Sistema de facturación electrónica. Oficio DIAN 935 (905552) de 2022

Para que la factura constituya soporte de costos y gastos, ¿debe contarse con la aceptación expresa tanto del recibo de la factura como de los bienes o servicios?

OFICIO Nº 935 [905552]

21-07-2022

DIAN

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-935

Bogotá, D.C.

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria formula una serie de preguntas relacionadas con la Resolución DIAN No. 000085 de 2022, respecto de la confirmación del recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes y/o servicios adquiridos como requisito indispensable para que la misma se constituya en soporte de costos, gastos e impuestos descontables, las cuales serán resueltas en el orden en que fueron planteadas, así:

1. “¿Para que la factura constituya soporte de costos y gastos debe contarse con la aceptación expresa tanto del recibo de la factura como de los bienes o servicios?”

Sobre el particular, este Despacho se pronunció mediante los Oficios Nos. 904921 y el 904915 de 2022, los cuales se remiten para su conocimiento y fines pertinentes.

2. “Es decir, ¿que deberá contarse con dos mensajes de aceptación por parte del adquiriente?

3. ¿Después de aceptada dicha factura podrán hacerse notas débito y notas crédito a la misma, entendiendo que dichas operaciones solo están prohibidas para aquellas facturas que estén ya en circulación en el sistema Radian?”

En relación con este asunto, es preciso señalar que el inciso décimo del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2155 de 2021, respecto a los mensajes electrónicos de confirmación del recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes y/o servicios cuando se realice la venta de un bien y/o prestación de un servicio en una operación a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, dispone:

 “(...) Para efectos del control, cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma, (...). En aquellos casos en que el adquirente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta y el mensaje electrónico del recibido de los bienes o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables”. (Subrayado fuera de texto).

A su vez, el inciso precitado fue reglamentado por medio del artículo 34 de la Resolución DIAN No. 000085 de 2022, el cual estableció:

 “ARTÍCULO 34. MENSAJE ELECTRÓNICO DE CONFIRMACIÓN DEL RECIBIDO DE LA FACTURA Y DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS ADQUIRIDOS. De conformidad con lo establecido en el inciso 10 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la factura electrónica de venta que se expide en una operación a crédito o que se otorgue un plazo para el pago de la misma, se constituirá en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquirente confirme el recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos, mediante mensaje electrónico remitido al emisor, atendiendo las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos en el Anexo Técnico de Factura Electrónica. (...)”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Así las cosas, de conformidad con lo dispuesto en las normas antes expuestas, el mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos es un requisito de obligatorio cumplimiento para aquellas facturas electrónicas de venta expedidas en una operación a crédito o en la que se otorgue un plazo para el pago de las mismas a efectos de soportar costos, deducciones e impuestos descontables.

Sobre lo anterior, esta Subdirección mediante Oficio No. 904921 del 23 de junio de 2022 señaló: “Nótese que ninguna de las normas que regulan el asunto objeto de consulta limita la exigibilidad del mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos sobre las facturas de venta como título valor que se registren en el RADIAN. De manera que el citado mensaje electrónico es una condición de validez que dispuso el legislador para que toda factura electrónica de venta que se expida en una operación a crédito o en la que se otorgue un plazo para el pago se constituya como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables”. (Subrayado fuera de texto).

Por lo que, los sujetos adquirentes que sean o no facturadores electrónicos que hayan adquirido bienes y/o servicios a crédito o con el otorgamiento de un plazo para el pago y que requieran soportar costos, deducciones e impuestos descontables, deberán remitir al emisor el mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos a crédito o con el otorgamiento de un plazo para el pago.

En todo caso, frente a la expedición de las notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta será necesario tener en cuenta lo establecido en el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, en concordancia con lo señalado en la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, especialmente lo dispuesto en el artículo 30 de dicha norma.

Ahora bien, resulta necesario recordar que la aceptación expresa o tácita de la factura electrónica de venta es un requisito requerido para que la factura de venta sea título valor y, por ende, pueda circular en el registro de factura electrónica de venta considerada título valor -RADIAN (cfr. artículo 773 del Código de Comercio y artículo 7° de la Resolución DIAN No. 000085 de 2022). En este sentido, en relación con la elaboración de notas débito o crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, el parágrafo 3° del artículo 2.2.2.53.4. del Decreto 1074 de 2015 señala: “Una vez la factura electrónica de venta como título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se reitera que el mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos a crédito o con el otorgamiento de un plazo para el pago es una condición en materia fiscal para que las facturas electrónicas de venta relacionadas con operaciones a crédito o a plazos por la compra de bienes y/o prestación de servicios puedan ser soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en la normatividad comercial que regule la materia.

4. “Para los sujetos no obligados a facturar que deben realizar el proceso de habilitación, ¿en qué fecha deben iniciar a emitir dichos mensajes a los tres meses de publicación del decreto o de acuerdo con las fechas generales de implementación de la factura electrónica?”

En relación con esta inquietud el Oficio No. 904921 del 23 de junio de 2022 señaló: “se precisa que la exigibilidad de dicho mensaje electrónico que debe ser remitido al sujeto obligado a facturar fue prevista expresamente por artículo 34 de la Resolución DIAN No. 000085 del 08 de abril de 2022, dentro de los tres meses siguientes a la entrada en vigencia de la misma”.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad”-“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales