La aprobación de programas de cumplimiento, como el PTEE y el SAGRILAFT, es una prerrogativa que recae en la junta directiva de la casa matriz si esta cuenta con dicho órgano.

Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta relacionada con el tema del asunto, en los siguientes términos:

“1. Aunque una sucursal no tenga personalidad jurídica propia, ¿la casa matriz podría modificar la resolución de incorporación de la sucursal y ordenar la creación de un comité directivo local (conformado por los representantes legales y/o directivos de la sucursal)?

2. ¿Dicho comité directivo local podría tener a su cargo la toma de ciertas de decisiones delegadas por la casa matriz?

3. En especial ¿Podría dicho comité directivo local aprobar los programas de cumplimiento de la sucursal a saber, PTEE y SAGRILAFT, y designar al Oficial de Cumplimiento?

Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Con el alcance indicado, este Despacho procede a efectuar las siguientes consideraciones de índole jurídico:

En primer lugar, se considera pertinente traer a colación algunos pronunciamientos de este Despacho relacionados con la naturaleza jurídica y las características de las sucursales de sociedades extranjeras, vr.gr., el Oficio 220-139371 del 14 de septiembre de 2018, donde señaló lo siguiente: “(...)

“En efecto, la naturaleza jurídica y las características de las sucursales de sociedad extranjera en el marco de la ley nacional, temas sobre los que esta Entidad se ha ocupado en extenso, ilustra el oficio 220-114734 del 3 de septiembre de 2015, que a su vez remite al oficio 220-58253 del 9 de diciembre de 1996, apartes del cual viene al caso trascribir:

"Así las cosas, si bien es cierto que nuestro sistema tiende a conferir autonomía operativa a la sucursal y que, con el fin de tener mecanismos de control jurídicos, contables y tributarios, ordena que estos establecimientos observen durante su permanencia en el país y en desarrollo de sus actividades permanentes las disposiciones legales por las cuales se rigen las sociedades colombianas, esto no significa que les conceda capacidad jurídica como si se tratase de sociedades.

Ello indica que la compañía extranjera no es un tercero absoluto, ni un tercero relativo con respecto a las acciones u omisiones de su representante, toda vez que de conformidad con lo previsto en el artículo 485 ídem " La sociedad responderá por los negocios celebrados en el país al tenor de los estatutos que tengan registrados en la cámara de comercio al tiempo de la celebración de cada negocio". Con fundamento en lo anterior, podemos insistir en que la sucursal, en este caso de sociedad extranjera, no es un ente autónomo distinto de la casa matriz por cuanto no goza de personería jurídica independiente, toda vez que es ésta quien la crea, por decisión del órgano de dirección, otorgándole a la sucursal ciertas facultades para el desempeño de las actividades que le asigna, observando las formalidades exigidas por la ley y sin desbordar el marco de capacidad de la persona jurídica creadora de este instrumento de descentralización e internacionalización del capitalismo".

En lo atinente a los mandatarios generales de las sucursales de sociedades extranjeras y el régimen de responsabilidades de los administradores de las sociedades colombianas, este Despacho mediante el Oficio 220-051810 del 3 de marzo de 2020 manifestó:

“(...) En otro aparte el mencionado oficio, en torno al punto de los mandatarios designados para representar a la sociedad, expresó lo siguiente

4.4. El mandatario o representante legal de la sucursal tiene la personería judicial y extrajudicial de la sociedad, para todos los efectos legales.

4.5. El mandatario o representante de la sucursal sólo puede comprometer a la sociedad cuando obra con sujeción y dentro del ámbito de las atribuciones que le otorgue el órgano de dirección de la matriz, bien en el acto de incorporación al país o transitoriamente para un contrato especial, actos que deben estar dentro del contexto de las actividades permanentes que se proponga desarrollar la sociedad extranjera en el territorio nacional a través de su sucursal.

4.6. Como según lo previsto en el artículo 485 del Código de Comercio, es la sociedad la que asume la responsabilidad por las obligaciones contraídas a través de la sucursal, es lógico concluir que la sociedad tiene el derecho a gobernar sus establecimientos de comercio, otorgando autorizaciones generales o particulares, imponiendo límites a las facultades del representante o condicionando las operaciones al referéndum de la junta directiva o cualquier otro órgano de administración, toda vez que en dichas actuaciones el administrador de la sociedad está comprometiendo el patrimonio de la casa matriz, por cuanto la sucursal no es más que una cosa, un bien cuyo valor se refleja en los estados financieros de la sociedad a la que pertenece.

4.7. Si bien es cierto que el mandatario puede actuar dentro de las atribuciones conferidas para el efecto, también lo es que en el desarrollo de dichas atribuciones no actúa en nombre de un establecimiento de comercio, sino en representación de la compañía extranjera que como ya se dijo es quien ostenta la personería jurídica, (y es quien tiene capacidad para endeudarse), persona jurídica que físicamente ha trascendido las fronteras de su domicilio de origen a través de su establecimiento de comercio. (la negrilla no es del texto)".

En relación con la consulta planteada y considerando el marco legal y la doctrina aplicable, se concluye lo siguiente:

1. Sobre la modificación de la resolución de incorporación de la sucursal y la creación de un comité directivo local:

La casa matriz tiene la facultad de modificar la resolución de incorporación de la sucursal y ordenar la creación de un “comité local” de acuerdo con las necesidades de la misma. Lo anterior, en la medida en que la sucursal, aunque no posee personalidad jurídica propia, es una extensión de la casa matriz y, por lo tanto, está sujeta a las decisiones y directrices de esta última.

2. En cuanto a si dicho comité local podría tener a su cargo la toma de ciertas decisiones delegadas por la casa matriz:

El “comité local” puede ser facultado por la casa matriz para ejercer funciones específicas de gestión de la sucursal. Esta asignación de funciones puede otorgarse en el marco de la resolución o acto de incorporación que establezca claramente los límites y alcances de tales funciones.

3. Respecto a la aprobación de los programas de cumplimiento de la sucursal (PTEE y SAGRILAFT) y la designación del Oficial de Cumplimiento:

La aprobación de programas de cumplimiento, como el PTEE y el SAGRILAFT, es una prerrogativa que recae en la junta directiva de la casa matriz si esta cuenta con dicho órgano, o en su defecto del máximo órgano social. Además, la designación del Oficial de Cumplimiento también es una facultad de la casa matriz, y no puede ser delegada a un “comité directivo local”.

Lo anterior, en aplicación de lo dispuesto en el numeral 5.1.4.1 del Capítulo X y del numeral 5.1.5.1. del capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.

En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se recuerda que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro.