Sistema de facturación electrónica, documento soporte de pago de nómina electrónica – Oficio DIAN 744 (904276)

Tema: 

Procedimiento tributario

Sistema de facturación electrónica

Descriptores: 

Documento soporte de pago de nómina electrónica

Fuentes formales:  

Artículo 616-1 del Estatuto Tributario

Resolución DIAN No. 000013 de 2021

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742  de 2020,  este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria,  en el  marco  de las  competencias  de la  Dirección  de Impuestos  y Aduanas  Nacionales.  Por  consiguiente,  no corresponde  a este  Despacho,  en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario efectúa unas preguntas relacionadas con las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, así: obligado a transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica   identifica   3   meses   después   de  reportar   oportunamente   la información de un  trabajador, que se omitió la inclusión de algunos conceptos que  son necesarios para soportar costos y deducciones en renta, y a su  vez decide  efectuar  Nota  de Ajuste  al  Documento  de Nómina  Electrónica  del período con inconsistencia, aumentando el número de conceptos, filas, datos y/o información que fue reportada inicialmente.

¿Cuál   de  las   siguientes   alternativas   debe  tomar   para   efectuar   esta modificación?

  1. a) Nota de Ajuste por Remplazo, la cual incluirá la información inicialmente reportada más los conceptos y valores que fueron omitidos;
  2. b) Nota de Ajuste por  Eliminación,  invalidando  el  Documento  de Nómina Electrónica inicialmente reportado y  luego realizar un  nuevo Documento de Nomina   Electrónica   con  la   información   inicialmente   transmitida   más   los conceptos y valores que fueron omitidos.
  3. 2. Si el sujeto obligado a transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica identifica   3   meses   después   de  reportar   oportunamente   la información  de un   trabajador,  que los  valores  suministrados  se  encuentran errados y, a su vez, decide efectuar

Nota de Ajuste al Documento de Nómina Electrónica del período con inconsistencia, modificando las cifras reportadas inicialmente sin cambiar los conceptos asociados a ellas.

¿Cuál   de  las   siguientes   alternativas   debe  tomar   para   efectuar   esta modificación?

  1. a) Nota de Ajuste por Remplazo,  la cual incluirá  los conceptos inicialmente reportados con los nuevos valores corregidos;
  2. b) Nota de Ajuste por  Eliminación,  invalidando  el  Documento  de Nómina Electrónica inicialmente reportado y  luego realizar un  nuevo Documento de Nómina  Electrónica  con los  conceptos  inicialmente  transmitidos  y sus  valores

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

En  primera  medida,  nos  permitimos  manifestarle  que  una vez  analizados  los cuestionamientos  objeto  de la  presente  petición,  es  necesario  reiterar  que la competencia orgánica y funcional de este Despacho se circunscribe únicamente a la  interpretación  y  aplicación  de las  normas  tributarias,  aduaneras  y  de fiscalización  cambiaria,  en el  marco  de las  competencias  de la  Dirección  de Impuestos  y Aduanas  Nacionales-  DIAN.  Por  lo  tanto, las  respuestas  emitidas  por esta Subdirección son una adecuación en abstracto de las normas vigentes y, en consecuencia, escapa a la órbita de su competencia solucionar casos concretos o prestar asesoría específica. Por lo que, su consulta se atenderá en forma general como se enuncia a continuación:

El numeral 12 del artículo 1º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021  señala que las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica se caracterizan por ser  ajustes  al  documento  soporte   de pago de nómina   electrónica,   por   errores aritméticos  o de contenido,  y que el  sujeto  obligado  deberá  ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y  tecnológicos  que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – Por su parte, la tabla 5.5.8.  del Anexo Técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica – Versión 1.0, establece los códigos y los tipos de nota de ajuste, de la siguiente manera:

Código Tipo de Nota de Ajuste
1 Reemplazar
2 Eliminar

 

Reemplazar: Se utilizará este código cuando se requiera realizar ajustes sobre Documentos Soporte de Pago de Nómina Electrónica o Notas de Ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, por errores aritméticos, contables o de contenido.

Eliminar: Se  utilizará  este  código  cuando se requiera  eliminar el  Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, y/o una Nota de Ajuste del Documento Soporte  de Pago  de Nómina  Electrónica,  para  los  casos  en los  cuales  se haya transmitido un documento por errores contables o de procedimiento.

(Negrilla fuera de texto)

Así  las  cosas,  las  notas  de ajuste  al  documento soporte  de pago de nómina electrónica  tienen  dos  connotaciones,  una de tipo  reemplazo  y  otra  de tipo eliminación.

La  nota de ajuste  tipo  reemplazo  como su nombre  lo  indica  será  el  mecanismo para ajustar/reemplazar el documento soporte de pago de nómina electrónica y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios o ajustes por errores aritméticos, contables o de contenido.

Por su parte, la de tipo eliminación, será entonces el mecanismo para eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un  documento por error contable o de procedimiento, por ejemplo, cuando se transmite dos veces la misma información de un  empleado – duplicidad-, cuando se envía un  documento no válido o errado totalmente, entre otros.

Por  lo  que, corresponderá  a cada contribuyente  determinar  -según  sea  su  caso particular-  el  tipo  de nota de ajuste  a generar  dependiendo  del  tipo  de error  a subsanar.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes,   usuarios   y   público   en  general   el   acceso   directo   a  sus pronunciamientos  doctrinarios, ha  publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001

 

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E) Dirección de Gestión Jurídica

Chatea con nosotros