Por estos días se viene presentando una duda generalizada relacionada con los avisos de recepción de facturas y el registro en el RADIAN de las facturas electrónicas. Al parecer, todo surge de la Resolución DIAN 85 de 2022 por medio de la cual se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico correspondiente y se dictan otras disposiciones.

Esta resolución tiene por objeto desarrollar todo lo relacionado con el registro de la factura electrónica en la plataforma RADIAN, requisito obligatorio cuando se requiera hacer circular la factura y cuyo objeto es permitir el registro, consulta y trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor que circulan en el territorio nacional, así como los eventos que se asocian a las mismas, por parte de los usuarios del RADIAN (endoso, aval, mandato, protesto, entre otros). El registro de la factura electrónica en la plataforma RADIAN, entonces, es exigible únicamente para quienes deseen hacer circular la factura de venta como título valor. Si usted o su empresa no negocian las facturas de venta, ni hacen operaciones de factoraje, ni requieren endosar las facturas para alguna finalidad de ley, no hay necesidad de preocuparse por el registro de las facturas.

Pero una cosa es el registro en el RADIAN y otra los avisos que se requieren para dotar la factura de condiciones para calificarse como título valor y como documento de soporte de los costos y gastos e IVA descontable. Sabido es que el artículo 616-1 del ET dispuso, para las facturas de ventas a crédito o con plazo para pago, la obligación del receptor de la factura de emitir varios avisos: de ‘recepción’ de la factura, de ‘recibo’ de los bienes o servicios y, por supuesto, la ‘aceptación’ de la factura. Estos avisos están desarrollados en el anexo técnico 1.8 de facturación electrónica que acompañó la Resolución DIAN 12 de 2021; sin embargo, la implementación de estos avisos como condición de deducibilidad de los costos y gastos en operaciones a crédito o con plazo para su pago ha sido dispuesta por la Resolución 85 para los tres meses siguientes a su publicación, es decir, el plazo para que se emitan los avisos señalados quedó fijado para julio 13 del presente año (D.O. 52006 de abril 13 de 2022), fecha a partir de la cual será inexcusable emitir los avisos señalados anteriormente. Por supuesto, los avisos señalados son requisito para lograr la deducción, pero igualmente, de cara al emisor de la factura, esos avisos son un requisito indispensable para registrar la factura ante el RADIAN.

Así las cosas, frente a la duda cotidiana que se viene presentando, lo que debemos saber es que obligatoriamente, todos los receptores de facturas de venta en operaciones a crédito o con plazo para su pago, deberán emitir los tres avisos señalados (aunque el tercero puede ser tácito) para dotar de validez la factura como soporte para lograr la deducción del costo o gasto respectivo y para tener derecho al IVA descontable, y también para permitir que el emisor de la factura pueda registrar la misma en el RADIAN. Si el receptor de la factura no está obligado a facturar (un banco, por ejemplo), de todas formas, tiene que hacer el proceso de emisión de los avisos y para ello tiene que legalizar su inscripción como facturador, siguiendo los lineamientos previstos en la Resolución DIAN 042 de 2020.

Se deriva de lo desarrollado, que los avisos son una realidad y deben ser implementados siguiendo los parámetros técnicos contenidos en el anexo técnico 1.8 arriba señalado, avisos que por mandato legal constituyen un requisito para obtener la deducibilidad del costo o gasto respectivo en operaciones que no sean de contado, y que para el emisor de la factura se constituyen en un elemento necesario para poder registrar sus facturas ante el RADIAN. ¿Aló?

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