¿Un administrador entrante de un conjunto residencial tiene la facultad de trasladar a cuentas por cobrar expensas comunes sin soportes?. Cocepto CTCP 435 de 2022

CONSULTA (TEXTUAL)

“(…)  ¿Un administrador entrante de  un  conjunto residencial tiene la facultad  de  trasladar a cuentas por  cobrar expensas comunes de  administración de  propietarios que  presentaron paz  y salvos  sin soportes de  sus  pagos? Esto debido  a que el administrador saliente entrego parcialmente su cargo y no volvió a aparecer. El representante legal para  esa  fecha  realizó  traslado a cuentas por cobrar con  cargo  a la administrador saliente de las  deudas de los propietarios y a estos se las descargo del sistema sin verificar la autenticidad de los soportes. ¿Se puede hacer esto contablemente? ¿Qué normas legales  rigen al respecto? (…)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de  la Contaduría Pública (CTCP) en  su  carácter de  Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento  de   la  Información,  conforme  a  las   normas  legales  vigentes, especialmente  por   lo dispuesto en  la Ley 43 de  1990, la Ley 1314 de  2009, y en  sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de  manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los  siguientes términos:

Conforme la petición del  consultante, sea lo primero advertir que el CTCP no  tiene competencia para pronunciarse sobre decisiones de  la administración de  una  copropiedad.

En lo que concierne al reconocimiento contable de  los  hechos económicos, debe advertirse que una entidad deberá atender lo incorporado en el artículo 6, del anexo 6 del DUR 2420  de 2015, que establece:

“TITULO TERCERO

DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS

ARTICULO 6º. SOPORTES. Teniendo  en cuenta los requisitos legales  que  sean aplicables según  el tipo de acto  de que  se  trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de  orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Resaltado propio

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que  sea  posible  su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma  en el cual se hayan  otorgado, así como ser  utilizados para  registrar las operaciones en los libros auxiliares  o de detalle.”

En  síntesis, le  corresponderá a  la  administración  de  la  copropiedad conservar todos  los  soportes contables que sustenten si una  deuda se ha extinguido o no, conforme lo establecido por  los numerales

5 y 8, del  artículo 51, de  la Ley 675 de  2001, que indica:

“Artículo 51. Funciones del  administrador. La administración inmediata del  edificio o conjunto estará a cargo  del administrador, quien  tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son  las siguientes: (…)

  1. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. (…)
  2. 8. Cobrar y recaudar, directamente o a través de  apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación  de carácter pecuniario a cargo  de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del  edificio  o  conjunto, iniciando  oportunamente el  cobro  judicial de  las  mismas, sin  necesidad de autorización alguna.” (…)

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que,  para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por  el consultante y los efectos de  este concepto son  los  previstos por  el artículo 28 de  la Ley 1437 de  2011, modificado por  el artículo 1 de  la Ley 1755 de  2015.

Cordialmente,

JIMMY JAY BOLAÑO TARRÁ

Presidente CTCP

 

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