Resumen: “Los ingresos recibidos actuando en calidad de agente se reconocen como un pasivo (ingresos recibidos para terceros) y únicamente se reconoce como ingreso la comisión por gestión en el negocio”.

CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) Respetuosamente me dirijo ante ustedes en busca de la solución a algunas inquietudes relacionadas con el momento de reconocimiento y las partidas que afectarían mis Estados Financieros la actividad principal que mueve mi negocio como comerciante, la cual está relacionada con actividades inmobiliarias que inician con la suscripción de un contrato de mandato y que paso a explicar de manera general a continuación:

La inmobiliaria suscribe contrato de mandato con el propietario de un inmueble para que esta lo ponga en arrendamiento y transfiera al mandante lo recaudado por dicho concepto después de deducir la comisión que cobra la inmobiliaria por su gestión.

Los inmuebles se rentan tanto para uso residencial como para uso comercial, algunos propietarios pertenecen al régimen común y por ello deben facturar y pagar IVA periódicamente a la Administracion de impuestos (DIAN) por lo correspondiente al canon de arrendamiento comercial, además deben Llevar contabilidad bajo el principio de acumulación o devengo; lo que obliga a llevar un control de los canon facturados y los recaudos por parte de la inmobiliaria para transmitir dicha información tanto a los propietarios (mandantes) como a la DIAN.

De igual manera, los inmuebles generan gastos que posteriormente se descuentan a los propietarios de lo recaudado por canon de arrendamiento, entre ellos este la administración que se cobra igualmente al inquilino pero que se paga a la propiedad horizontal (NO al propietario).

De lo anterior, me surgen los siguientes interrogantes: (…)

1. Cuál es el tratamiento contable que se debe dar en la contabilidad del mandatario a las facturas de arrendamiento que mensualmente se generan a los inquilinos?

2. Cuál es el tratamiento contable que se debe dar por parte del mandatario a los cobros de Administracion que mensualmente genera a los inquilinos?

3. El mandatario debe reconocer en su contabilidad una cuenta por cobrar al inquilino y una por pagar al propietario por concepto de canon de arrendamiento?

4. El mandatario debe reconocer una cuenta por cobrar al inquilino y una por pagar a la propiedad horizontal por concepto de administración?

5. En qué momento debe reconocer tanto el canon de arrendamiento coma la administración del inmueble? En el momento de generar la factura y cuenta de cobra al inquilino o en el momento del recaudo de dichos conceptos? Lo anterior, teniendo en cuenta que algunos propietarios (mandantes) pertenecen al régimen común y están obligados a facturar y otros por su parte no ostentan dicha calidad.

6. Pasando a otro aspecto, solicito aclaración respecto a si el inmueble de mi propiedad en el cual resido debe hacer parte de los activos en mis Estados Financieros; lo anterior, teniendo en cuenta que ejerzo mi actividad mercantil como persona natural y mi vivienda no
hace parte de ninguna manera de mi actividad como comerciante (...)

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Respecto de las preguntas realizadas por el peticionario, es importante mencionar que mediante concepto 2018-0430 manifestó lo siguiente:

“Aspectos para tener en cuenta en la contabilidad del mandatario

Para efectos del reconocimiento que debe realizar el mandatario, este debe determinar si actúa como agente o si actúa como principal. Los elementos que permitirían establecer si la entidad actúa como principal, y no como agente, podrían ser los siguientes:

• La entidad tiene la obligación fundamental de proporcionar bienes o servicios al cliente, o de cumplir con el pedido; por ejemplo haciéndose responsable de la aceptabilidad de los productos o servicios solicitados o comprados por el cliente.

• La entidad puede, a discreción, establecer los precios, tanto de manera directa como indirecta, por ejemplo, brindando bienes o servicios adicionales.

• La entidad asume el riesgo de crédito del cliente.

Una entidad actúa como agente cuando no está expuesta a los riesgos y ventajas significativos asociados con la venta de bienes o a la prestación de servicios. Se considera que una entidad actúa como agente cuando el monto de su ganancia es predeterminado, ya sea una
comisión fija por transacción o un porcentaje establecido del monto facturado al cliente1. Normalmente en un contrato de mandato, el mandatario actúa en calidad de agente y el mandante en calidad de principal.

Cuando el mandatario actúa en calidad de agente, los ingresos recibidos por parte de este se deben reconocer como un pasivo (ingresos recibidos en contratos de mandato, o ingresos recibidos para terceros), y la remuneración pactada entre las partes se reconoce como un
ingreso por comisión o por los servicios de administración de contratos de mandato.

Cuando el mandato consiste en realizar una actividad o pagar en nombre del mandatario, el reconocimiento contable de la transacción debe realizarse de acuerdo con lo pactado contractualmente, de tal manera que en el estado de situación financiera debe identificarse
claramente las cuentas por cobrar o por pagar derivadas de contratos de mandato y los ingresos recibidos por concepto de comisión o servicios de administración del mandato”.

¿Cuál es el tratamiento contable que se debe dar en la contabilidad del mandatario a las facturas de arrendamiento que mensualmente se generan a los inquilinos?

¿Cuál es el tratamiento contable que se debe dar por parte del mandatario a los cobros de Administración que mensualmente genera a los inquilinos?

¿EI mandatario debe reconocer en su contabilidad una cuenta por cobrar al inquilino y una por pagar al propietario por concepto de canon de arrendamiento?

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1 Tomado del módulo entrenamiento de NIIF para PYMES sección 23

¿El mandatario debe reconocer una cuenta por cobrar al inquilino y una por pagar a la propiedad horizontal por concepto de administración?

Los ingresos recibidos actuando en calidad de agente se reconocen como un pasivo (ingresos recibidos para terceros) y únicamente se reconoce como ingreso la comisión por gestión en el negocio.

De acuerdo con lo anterior, al momento de realizar la factura por parte del mandatario o inmobiliaria, el registro contable sugerido sería el siguiente:

¿En qué momento debe reconocer tanto el canon de arrendamiento coma la administración del inmueble? En el momento de generar la factura y cuenta de cobra al inquilino o en el momento del recaudo de dichos conceptos? Lo anterior, teniendo en cuenta que algunos propietarios (mandantes) pertenecen al régimen común y están obligados a facturar y otros por su parte no ostentan dicha calidad.

El mandatario deberá reconocer la transacción de conformidad con lo estipulado en los contratos, tanto entre el mandatario y el propietario del bien, como el de la inmobiliaria (mandatario) con el arrendatario. Respecto de las obligaciones tributarias y sus efectos, estos deberán consultarse con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.

Pasando a otro aspecto, solicito aclaración respecto a si el inmueble de mi propiedad en el cual resido debe hacer parte de los activos en mis Estados Financieros; lo anterior, teniendo en cuenta que ejerzo mi actividad mercantil como persona natural y mi vivienda no hace parte de ninguna manera de mi actividad como comerciante (...)” 

Respecto de la contabilidad de persona naturales, las recomendaciones son las siguientes:

Cuando una persona natural está obligada a llevar contabilidad, o la lleva voluntariamente como un medio de prueba, conforme a los requerimientos establecidos en el reglamento, en su contabilidad debe reconocer todos sus activos y pasivos, y todos sus ingresos y sus gastos, sin perjuicio de que una parte de ellos estén asociados a sus actividades personales o comerciales; por lo anterior, se debería
reconocer en sus estados financieros lo siguiente:

• En el estado de resultado integral deben incluirse todos los ingresos y gastos, lo que incluye los del negocio (actividades mercantiles) y los personales (manutención, familiares, recreación, educativos, entre otros).
• En el estado de situación financiera la totalidad de los activos, que incluyen los del negocio y los usados para fines personales (vivienda, casa de recreo, vehículos de uso personal, joyas y algunos enseres personales significativos) y sus pasivos.
• En el estado de flujos de efectivo, la totalidad de los flujos relacionados con los negocios, los relacionados con la adquisición de activos usados para fines personales, así como los gastos personales.

Lo anterior se deriva de que la persona natural obligada a llevar contabilidad, o que la lleva de manera voluntaria, debe incluir los bienes personales y los de su negocio.

Respecto de los activos de uso personal, estos se reconocerían como activos, siempre que cumplan con la definición de activo descrita en los marcos normativos y que se cumplan con los criterios establecidos para su reconocimiento.

La definición de activo se centra en lo siguiente2:

Para que un activo se pueda reconocer es necesario que exista un derecho para la entidad o persona natural, pero también es necesario que aquellos derechos tengan el potencial de producir beneficios económicos más allá de los beneficios económicos disponibles para todo tercero, y que sean controlados por la entidad o persona natural (tomado del párrafo 4.9 del marco conceptual emitido por IASB en
2018).

Los criterios de reconocimiento establecidos en el marco conceptual se centran en la relevancia y representación fiel, la relevancia hace referencia a la existencia de un activo y a la probabilidad de generación de beneficios económicos; la representación fuel hace referencia a la fiabilidad de la medición, su presentación y la información a revelar.

En conclusión, para reconocer un activo de uso personal, por parte de una persona natural obligada a llevar contabilidad, se debe cumplir con la definición de activo y con los requisitos de reconocimiento establecidos en el marco conceptual y cada NIIF o sección en la cual se clasifique dicho activo.

Respecto de los gastos personales y los flujos de efectivo procedentes o utilizados en fines personales, se analizarían dos casos diferentes:

Usar el caso 1 o el 2, influencia en gran medida el rendimiento financiero de la persona natural y la forma como se presentan los flujos de efectivo de las actividades de operación, sin embargo, para este consejo se considera más apropiado presentar los gastos personales de la persona natural obligada a llevar contabilidad en el estado del resultado integral y no directamente en el patrimonio (como un menor valor de los resultados acumulados).

Entre las razones por las cuales se considera más relevante la presentación en el estado del resultado integral de los gastos personales, tenemos las siguientes:

• Los gastos personales, no se encuentran supeditados o limitados a los resultados de la persona natural, por lo que incluso, si la parte del negocio de la persona natural presentase pérdidas acumuladas, la persona natural seguirá incurriendo en gastos personales (diferente a las entidades en las cuales la distribución de utilidades se encuentra supeditada a la generación de recursos para la entidad).
• Los gastos personales afectan el rendimiento financiero de la persona natural y la proyección de sus flujos de efectivo, el contar con información de los gastos personales a través de la información financiera resultaría útil para un lector de la información financiera para realizar juicios relacionados con el suministro de bienes y recursos a la persona natural que informa.
• Habitualmente los gastos personales se financian con recursos de la persona natural que pueden derivarse de sus activos del negocio o incluso de activos de uso personal (una persona natural podría vender activos del negocio para adquirir activos de uso personal, o en sentido contrario).
• Es usual que una persona natural adquiera activos de uso personal comprometiendo recursos del negocio (adquisición de vivienda de uso personal tomando como proyección los flujos generados por el negocio).

Respecto de la presentación y revelación de los activos de uso personal, los gastos (ingresos) personales y los flujos de efectivo derivados de actividades personales, se realizan las siguientes recomendaciones:

• Los activos de uso personal se recomiendan presentarse de forma separada en el estado de situación financiera, en un rubro que podría denominarse “otros activos no financieros” o “activos no financieros relacionados con personas naturales”, y podrían incluir las joyas, obras de arte de uso personal, vehículos de uso propio o familiar, vivienda con fines familiares, casas de recreo, entre otros).
• Los activos financieros relacionados con actividades personales deben presentarse en los rubros adecuados de conformidad con el marco normativo aplicable (efectivo y equivalente al efectivo, inversiones en instrumentos de deuda o de patrimonio, entre otras).
• Los gastos relacionados con actividades personales, se recomienda presentarse de forma separada, en el estado de resultado del periodo, incluyéndolos en un ítem separados como “gastos personales”, los cuales se pueden presentar a opción del informante después de la ganancia operacional (en caso de presentar un estado de resultados por función) o en una naturaleza separada (en caso de presentar un estado de resultados por naturaleza).
• El estado de flujos de efectivo podría contener un rubro separado relacionado con los gastos personales de la persona natural o incluirse dentro de los rubros de presentación establecidos en dicho estado (NIC 7 o sección 7 de la NIIF para las PYMES).
• Los ingresos relacionados con actividades personales (salarios, entre otros) podrían también presentarse de forma separada en el estado de resultados de la persona natural obligada a llevar contabilidad.

El criterio de presentarlos de forma separado obedece únicamente cuando dichos activos de uso personal, o gastos personales representen partidas materiales, que puedan influenciar sobre las decisiones que puedan tomar los usuarios de la información financiera.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.