¿El registro contable se puede realizar desde cualquier documento contable, no se tiene amarrado por ejemplo a una operación bancaria el documento llamado comprobante de egreso?
CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) El registro contable de una operación se puede realizar desde cualquier documento contable, no se tiene amarrado por ejemplo a una operación bancaria el documento llamado Comprobante de Egreso?
Agradezco la aclaración considero que lo importante es el registro de la operación”.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Los artículos 51, 53 y 55 del Código de Comercio indica obligaciones relacionadas con los comprobantes que soportan los asientos en los libros contables por lo cual y con base en los Decretos Reglamentos respectivos 2649 de 1993, anteriormente y 2270 de 2019 en la actualidad, el CTCP se ha pronunciado en diversas ocasiones sobre “los soportes de contabilidad como base de los registros contables”; para lo cual le sugerimos revisar, entre otros, el concepto 2020-03201, en la cual el CTCP manifestó:
“(…) La normatividad actual indica lo siguiente, respecto de los soportes de la contabilidad (adaptado del concepto 2018-09912):
| Descripción | Detalle |
| Soportes (artículo 6 del anexo 6 DUR 2420 de 2015, anterior artículo 123 Decreto 2649 de 1993) | •los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
• los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación. • los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle. |
De acuerdo con lo anterior, el registro contable de transacciones y otros eventos y sucesos, deben estar debidamente soportados, de acuerdo con documentos de origen interno o externo, el cual en el caso de un proveedor de bienes o servicios, podría corresponder a una factura, cuenta de cobro, o documento equivalente a la factura.
Otros documentos también pueden servir de soporte para el reconocimiento de una transacción, tales como el cumplido de una orden de compra (donde es soporte valido para reconocer el gasto y el pasivo estimado), pero para pagar el pasivo puede no ser un soporte adecuado por procedimientos de control interno. Del mismo modo para efectos fiscales es probable que existan requisitos de documentación distintos, para que las transacciones, eventos o sucesos relacionados puedan ser considerados como deducciones o costo para fines de la declaración de renta y complementarios.
De acuerdo con lo anterior, lo adecuado de los soportes pueden variar de acuerdo con las transacciones, eventos, o sucesos que son registrados por la entidad en su contabilidad, una cosa son los soportes adecuados para un registro de un pasivo estimado (cuenta de cobro, orden de compra cumplida), otra es el soporte adecuado para realizar un pago por parte de una tesorería, y otro el soporte adecuado para soportar la declaración de renta y complementarios”.
Los registros contables deben cumplir con los requisitos establecidos en el Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 20153. No obstante, los programas de contabilidad (software) se parametrizan considerando diversos factores, tales como los módulos presentes en el programa (facturación, nómina, cartera, tesorería, entre otros) que se vinculan con el módulo de contabilidad. Además, se tienen en cuenta el tipo de empresa, su estructura, el objeto social que desarrolla, y otros elementos que pueden influir en la interacción de las transacciones. Estas interacciones se llevan a cabo a través de documentos definidos y parametrizados, generando en el sistema, al momento de su captura, los registros contables correspondientes.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
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1 https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=8051088b-d299-4146-8d54-1c1a7efe664f
2 https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=974d0598-f286-44b0-b879-2e01e55f77f2
