Se precisan algunos temas relacionado con la presentación de la información en el RUB. Oficio DIAN 1066 (906698) de 2022

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, los peticionarios solicitan se dé respuesta a las inquietudes que a continuación se enuncian y se resuelven en relación con el Registro Único de Beneficiarios Finales - RUB:

1. “El numeral 1 del artículo 4 de la Resolución 164 de 2021 establece que están obligados a suministrar información en el RUB las sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren enlistadas en una o más bolsas de valores. De acuerdo con este artículo, solicitamos de manera respetuosa se nos brinde la siguiente información:

i. Para el caso de aquellas sociedades cuyas acciones se encuentren listadas en una o más bolsas de valores, el encargado de hacer el reporte de sus Beneficiarios Finales a través del RUB ¿sería la sociedad misma o, por el contrario, esta obligación recaerá sobre el comisionista de bolsa o sobre un tercero diferente a los anteriormente mencionados?

Al respecto, es importante poner de presente que las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares indicadas en el artículo 4 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 son quienes se encuentran obligadas a identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar en el Registro Único de Beneficiarios Finales (en adelante “RUB”) la información de sus beneficiarios finales.

Ahora bien, en caso de que los obligados a suministrar información en el RUB requieran información de terceros para cumplir con lo dispuesto en el artículo 631-5 del Estatuto Tributario y la Resolución DIAN No. 000164 de 2021, deberá tenerse en cuenta lo establecido en el parágrafo 4 del artículo 12 de la Ley 2195 de 2022 el cual señala:

“ARTÍCULO 12. PRINCIPIO DE DEBIDA DILIGENCIA. La Entidad del Estado y la persona natural, persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, que tenga la obligación de implementar un sistema de prevención, gestión o administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas o que tengan la obligación de entregar información al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), debe llevar a cabo medidas de debida diligencia que permitan entre otras finalidades identificar el/los beneficiario(s) final(es) , teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios:

(…)

PARÁGRAFO 4. Para efectos de cumplir con lo dispuesto en el presente Artículo, las personas naturales, personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares tendrán la obligación de suministrar la información que le sea requerida por parte del obligado a cumplir con el presente Artículo”. (Subrayado fuera de texto)

ii. ¿Cómo se debe hacer el reporte de la información en el RUB cuando dentro de los Beneficiarios Finales de la sociedad obligada hay entidades sin ánimo de lucro nacionales y extranjeras?

El artículo 631-5 del Estatuto Tributario establece que son beneficiarios finales de las personas jurídicas las personas naturales que cumplan con los criterios de titularidad, beneficio y/o control allí establecidos o, en su defecto, la persona natural que ostente el cargo de representante legal u otro cargo de mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.

Para estos efectos, deberá observarse, entre otros, lo dispuesto en el artículo 6 de la Resolución DIAN No. 00164 de 2021, para así determinar los beneficiarios finales de la persona jurídica, independientemente de las entidades que conformen su cadena de propiedad y control.

2. El numeral 3 del artículo 4 de la Resolución 164 establece que están obligados a suministrar información en el RUB las estructuras sin personería jurídica o similares, en cualquiera de los siguientes casos: (i) las creadas o administradas en Colombia; (ii) las que se rijan por las normas colombianas; o (iii) las que su fiduciario o posición equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en Colombia.

De acuerdo con este artículo, solicitamos de manera respetuosa se nos brinde la siguiente información:

i. ¿Cómo se debe hacer el reporte de la información en el RUB cuando alguno de los accionistas o el accionista único de la sociedad obligada es un fondo de inversión en Colombia?

ii. ¿Cómo se debe hacer el reporte de la información en el RUB cuando alguno de los accionistas o el accionista único de la sociedad obligada es un fondo de inversión en el exterior?

iii. ¿Cómo se debe hacer el reporte de la información en el RUB cuando alguno de los accionistas o el accionista único de la sociedad obligada es un fondo de inversión en el exterior que a su vez es de propiedad de un fondo de inversión en el exterior?

Al respecto, el parágrafo 4 del artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 señala:

“ARTÍCULO 6. Criterios para la determinación del beneficiario final de las personas jurídicas. De acuerdo con la definición establecida en el literal a) del artículo 631-5 del Estatuto Tributario, son beneficiarios finales de las personas jurídicas:

(…)

PARÁGRAFO 4. Cuando una estructura sin personería jurídica o similar sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más en el capital de una persona jurídica, serán también beneficiarios finales de esa persona jurídica los beneficiarios finales de la estructura sin personería jurídica o similar de acuerdo con el artículo 7° de la presente Resolución”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

Así las cosas, cuando una persona jurídica tenga, directa o indirectamente, a una estructura sin personería jurídica o similar (i.e., un fondo de inversión) como titular del 5% o más de su capital, también se consideran como beneficiarios finales de dicha persona jurídica, los beneficiarios finales de la estructura sin personería jurídica o similar, esto es, las personas naturales que ostenten las calidades indicadas en el literal b) del artículo 631-5 del Estatuto Tributario y atendiendo lo establecido por el artículo 7 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021.

Sin perjuicio de lo anterior, se trae a colación el artículo 17 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 el cual establece:

“ARTÍCULO 17. Debida diligencia. Las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares, tienen la obligación de identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar en el Registro Único de Beneficiarios Finales - RUB la información solicitada en la presente Resolución. Para este efecto, las personas naturales, personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares tendrán la obligación de suministrar la información que les sea requerida por parte de los obligados a suministrar la información en el Registro Único de Beneficiarios Finales - RUB.

El deber de debida diligencia corresponde a la realización de todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales, así como la demás información solicitada en la presente Resolución, incluido el conocimiento de la cadena de propiedad y control de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar.

Si después de haber agotado todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales, no fuese posible identificar a uno o más de estos, se deberá indicar tal situación en el Registro Único de Beneficiarios Finales - RUB y exponer los motivos que sustenten dicha situación.

Sin perjuicio de lo establecido en el inciso anterior, los obligados a suministrar información en el Registro Único de Beneficiarios Finales - RUB que no logren identificar sus beneficiarios finales, deberán procurar obtener la información respecto de estos y, una vez identificados, deberán actualizar la información en el Registro Único de Beneficiarios Finales - RUB dentro del término establecido en el artículo 11° de la presente Resolución”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

Así, en virtud de lo anterior, los obligados a suministrar información en el RUB tienen el deber de efectuar todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales.

Para estos efectos, deberán dejar constancia de los documentos que sustenten el cumplimiento del deber de debida diligencia anteriormente mencionado, así como el conocimiento de la cadena de propiedad y control de la persona jurídica o estructura sin personería jurídica y, en caso de que no sea posible identificar uno o más de sus beneficiarios finales, ponerlo de presente al momento de suministrar la información en el RUB junto con los motivos por lo cuales no fue posible identificarlos.

iv. ¿Cómo se debe hacer el reporte de la información en el RUB cuando un fondo de inversión en Colombia es el accionista de una sociedad en Colombia y quien invierte en el fondo de inversión son empresas enlistadas en una o más bolsas de valores del exterior?

v. ¿Cómo se debe hacer el reporte de la información en el RUB cuando un fondo de inversión en Colombia es el accionista de una sociedad en Colombia y quien invierte en el fondo de inversión son empresas enlistadas en la bolsa colombiana?

Respecto del reporte de sociedades nacionales cuyos accionistas cotizan en una bolsa de valores, este Despacho en Oficio No. 905159 [int. 854] del 5 de julio de 2022 indicó:

“Sobre el particular, se encuentra que la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 no establece ninguna excepción expresa respecto del suministro de información de accionistas (de sociedades nacionales) que coticen en bolsas de valores. Por lo tanto, en dicho supuesto deberán aplicarse los criterios generales para determinar los beneficiarios finales de la sociedad obligada a reportar en el RUB.

Ahora bien, en caso de que no se tenga conocimiento de uno o más beneficiarios finales deberá observarse lo dispuesto en el tercer inciso del artículo 17 de la Resolución citada, es, deberá dejarse constancia de los documentos e información que sustente el cumplimiento del deber de debida diligencia y al momento de suministrar la información en el RUB poner de presente que no fue posible identificar la totalidad de los beneficiarios finales junto con los motivos por los cuales no fue posible identificarlos.

(...)

Así, teniendo en cuenta lo indicado en la respuesta anterior, le corresponderá a cada sujeto obligado suministrar la información en el RUB y determinar sus beneficiarios finales según lo establecido en el artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 y demás disposiciones aplicables. Ahora, es importante mencionar que el numeral 3 del artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 indica:

“ARTÍCULO 6. Criterios para la determinación del beneficiario final de las personas jurídicas. De acuerdo con la definición establecida en el literal a) del artículo 631-5 del Estatuto Tributario, son beneficiarios finales de las personas jurídicas: (...) 3. Cuando no se identifique ningún beneficiario final bajo los criterios señalados en los numerales 1 y 2 del presente artículo, se considerará como beneficiario final a la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica, en cuyo caso se deberá reportar a esta última persona natural”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

De conformidad con lo anterior, en caso de no identificarse beneficiarios finales bajo los criterios de titularidad, beneficio o control establecidos en los numerales 1 y 2 del mencionado artículo, deberá reportarse como beneficiario final a la persona natural que ostente el cargo de representante legal de la persona jurídica obligada a reportar.

Ahora bien, en caso de existir una persona natural que ostente una mayor autoridad respecto al representante legal, en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica, deberá reportarse a esta como beneficiario final de la persona jurídica, reiterando que se reportaría siempre y cuando no se identifiquen beneficiarios finales por los demás criterios”.

3. De acuerdo con el artículo 20 de la Resolución 164, cuando el obligado a suministrar información en el RUB no la suministre, la suministre de manera errónea o incompleta y/o no la actualice, será sancionado según lo previsto en el artículo 658-3 del E.T.

El artículo 658-3 del E.T. establece (i) sanción por no inscribirse en el RUT antes del inicio de la actividad; (ii) sanción por no exhibir en lugar visible al público la certificación de la inscripción en el RUT; (iii) sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización; y (iv) sanción por informar datos falsos, incompletos o equivocados.

De acuerdo con estos artículos, solicitamos de manera respetuosa se nos brinde la siguiente información:

i. ¿La sanción a la que hace referencia el artículo 20 de la Resolución 164 por el suministro erróneo o incompleto de la información en el RUB será la correspondiente al numeral 4 del artículo 658-3 del E.T.? En caso contrario, ¿cuál es la sanción aplicable por el suministro erróneo o incompleto de la información en el RUB?

ii. ¿La sanción a la que hace referencia el artículo 20 de la Resolución 164 por la no actualización de la información en el RUB será la correspondiente al numeral 3 del artículo 658-3 del E.T.? En caso contrario, ¿cuál es la sanción aplicable por la no actualización de la información en el RUB?

iii. ¿Cuál es la sanción aplicable por el no suministro de la información solicitada en el RUB por parte de un obligado?

El artículo 631-6 del Estatuto Tributario indica:

“ARTÍCULO 631-6. REGISTRO ÚNICO DE BENEFICIARIOS FINALES. Créase el Registro Único de Beneficiarios Finales -RUB, el cual hará parte integral del Registro Único Tributario (RUT), cuyo funcionamiento y administración está a cargo de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Cuando el obligado por el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), a suministrar información del beneficiario final, no la suministre, la suministre de manera errónea o incompleta, o no actualice la información suministrada, será sancionado según lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

De lo anterior se encuentra que, el legislador estableció como régimen sancionatorio del RUB el establecido en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario, esto en consideración de que el RUB hace parte integral del Registro Único Tributario - RUT.

Es así como, en concordancia con el artículo 631-6 del Estatuto Tributario, el artículo 20 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 señala:

“ARTÍCULO 20. Sanciones. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 631-6 del Estatuto Tributario, cuando el obligado a suministrar información en el Registro Único de Beneficiarios Finales - RUB, no la suministre, la suministre de manera errónea o incompleta, y/o no la actualice, será sancionado según lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.

En caso de que la información indicada en el artículo 17° de la presente Resolución sea solicitada por la administración tributaria, y la misma no sea suministrada, no se suministre dentro del plazo establecido para ello o el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

Cuando las personas naturales, personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares no suministren la información y/o suministren información falsa al obligado a suministrar la información en el Registro Único de Beneficiarios Finales - RUB, podrán ser objeto de sanciones civiles y/o penales de acuerdo con la legislación nacional”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

De lo anterior se encuentra que las conductas sancionables en materia de RUB guardan correspondencia con las conductas sancionables establecidas en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario, como se muestra a continuación:

4. El artículo 22 de la Resolución 164 establece que la información suministrada en el RUB será de carácter reservado, de acuerdo con las disposiciones del E.T. Adicionalmente, el artículo establece que las entidades que sean autorizadas mediante ley podrán tener acceso a la información contenida en el RUB, previa celebración de un convenio interadministrativo, y exclusivamente para el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, por medio de las cuales ejerzan inspección, vigilancia y control, tengan funciones de investigación fiscal o disciplinarias u orientadas a combatir el lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional, conglomerados e intervención por captación no autorizada.

Teniendo en cuenta que los obligados a suministrar esta información en el RUB se verán en la obligación de revelar información sujeta a acuerdos de confidencialidad con terceros, solicitamos de manera respetuosa se nos brinde la siguiente información:

i. ¿Cuál es el alcance material de la confidencialidad de la información suministrada en el RUB? ¿Hay algún escenario adicional a los taxativamente contemplados en el artículo 22 de la Resolución 164 en los cuales se le concediera acceso a un tercero a esta información?

El literal h) del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, estatutaria para la protección de datos personales, establece el principio de confiencialidad (sic) de la información en los siguientes términos:

“Artículo 4°. Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

(…)

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma”. (Subrayado fuera de texto)

Por su parte, el artículo 22 de la Resolución DIAN No. 000164 de 2021 señala expresamente el atributo de confidencialidad que ostenta la información suministrada en el RUB, la cual es de carácter reservado e indica que, únicamente las entidades que sean autorizadas mediante ley, podrán tener acceso a la información contenida en el RUB, previa celebración de un convenio interadministrativo, y exclusivamente para el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales.

Así mismo, el artículo 13 de la Ley 2195 de 2022 establece las entidades que en cumplimiento de sus funciones legales y constitucionales, se encuentran autorizadas para tener acceso al RUB:

“ARTÍCULO 13. ENTIDADES CON ACCESO AL REGISTRO UNICO DE BENEFICIARIOS FINALES. Se permite y garantiza el acceso al Registro Único de Beneficiarios Finales únicamente a las siguientes entidades que en cumplimiento de sus funciones legales y Constitucionales ejerzan inspección, vigilancia y control o tengan funciones de investigación fiscal o disciplinarias u orientadas a combatir el lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno trasnacional, conglomerados e intervención por captación no autorizada:

1. Contraloría General de la Republica.

2. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

3. Fiscalía General de la Nación.

4. Superintendencia de Sociedades de Colombia.

5. Superintendencia Financiera de Colombia.

6. Procuraduría General de la Nación.

7. Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF”.

ii. ¿La información suministrada en el RUB puede compartirse con entidades de otras jurisdicciones? ¿Cuáles serían los presupuestos o requisitos para que esto sucediera?

iii. ¿La información suministrada en el RUB puede ser utilizada por autoridades de impuestos de otras jurisdicciones?

Nos permitimos reiterar que las facultades de este Despacho se limitan a la interpretación de normas tributarias en el marco de competencia de la DIAN, conforme lo dispuesto en el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020. Por lo tanto, remitimos su inquietud al área competente en la entidad para dar respuesta a la misma.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaría expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”-“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica