CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) Comedidamente me permito realizar la siguiente consulta para poder aclarar la responsabilidad en la entrega de la información contable de una copropiedad al realizarse el cambio de la empresa de administración designada para ejercer la administración del edificio basado en lo siguiente:
- 1. En el edificio XXXXXX durante 6 años una empresa desempeñó la administración y dentro de las funciones estaba la de procesar la información contable con el software SISCO, propiedad de la empresa de administración.
- 2. Al realizar el cambio de empresa de administración en el mes de mayo del presente año, a la anterior contadora que actuaba en nombre de la empresa de administración, se le solicitó que entregara una copia de seguridad del software SISCO para poder tener la historia de lo registrado durante el tiempo que fueron responsables de la parte contable de la copropiedad.
- 3. La anterior administración y la contadora, NO ENTREGARON la copia de seguridad aduciendo que el programa en el cual se procesó la información es licenciado a favor de dicha empresa de administración.
- 4. En el caso concreto del edificio hay un propietario que adeuda más de 6 meses de administración y no se puede establecer con exactitud las fechas exactas desde donde presenta mora ya que al momento de la entrega, generaron balance de prueba con terceros a una fecha determinada para que la nueva administración iniciara el proceso de la información.
Por lo anteriormente expuesto, respetuosamente me permito solicitar de ustedes una orientación o aclaración si en los casos de cambio de empresas de administración, los profesionales que actúan en calidad de contadores, deben realizar entrega de la copia de seguridad del programa contable, teniendo en cuenta que lo contenido en dicha copia consideramos son documentos contables e información propios de la copropiedad donde se puede consultar y evidenciar todos los movimientos contables del edificio y que sirven de soporte para realizar las diferentes acciones a que haya lugar, entre otros, generación de extractos de cuenta de copropietarios con el fin de poder adelantar acciones encaminadas para la recuperación de la cartera de la copropiedad. (…)”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Referente al tema de entrega del backup de la información contable cuando hay un cambio del profesional que presta los servicios contables, el CTCP se pronunció al respecto en el concepto 2023-0452, de la siguiente manera:
“(…) si el software contable es de propiedad del contador que presta los servicios de teneduría de libros, se entendería que la entidad usuaria de tales servicios ha tomado las previsiones necesarias para cumplir los requerimientos de las normas profesionales, legales y reglamentarias en las que se establecen las directrices relacionadas con el sistema documental contable. Esto implica, que en los contratos de prestación de tales servicios se deberá establecer la forma en que se conservarán los libros, soportes, comprobantes y archivos de la entidad, los cuales son propiedad de la entidad, y que representan los soportes sobre la cual se elaboran los estados financieros de propósito general, los cuales están dirigidos a usuarios que no tienen acceso a la información de la entidad, así como también, sirven de soporte para la preparación de las declaraciones tributarias. ( …)
Para el caso puntual del backup de información, si la propiedad del software contable o de su licencia pertenece a la persona que presta sus servicios como contador, la entidad no puede exigir la entrega de un ‘backup’ del software ya que no existe obligación alguna para que dicho profesional, una vez culminado su contrato de prestación de servicios, deba hacerlo, salvo que el contrato lo exija o existiera un pago adicional a cambio.”
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.