más del capital o los derechos de voto.
- Que se beneficie en un 5% o más de los activos, rendimiento o utilidades.
- Ejerza control por medios diferentes a los señalados anteriormente.
- Cuando no se identifique ningún beneficiario final bajo los criterios señalados, se considerará como beneficiario final al representante legal, o a quien ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.
Es necesario señalar que, si los accionistas de la Persona Jurídica obligada al RUB son otras personas jurídicas, se deberá requerir a estas la información de su composición accionaria, y así sucesivamente hasta llegar a la persona natural final.
Así mismo, los porcentajes que se deben indicar en el RUB deben corresponder a los porcentajes de participación o beneficio de cada beneficiario final, considerados de manera individual y no conjuntamente.
Por último, si después de haber agotado todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales (debida diligencia), no fuese posible identificar a uno o más de estos, se deberá indicar tal situación en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) y exponer los motivos que sustenten dicha situación.
5. ¿Qué contiene el Registro Único de Beneficiarios Finales?
Los obligados a suministrar información en el RUB deberán indicar la siguiente información respecto de cada uno de sus beneficiarios finales, según el caso:
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- Tipo de documento.
- Número de identificación y país de expedición.
- Número de Identificación Tributaria (NIT) o equivalente funcional y país de expedición.
- Nombres y apellidos.
- Fecha y país de nacimiento.
- País de nacionalidad.
- Ubicación, incluyendo la siguiente información: País de residencia, departamento o estado, ciudad, dirección, código postal, correo electrónico.
- Criterios de determinación del beneficiario final.
- Porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica.
- Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar.
- Fecha desde la cual tiene la calidad de beneficiario final o existe la condición.
- Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o de existir la condición.
Para lo anterior, se recomienda remitir un formato a las personas naturales identificadas como beneficiarios finales para que diligencien todos los datos requeridos.
Esta información debe ser suministrada por medio de los formatos 2687 y 2688 mediante el sistema informativo de la DIAN. Con el formato 2687 “Reporte Beneficiarios Finales” se realiza el cargue de la información de los beneficiarios de forma individual en el servicio de Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB.
6. ¿Debo actualizar el RUT para el cumplimiento del Registro Único de Beneficiarios Finales?
Las personas jurídicas, estructuras sin personerías jurídicas (ESPJ) o similares deberán actualizar su Registro Único Tributario, incluyendo la obligación 55, la cual corresponde a “Informante Beneficiarios Finales”.
7. ¿Puedo actualizar la información reportada en el RUB?
La actualización deberá efectuarse de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la DIAN, determinando si, al primer (1°) día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, hubo modificaciones respecto de la información suministrada en el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB).
8. ¿Debo conservar la información reportada en el RUB?
Los obligados a suministrar información en el Registro Único de Beneficiarios Finales deberán conservar los soportes de la información suministrada y la debida diligencia realizada, por el término de 5 años, contados a partir del 1° de enero del año siguiente en que se suministra, mantiene, actualiza o elimina la información en el RUB.
9. ¿Cuál es el plazo para suministrar la información?
El suministro inicial de la información por parte de las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica, o similares, constituidas o creadas con anterioridad al 31 de mayo de 2023, debe hacerse a más tardar el 31 de julio de 2023.
En caso de que las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares sean constituidas o creadas a partir del 1 de junio de 2023, deberán suministrar la información del RUB dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de inscripción en el RUT.
10. ¿Existe un régimen sancionable?
Frente al Registro Único de Beneficiarios Finales se pueden generar las siguientes sanciones:
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- Cuando el obligado a suministrar información en el RUB, no la suministre, la suministre de manera errónea o incompleta, y/o no la actualice, será sancionado según lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario, es decir, se clausurará el establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en el suministro, o se le impondrá una multa equivalente a una (1) Unidad de Valor Tributario (UVT) por cada día de retraso en el suministro para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.
- Cuando la información suministrada corresponda a datos falsos, incompletos o equivocados, la multa será el pago de cien (100) UVT.
- Si no se suministra la información relativa a la debida diligencia o el contenido presenta errores o no corresponde a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
- Cuando las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares no suministren la información y/o suministren información falsa al obligado a suministrar la información en el Registro Único de Beneficiarios Finales, podrán ser objeto de sanciones civiles y/o penales de acuerdo con la legislación nacional.
“El abuso en las obligaciones de suministro de información” se entenderá como provecho tributario contenido en el artículo 869 del Estatuto Tributario y todas las demás sanciones a que haya lugar determinadas por el estatuto tributario.
