Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos 1 vez al año, en las fechas de los estatutos y, en su silencio, dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.

Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta relacionada con el tema del asunto en los siguientes términos:

“Considerando las disposiciones del código de comercio, ley 222/95, la ley 1258 de 2008 y la circular básica respecto al plazo que tienen las sociedades para celebrar la asamblea de accionistas: “los asociados se reunirán de manera ordinaria en junta de socios o asamblea general de accionistas por lo menos una vez al año, en la época fijada en los estatutos sociales y en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio; también se reunirán en forma extraordinaria cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la sociedad, según convocatoria de los órganos o entidades competentes.

” ¿se puede pactar en los estatutos la celebración de la reunión ordinaria una fecha posterior al 31 de marzo? o se puede entender que la facultad de pactar en estatutos la época se encuentra limitada también al término de 3 meses al vencimiento de cada ejercicio.”

Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:

En primer lugar, se debe partir de la base de que los accionistas de la S.A.S. gozan de libertad para que, en ejercicio de la voluntad privada, procedan a organizar la estructura de la sociedad de forma que la misma se adecue a sus necesidades particulares y que el funcionamiento de ésta, posibilite el mejor desarrollo de las actividades sociales.

El artículo 45 de la Ley 1258 de 2008 consagra la regla general de acuerdo con la cual, en lo no previsto en la misma ley, la S.A.S. se regirá, en su orden, por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales previstas para la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades contempladas en el Código de Comercio.

Ahora bien, sobre el tema de reuniones ordinarias de la asamblea general de accionistas, el artículo 422 del Código de Comercio establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 422. Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.“

La norma menciona que las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en su silencio, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio. Esta disposición presenta dos opciones para la determinación de la fecha de la reunión ordinaria: i) la establecida en los estatutos y ii) dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio en caso de silencio estatutario.

Por lo tanto, la redacción de la norma no limita expresamente la posibilidad de fijar una fecha posterior al 31 de marzo en los estatutos para realizar la reunión ordinaria. Sin embargo, se debe tener en cuenta que la ley otorga un plazo máximo de tres meses después del cierre del ejercicio para celebrar la reunión ordinaria en caso de ausencia de disposiciones estatutarias al respecto.

Por tanto, los estatutos pueden prever una fecha distinta a la establecida de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio.

Por último, se recuerda que es importante resaltar que cualquier disposición estatutaria debe estar en consonancia con lo establecido en la ley y no puede contravenir disposiciones imperativas de esta.

En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro.