Circular 016 DE 2022. Instrucciones de reporte anual de la información jurídica, financiera y contable por parte de las ESAL en Bogotá DC

Asunto: INSTRUCCIONES PARA EL REPORTE ANUAL DE LA INFORMACIÓN JURÍDICA, FINANCIERA Y CONTABLE POR PARTE DE LAS ESAL DOMICILIADAS EN BOGOTÁ D.C.

De conformidad con lo establecido en el numeral 16 del artículo 5º del Decreto Distrital 323 de 2016 y teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en el Decreto Distrital 848 de 2019 así como en los artículos 10, 12 y 15 de la Ley 1314 de 2009, la Secretaría Jurídica Distrital en coordinación con las demás entidades distritales que ejercen  inspección, vigilancia y control se dispone a orientar e instruir a las ESAL domiciliadas en Bogotá para la presentación de la información jurídica y financiera anualmente, en los términos que a continuación se ilustran.

1. Responsabilidades de la ESAL

De conformidad con la normativa contable vigente^[1], la ESAL es la responsable de la preparación de los estados financieros, la presentación de reportes de información financiera que le sea aplicable, y establecer las medidas internas de control necesarias para que los estados financieros estén libres de errores materiales.

Por lo anterior, las entidades sin ánimo de lucro con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, D.C., tienen el deber de presentar la información jurídica, financiera y contable de la vigencia establecida, ante el respectivo ente de inspección, vigilancia y control, independientemente del régimen tributario al que pertenezcan, de conformidad con lo dispuesto en el inciso tercero del parágrafo 1 del artículo 364-3 del Estatuto Tributario^[2].

Adicionalmente, los administradores de las ESAL^[3] deben velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, por tanto, también son responsables en la entrega de la información a la autoridad competente.

A su vez, de conformidad con lo establecido en los artículos 181^[4] y 422^[5] del Decreto 410 de 1971, las ESAL deben llevar a cabo, por lo menos una vez al año, la asamblea general ordinaria para aprobar o improbar los estados financieros, el informe de gestión y el proyecto de destinación de excedentes de la vigencia anterior.

En este sentido, la reunión ordinaria de que trata el artículo 422 ibídem, correspondiente al cierre del ejercicio contable del año inmediatamente anterior, deberá llevarse a cabo de manera presencial, mixta o no presencial, en la fecha o período señalado en los estatutos; y a falta de ésta deberá realizarse a más tardar el 31 de marzo de cada año.

Las reuniones celebradas después de la fecha límite se considerarán extemporáneas y la respectiva entidad de inspección, vigilancia y control podrá imponer las sanciones a que haya lugar.

2.  Revisores fiscales.

2.1.  Entidades obligadas a tener revisor fiscal.

De conformidad con el numeral 3 del artículo 203 del Decreto 410 de 1971 y lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1314 de 2009, reglamentada por los Decretos Nacionales 1851 de 2013 y 302 de 2015 la obligatoriedad del revisor fiscal para las ESAL, surge cuando se presente alguno de los siguientes supuestos:

- Cuando dicho cargo se estipule en los estatutos, en concordancia con el artículo 40 del Decreto Nacional del 2150 de 1995.

- Cuando los: “(…) activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos (…)”^[6].

El revisor fiscal es el responsable de evaluar el cumplimiento de los requisitos legales, de los marcos técnicos normativos contables y de información financiera con referencia a estándares internacionales^[7], en relación con el dictamen de los estados financieros de la ESAL.

2.2.  Responsabilidad del revisor fiscal.

De acuerdo con las funciones del revisor fiscal de que trata el artículo 207 del Decreto 410 de 1971, lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, y demás normas relacionadas, las responsabilidades que le asisten al contador que ejerce la revisoría fiscal, son las siguientes:

- Civil:  por los perjuicios que le ocasione a la ESAL, sus asociados o miembros y a terceros, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 211 del Código de Comercio.

- Administrativa: por el incumplimiento de las funciones previstas en la ley, o las cumpla irregularmente o en forma negligente, de conformidad con el artículo 216 del Decreto 410 de 1971.

- Disciplinaria: por la violación de la ética profesional, de acuerdo con lo previsto en los artículos 35 a 40 de la Ley 43 de 1990 y el Decreto Nacional 2420 de 2015.

- Penal:  atendiendo lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 222 de 1995, el revisor fiscal responderá penalmente cuando (i) suministre datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad, (ii) ordene, tolere, haga o encubra falsedades en los estados financieros o en sus notas.

3. Reporte de información anual a la respectiva entidad de inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

El reporte de información se hará directamente ante la entidad de inspección, vigilancia y control de la secretaría distrital correspondiente, de conformidad con las competencias establecidas en los artículos 24 al 28 del Decreto Distrital 848 de 2019, so pena de la imposición de las sanciones de que tratan los artículos 22^[8], 27^[9] y 41^[10] del Decreto Distrital  59 de 1991^[11], y los artículos 51^[12] y 90^[13] de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) y conforme al marco normativo contable del Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la información -Decreto 2420 de 2015^[14]

3.1. Posterior a su registro

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en el artículo 15 de la Ley 1314 de 2009, el artículo 2 del Decreto 1318 de 1988 y el parágrafo del artículo 2.2.2.40.1.12 del Decreto 1074 de 2015, las ESAL que tengan la obligación de registrarse ante la Cámara de Comercio de Bogotá y que no estén reguladas por norma especial para su registro, dentro de los diez (10) días posteriores al reconocimiento de su personería jurídica, deberán aportar  los siguientes documentos:

1. Documento de constitución y estatutos, los cuales deberán contener como mínimo lo establecido en el artículo40 del Decreto Ley 2150 de 1995^[15].

2. Las fundaciones y corporaciones que se constituyeron con un capital inicial, deben presentar balance de apertura, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, acorde con los aportes reportados en el momento de su registro.

3. Las fundaciones y corporaciones que se constituyeron con un capital inicial, deben presentar copia de la tarjeta profesional y del certificado de antecedentes disciplinarios, vigente, expedido por la Junta Central de Contadores del contador y revisor fiscal que suscriben el Balance de apertura.

4. Informar el grupo de las normas internacionales de Información financiera - NIIF-, al cual se acoge la entidad.

6. Copia del certificado de registro de libros de asociados y de actas del máximo órgano social y de administración de acuerdo con lo establecido en el numeral7 del artículo 28 del Decreto 410 de 1971.
7. Copia completa del Registro Único Tributario generado del portal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN, con fecha de impresión no mayor a treinta (30) días.

Nota: El requisito de firma de los documentos por parte del revisor fiscal sólo aplica cuando las ESAL estén obligadas a tener dicha figura; para las demás ESAL los documentos deberán remitirse con la firma del representante legal y contador.

3.2. De fin de ejercicio fiscal.

De conformidad con los artículos 34, 36 y 37 de la Ley 222 de 1995 las ESAL, deberán presentar anualmente la siguiente documentación:

3.2.1.  Documentos relacionados con los estados financieros de propósito general:

Son estados financieros de propósito general aquellos que se preparan al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.

1. Estado de situación financiera o balance general comparativo^[16]con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal.

2. Estado de actividades o estado de resultados integral o estado de resultados complementado con otro denominado:"Otros resultados integrales”, comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal.

3. Estado de cambios en el patrimonio o Estado de Cambios en el Activo Neto, comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal. Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 de las NIIF.

4. Estado de flujo de efectivo, comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 de las NIIF.

5. Notas a los estados financieros y revelaciones comparativas con el año anterior que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y sus cambios, si los hubo, y otras de información explicativa, indicando la normativa contable aplicada de conformidad con el grupo NIIF al cual pertenezcan.

6. Certificación de estados financieros que deberá contener el nombre, firma del representante legal y contador, así como el número de tarjeta profesional de este último, de conformidad con el artículo37de la Ley 222 de 1995.

7. Dictamen del revisor fiscal acorde con el contenido establecido en el artículo208del Código de Comercio, el artículo 38 de la Ley 222 de 1995 y demás normas aplicables.

Notas:

El requisito de presentar documentos comparativos no es aplicable cuando la ESAL fue constituida en el año anterior y no existe información para establecer la comparación.

El requisito de firma de los documentos por parte del revisor fiscal sólo aplica cuando las ESAL estén obligadas a tener dicha figura; para las demás ESAL los documentos deberán remitirse con la firma del representante legal y contador

3.2.2.  Documentos relacionados con la reunión ordinaria del máximo órgano social.

1. Copia íntegra del acta del máximo órgano social de la entidad, tomada del libro de actas debidamente registrado, firmada por el presidente y secretario de la reunión, donde conste que se decidió aprobar o improbar los estados financieros, la aprobación o improbación del informe de gestión y la aprobación o improbación del proyecto de destinación de los excedentes, conforme a lo establecido en el artículo422 del Código de Comercio y artículos 46 y 47 de la Ley 222 de 1995.

2. Informe de gestión que corresponda al aprobado por el máximo órgano de administración, en los términos del artículo47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000^[17].

3. Certificado de registro de libros para las entidades que se encuentren inscritas ante la Cámara de Comercio de Bogotá conforme a lo establecido en el numeral7 del artículo 28 del Decreto 410 de 1971, en aquellos casos que no haya sido presentado previamente o sea renovado.

4. Informe detallado de ejecución del proyecto de excedentes de la vigencia anterior, el cual debe ser acorde con lo aprobado por el máximo órgano de dirección, suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal.

5. Las ESAL exceptuadas de registro en la Cámara de Comercio de Bogotá deberán remitir a la respectiva secretaría que ejerza la función de inspección vigilancia y control, copia del medio de convocatoria de la reunión del máximo órgano social, junto con el acta de la reunión respectiva.

3.2.3.  Otros documentos.

1. Copia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios vigente, expedido por la Junta Central de Contadores, para los contadores y revisores fiscales que certifican y dictaminan los estados financieros a presentar.

2. Póliza de manejo de los recursos, en los términos del artículo2.3.4.11, Decreto Nacional 1075 de 2015 (únicamente para las Asociaciones de Padres de Familia, el cual deberá ser presentado ante la Secretaría de Educación del Distrito).

3. En caso de haber realizado reformas estatutarias, deberá aportar copia del acta firmada por el presidente y secretario de la reunión, tomada del libro de actas debidamente registrado, en la que se aprobó dicha modificación y copia íntegra de los estatutos vigentes donde se hayan incorporado, de conformidad con el parágrafo del artículo2.2.2.40.1.12 del Decreto 1074 de 2015.

5. Las secretarías distritales podrán requerir el proyecto de presupuesto anual para la vigencia fiscal siguiente.
6. Copia completa del Registro Único Tributario (RUT) actualizado (Decreto Nacional2788 de 2004).

Las instrucciones impartidas, no impiden el ejercicio de las facultades de inspección, vigilancia y control atribuidas a la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., bajo las cuales podrá, en cualquier momento, requerir a las ESAL información y documentación que considere necesaria para verificar el cumplimiento de la normativa vigente^[18].

3.3. Documentos relacionados con el proceso de disolución y liquidación

Los documentos a presentar ante los entes de control serán los indicados en los artículos 33 y 34 del Decreto Distrital 848 de 2019 a saber:

1. Copia del acta por medio de la cual se aprueba la disolución y el nombramiento del liquidador.

2. Estado de la situación financiera y estado de resultados integral, con estado complementario a la fecha de disolución, firmados por el liquidador, revisor fiscal y contador, así como el documento en que conste el trabajo de liquidación de la entidad, con firma del liquidador el contador y revisor fiscal. Este documento deberá ser aprobado por el órgano al que estatutariamente corresponda acordar la disolución, según acta, suscrita por presidente y secretario de la reunión.

4. Constancia de publicación de tres (3) avisos en un periódico de amplia circulación, informando la disolución y estado de liquidación de la entidad, instando a los acreedores para hacer valer sus derechos.
5. En caso de existir remanente de bienes en la liquidación, la certificación expedida por la ESAL que los recibe, acerca de la efectividad y cuantía de la donación.

Los estados financieros presentados de disolución y liquidación deben atender lo estipulado en el Decreto Nacional 2101 de 2016, en relación con el cumplimiento del marco técnico normativo de información financiera, para entidades que no cumplen la hipótesis de negocio en marcha.

La entrega de esta información es responsabilidad del liquidador, en desarrollo de sus obligaciones de que trata el artículo 255 del Código de Comercio y en los estatutos de la ESAL.

Notas:

El requisito de firma de los documentos por parte del revisor fiscal sólo aplica cuando las ESAL estén obligadas a tener dicho órgano de control; para las demás ESAL los documentos deberán remitirse con la firma del representante legal y contador.

Las ESAL exceptuadas de registro en la Cámara de Comercio de Bogotá deberán remitir a la respectiva secretaría que ejerza la función de inspección vigilancia y control prueba del medio utilizado para la convocatoria de la asamblea o junta de socios en la cual se aprueba la cuenta final de liquidación.

4. Reporte de información de vigencias anteriores.

Las ESAL que no hayan presentado la documentación relacionada con la información jurídica, financiera y contable de años anteriores a la expedición de la presente circular, deberán aportar la documentación señalada en los numerales 2 y 3 -según corresponda-, en los términos establecidos en la presente circular y en su anexo técnico.

Lo anterior, con el fin de contribuir al ejercicio de las facultades de inspección, vigilancia y control y evitar la imposición de las sanciones establecidas en el artículo 22 del Decreto Distrital 59 de 1991, y las establecidas en el artículo 51 y 90 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) dentro del proceso administrativo sancionatorio correspondiente.

5. Términos para la entrega de la documentación.

La documentación reseñada en los acápites anteriores, deberá ser presentada anualmente ante el ente de inspección, vigilancia y control a más tardar el primer día hábil del mes de mayo.

Sin embargo, las ESAL sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Secretaría Jurídica Distrital deberán reportar la información anualmente a más tardar en las fechas establecidas en el siguiente cronograma, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el número de verificación:

En caso de hacer entrega de documentación por canales virtuales deberá adjuntarse los soportes respectivos en formato PDF, sin restricción alguna, clave o contraseña que impidan su visualización, utilizando los canales dispuestos por la entidad que ejerce las funciones de inspección, vigilancia y control.

Sin perjuicio de las fechas arriba mencionadas, cabe reiterar que las ESAL, una vez registradas deben reportar a la entidad que ejerce las funciones de inspección, vigilancia y control, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su registro ante la Cámara de Comercio de Bogotá, la documentación señalada en el numeral 3.1. de la presente circular

6.  Certificado de Inspección, Vigilancia y Control - IVC.

De conformidad con el numeral 23.8 del artículo 23 del Decreto Distrital 848 de 2019, las secretarías distritales de la Alcaldía Mayor de Bogotá podrán expedir certificados de inspección vigilancia y control a las entidades sin ánimo de lucro conforme con sus distintas competencias funcionales.

6.1. Objeto del certificado.

Establecer el cumplimiento de las ESAL en el reporte de la información jurídica, financiera y contable de cada vigencia.

6.2.  Mecanismos para solicitar el certificado.

Las entidades sin ánimo de lucro deberán solicitar el certificado a la entidad que ejerza su inspección vigilancia y control, a través de los siguientes medios:

Las solicitudes virtuales (correo electrónico o página web) que sean registradas fuera del horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:30 p.m., para el caso de la Secretaría Jurídica Distrital serán radicadas al día hábil siguiente.

6.3. Término para expedir el certificado.

El término para la expedición del certificado es de quince (15) días hábiles de conformidad con el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

6.4.  Vigencia del certificado.

El certificado de inspección, vigilancia y control, tendrá una vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de su expedición.

7. Otras disposiciones.

La información requerida en esta circular y las demás directrices emanadas por la Secretaría Jurídica Distrital no le son aplicables a las personas jurídicas sujetas al régimen de propiedad horizontal, reguladas por la Ley 675 de 2001.

La documentación requerida  en esta circular, debe ser remitida anualmente por las entidades sin ánimo de lucro, de conformidad con lo establecido en el artículo 2º del Decreto 1318 de 1988, modificado por el Decreto 1093 de 1989 en concordancia con el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009, so pena de la imposición de las sanciones establecidas en el artículo 22 del Decreto Distrital 59 de 1991, y las establecidas en el artículo 51 y 90 de la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).

Para efecto de publicidad, la presente circular se publica en Régimen Legal, en la página del Sistema de Información de Personas Jurídicas -SIPEJ- y en la página web www.secretariajuridica.gov.co.

Cordialmente,

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital