A partir del mes de septiembre de 2020 y como respuesta a la obligación de facturar electrónicamente impuesta por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN a todos los facturadores del país y en el caso particular a la Notarías, se inició la instalación del módulo de facturación electrónica, inicialmente para escrituración, encaminado a que las Notarías con el aplicativo SIN estuvieran trabajando bajo este sistema en diciembre de 2020, lo cual se logró en un porcentaje mayor al 90% de las notarías del país.

Posteriormente se implementó la factura electrónica al módulo de facturación de varios, lo cual se inició en el mes de julio de 2021 y a la fecha ya está en producción en el 100% de las notarías del país.

Así las cosas, los notarios que se encuentran actualmente habilitados como facturadores electrónicos y que utilizan el aplicativo SIN deben tener en cuenta lo siguiente:

SOBRE LOS PREFIJOS DE FACTURACIÓN:
1. Es obligación del Notario, tener habilitados los prefijos de facturación tanto en Mandatos (facturas de escrituración), como en POS (facturas de varios), para ello, se deben tener claras las fechas en que se vencen dichos rangos, lo cual puede ser consultado en la plataforma de la DIAN en la sección denominada “Participantes/Asociar Prefijos”.

2. La solicitud ante la DIAN de autorización de prefijos (cuando se solicita nueva numeración) o de habilitación (cuando se han vencido los 6 meses otorgados y todavía se cuenta con numeración), la debe realizar el Notario o quien este bajo su responsabilidad delegue, en la página web de la DIAN por el link transaccional/usuario registrado, utilizando las claves y contraseñas otorgadas por dicha entidad.

3. Se deben tener en cuenta tanto las fechas de vencimiento de los prefijos, como el último número del rango de facturación, para evitar quedar sin numeración y por lo tanto que las facturas no carguen en la plataforma de la DIAN y sean rechazadas.

4. Se debe consultar el aplicativo “localhost” todos los días que se hagan facturas, ya sean de escrituras (mandatos) o de varios (pos) para tener la seguridad de que fueron efectivamente cargadas, en caso contrario, cuando aparecen con la palabra “detalles” con fondo verde, se deben enviar manualmente y en caso de no lograr el cargue, se debe comunicar oportunamente al correo [email protected] , de conformidad con los  lineamientos impartidos mediante Circular No. 702 de 2021 sobre soporte técnico, ya que la DIAN solo admite facturas con máximo 10 días de fecha de expedición.

5. En caso de no poder acceder al aplicativo “localhost”, se debe solicitar apoyo igualmente a través del correo electrónico [email protected], ó al teléfono 018000910034 opción 3, pues se reitera que es necesario hacer la consulta diaria.

SOBRE EL USO DE FIRMA DIGITAL
La Ley 527 de 1999, reglamentó el uso de firmas digitales en los mensajes de datos y estableció la necesidad respecto de su uso en ellos, en los casos cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma.

La Ley 1579 de 2012, establece la obligatoriedad de remitir para trámite de registro los instrumentos, con el uso del certificado de firma digital siempre que se alleguen por medios electrónicos.

Por su parte, las Resoluciones 11 y 12 de 2021 y la Instrucción Administrativa No. 7 de 2021, expedidas por esta Entidad y que reglamentaron la prestación del servicio público Notarial, a través del proyecto Notarias Digitales, a su vez estableció el uso de firmas digitales en las escrituras públicas electrónicas.

Y por último, respecto de los procesos de Facturación electrónica, la DIAN a través de su reglamentación, ha señalado la obligatoriedad de la firma digital del facturador electrónico como elemento para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica.

Así las cosas y en atención a la relevancia que tiene el uso de los certificados de firma digital expedidos por las entidades acreditadas por la ONAC, se recuerda la obligatoriedad de su uso por parte de los Notarios, así como la responsabilidad que les atañe respecto de verificar la fecha de expiración de los mismos garantizando de forma constante su vigencia, para su respectiva validez jurídica, respecto de todo certificado de firma digital que posea el Notario, bien sea que use diferentes para firmado de escrituras y otro para facturación electrónica o se trate del mismo, ya que la Oficina de Tecnologías de la Información de esta Entidad, ha logrado identificar el uso de certificados expirados puntualmente en el proceso de Facturación electrónica ante la DIAN, lo cual causa el rechazo de las facturas, situación que es de responsabilidad exclusiva del notario y cuya conducta, se ha solicitado, sea reportada a esta Delegada para lo correspondiente a las funciones de IVC Notarial.

El titular de la Notaría, debe tener firma digital vigente la cual es expedida por autoridades de certificación autorizados por la ONAC. Las firmas tienen una vigencia de entre uno y dos años, según lo solicite el usuario de la firma y es por esto que se debe tener claridad de la fecha de vencimiento para hacer la solicitud correspondiente con anticipación ya que por el tiempo que persista el vencimiento, no se podrán subir facturas a la plataforma de la DIAN y dicha circunstancia resulta ser de su entera responsabilidad.

Cordialmente,

DANIELA ANDRADE VALENCIA

Superintendente Delegada

Información.

LUIS GERARDO CUBIDES SILVA
Jefe Oficina Tecnologías de la
Información.