Registro contable – costos y gastos

CONSULTA (TEXTUAL)
“(…)
Nuestra entidad es una IPS dedicada a la prestación de servicios de odontología. En el desarrollo de nuestra actividad, en algunos pacientes que requieren de prótesis dental y siguiendo el proceso para su elaboración, se deben tomar impresiones primarias que son enviadas a nuestro (u otros laboratorios) ubicados en ciudad distinta a la sede donde se lleva el proceso. Teniendo en cuenta el cuidadoso manejo que se le debe dar a estas, se requiere el pago de transporte especial para envío de las mismas y recepción posterior. Incluso al finalizar el proceso, la prótesis definitiva se elabora en el mismo laboratorio (ubicado en otra ciudad) y las erogaciones por transporte son asumidas por nuestra entidad.

En resumen, nuestra IPS en el proceso de elaboración de una prótesis, requiere cancelar transporte de impresiones preliminares desde la IPS hasta el laboratorio y al finalizar el proceso, la prótesis definitiva, desde el laboratorio hasta nuestra sed.

Se requiere de su orientación para establecer la contabilización correcta de dichos pagos por transporte.

¿Son estos transportes un costo o un gasto?.¿ Se debe dar el mismo tratamiento tanto al transporte de las impresiones primarias como al transporte de la prótesis definitiva?. "

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Como no se indica en la consulta el grupo al que pertenece el consultante, este concepto se elabora teniendo como referente el Marco Técnico Normativo correspondiente al Grupo 2, contenido en el Decreto Único 2420 de 2015, es decir, la NIIF para PYMES.

A pregunta similar, este Consejo se refirió a la diferencia entre costos y gastos, mediante el concepto 2020-0132 y fecha de radicación 07-02-2020, en la cual se manifestó:

“De conformidad con la NIIF para las PYMES (anexo 2 del DUR 2420 de 2015), los gastos se definen como
las “disminuciones en los activos o incrementos en los pasivos que dan lugar a disminuciones en el
patrimonio, distintos de los relacionados con distribuciones a los tenedores de derechos sobre el
patrimonio”. No obstante la norma no hace una definición de gastos de distribución, gastos de
administración, costos de prestación de servicios, costos de ventas, etc., sino que a todos los cataloga
como gastos del periodo.

No obstante el párrafo 4.72 del Marco Conceptual 1 (MC) menciona que “el suministro de información por
separado de ingresos y gastos con características diferentes puede ayudar a los usuarios de los estados
financieros a comprender el rendimiento financiero de la entidad”.

Los marcos de información financiera no especifican una separación entre las diferentes clasificaciones
de los gastos (gastos de distribución, gastos de administración, costos de prestación de servicios, costos
de ventas) en el estado de resultado, por las siguientes razones:

 El estado del resultado del periodo es la principal fuente de información sobre el rendimiento
financiero de una entidad para el periodo sobre el que se informa (MC 7.16);

 Los componentes del gasto que tengan características diferentes, deben identificarse por separado
(MC 7.14 literal b);

 Uno de los objetivos de la información a revelar en el estado de resultados o en las notas, es dar
flexibilidad a las entidades para proporcionar información relevante, que represente fielmente los
gastos de la entidad (MC 7.4 literal a);

 La entidad puede clasificar sus gastos con el objetivo de proporcionar información sobre sus márgenes.
Por ejemplo márgenes brutos: ingresos menos costo de ventas, o márgenes operaciones (MC 6.28);

 El suministro de información por separado de gastos con características diferentes puede ayudar a los
usuarios de los estados financieros a comprender el rendimiento financiero de la entidad (MC 4.72).

En conclusión, siempre que una entidad decida presentar los gastos en el estado de resultados por la
función de los mismos dentro de la entidad 2, deberá en sus políticas contables determinar qué se entiende
por costos de ventas, o costos de prestación de servicios, o gastos de la operación o de distribución (según
utilice la entidad), teniendo siempre presente que dicha clasificación debe generar información más fiable
y relevante.

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1 Incorporado en el anexo 1 del DUR 2420 de 2015
2 Como lo permite el párrafo 5.11 de la NIIF para las PYMES (anexo 2 del DUR 2420 de 2015)

 

Por lo anterior clasificar una erogación como gasto o costo es un tema de juicio profesional que debe ser
determinada atendiendo las características del negocio (agropecuario, servicios, industrial, comercial,
tecnología, etc.) y la forma como se encuentra estructurada la entidad y su proceso productivo o de
prestación de servicios.
(…)”

Ahora bien, la característica del costo es toda erogación que se identifica clara y directamente con el bien o servicio siendo indispensable para su existencia y obtención de los ingresos, en tanto el gasto es la salida de recursos para el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas como consecuencia de la existencia del bien o servicio para su administración, comercialización, financiación, investigación.

Es claro que, siendo el transporte de las prótesis en fase primaria y en fase definitiva, indispensables para la prestación del servicio o venta del bien, deberán tener el mismo tratamiento y así se le recomienda definirlo en las políticas contables que se deben elaborar.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.