Realizar la Junta Directiva o la Asamblea de Accionistas y renovar la matrícula mercantil, algunas de las obligaciones de las empresas
Si usted tiene una empresa debe saber que hay ciertas obligaciones que deben cumplir antes de que se acabe marzo de 2023.
Por ejemplo, realizar la reunión ordinaria de la Asamblea de Accionistas y Junta Directiva (según aplique), donde entre otras cosas se deben aprobar los informes de gestión de los administradores y los balances de fin de ejercicio del año inmediatamente anterior, explicó en un informe Cuatrecasas.
Las Asambleas de Accionistas o Junta Directiva -según sea el caso- es el máximo órgano de la dirección. Lo conforma la Asamblea General de Accionistas la cual está integrada por los accionistas inscritos en el libro denominado "Libro de Registro de Acciones", o de sus representantes o mandatarios, reunidos conforme a las prescripciones de los Estatutos y la ley.
Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectúan dos veces al año a más tardar el último día hábil de los meses de marzo y septiembre. Los propósitos de estas Asambleas son: examinar la situación de la sociedad, designar administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio y resolver sobre la distribución de utilidades, así como para acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Si no es convocada la Asamblea, esta se reunirá por derecho propio el primer día de abril a las 10.00 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
La segunda obligación es renovar la matrícula mercantil y la de establecimientos de comercio. Al renovar su matrícula actualiza sus datos y cumple con los deberes legales.
Además, le permite a su empresa que sea contactada por otras que consultan el Registro mercantil para hacer negocios y puede participar en licitaciones y concursos estatales.
Por último, antes de que se acabe marzo debe actualizar la información reportada ante el Registro Nacional de Bases de Datos (Rnbd) ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Lo anterior, sin perjuicio de otras obligaciones de reporte o de información de cambios sustanciales que su empresa tenga conforme a la ley.
Frente a los estados financieros de fin del ejercicio de 2022 recuerde que debe depositarlo ante la Cámara de Comercio competente junto con sus notas y dictamen correspondiente, si lo hubiera, dentro del mes siguiente a su aprobación.
Se debe validar si está o no en la obligación de reportar información financiera y/o prácticas empresariales ante la Superintendencia de Sociedades u otra autoridad competente, por ser una sociedad vigilada o controlada o por haber sido requerida en su condición de sociedad inspeccionada.
Además, debe validar si a su empresa le surgen obligaciones de implementar los programas de transparencia y ética empresarial. Según el informe con la Ley 2195 de 2022 se esperan nuevas reglamentaciones sobre estos programas.
Por último, se debe reportar la información sobre el beneficiario final a través del sistema electrónico del RUB, antes del 31 de julio de 2023 para personas jurídicas creadas antes del 31 de mayo de 2023, o dentro de los dos meses siguientes a su inscripción en el RUT para personas jurídicas creadas a partir del 1 de junio de 2023.
