Los libros de comercio son todos aquellos documentos en los cuales son asentadas las operaciones y el estado de los negocios de un comerciante o una compañía. Dentro de estos están los libros de actas, registros contables, estados financieros, entre otros. De acuerdo con la ley, los libros de comercio deberán ser conservados de manera ordenada, por lo menos, por el término de 10 años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, de manera que se permita verificar su exactitud y autenticidad en cualquier momento.
¿Qué procedimiento se deberá llevar a cabo ante la destrucción, extravío o pérdida de los libros?
En primer lugar, se debe presentar una denuncia ante las autoridades competentes (ej. la Policía Nacional o la Fiscalía General de la Nación, según el caso).
En segundo lugar, se deberán adquirir unos nuevos libros. Para el caso de los libros de socios/accionistas y los de actas de asamblea/junta de socios, se deberán inscribir en la cámara de comercio del domicilio correspondiente. Finalmente, se deberá reconstruir, o reemplazar su contenido a través de copias que reposen en poder de terceros, dentro de los 6 meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción.
Para la reconstrucción, se deberá tomar como base todos los documentos que se consideren pertinentes (ej. comprobantes de contabilidad, estados financieros, etc.). En caso de no contar con ellos, se deberá hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
¿Existen multas o sanciones por la pérdida o destrucción de los libros?
No. Sin embargo, para el caso de las sociedades comerciales, la responsabilidad de conservar y custodiar los libros recae en los administradores, por lo que, si se demuestra que dicha conducta fue negligente y ocasionó un perjuicio a la sociedad, se podría analizar su responsabilidad patrimonial o administrativa.
¿Existen alternativas para llevar los libros en medios electrónicos y no físicos?
Sí. Es permitido que los libros se lleven de manera electrónica, siempre y cuando i) se registren en la cámara de comercio del domicilio del comerciante -para el caso de los libros que se encuentran sujetos a dicha formalidad; ii) se garantice la inalterabilidad, integridad, seguridad y organización de la información; y, iii) se incluya en ellos un mecanismo de firma digital o electrónica.
¿Cuál es el procedimiento para llevar los libros en medios electrónicos?
El comerciante deberá solicitar este servicio ante la cámara de comercio de su domicilio y esta deberá enviar el archivo electrónico, dejando constancia de i) la cámara de comercio receptora; ii) fecha de presentación del libro; iv) fecha de inscripción; v) número de inscripción; vi) identificación del inscrito; vii) nombre del libro; y, viii) uso al que se destina.
Una vez inscrito el libro, el comerciante tendrá el derecho a remitir a la cámara de comercio los archivos electrónicos en donde consten las actas o asientos del órgano respectivo. Esto es distinto de la inscripción de las actuaciones sujetas a registro (i.e., reformas, nombramientos, etc.), la cual deberá ser solicitada en cada caso a la cámara de comercio.
