Para ello, la función de reconstruir la contabilidad del año 2022, deberá estar claramente establecida dentro de sus responsabilidades y las de los administradores respecto del trabajo realizado.

CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía número (…) de Cali, abogado titulado y en ejercicio portador de la Tarjeta Profesional número (…) expedida por el Consejo Superior de la Judicatura, comedidamente me remito a ustedes con el fin de solicitar concepto o claridad sobre una situación que sucede en el momento en una sociedad en la que soy Director Jurídico.

Tuvimos un inconveniente con los contadores de una empresa contable que nos obligaron a firmar unos contratos de Transacción como prerrequisito para entregarnos la información contable y financiera de la sociedad. Dichos contratos de transacción los libraban de toda responsabilidad civil, penal, laboral, administrativa o disciplinaria. (Sabiendo que muchos de estos temas no son transables y que los contratos se pueden deshacer por incluir cláusulas ineficaces, firmamos con el fin de que nos entregaran la información).

Los nuevos contadores, al no recibir la información completa tuvieron que reconstruir la información de lo corrido del año 2.023 con el fin de tener actualizado nuestro sistema contable. Es de mencionar que los contadores se encuentran vinculados mediante un contrato de trabajo.

Ahora, por cuestiones de negociaciones y de obligaciones tributarias y aduaneras, requerimos reconstruir la información del año anterior, pero los contadores se niegan a reconstruir la información del sistema con la información física alegando que su responsabilidad como contadores solamente deviene de su contrato en el año 2.023 y como contadores con están obligados a reconstruir, rehacer o certificar información de años anteriores.

La sociedad requiere reconstruir y auditar la información de los contadores anteriores que dejaron abandonado su puesto sin entregar información, pero los nuevos contadores se niegan a realizar ese trabajo.

La consulta es ¿los contadores que están vinculados mediante un contrato laboral pueden negarse en virtud de las condiciones de su trabajo a realizar una tarea contable como la reconstrucción de una sociedad que no posee la información cierta de su contabilidad de años anteriores?

¿No existe ninguna responsabilidad del contador por impedir que la sociedad cumpla con sus obligaciones de guarda, custodia y disponibilidad de la información contable? (…)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

El artículo 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, establece el procedimiento respecto de la “Pérdida y Reconstrucción de los libros de contabilidad”, en el cual se describe:

“El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”.

Adicionalmente, cuando un contador certifica estados financieros, lo debe hacer atendiendo lo ordenado por el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.

Por lo anterior, un contador público no puede preparar información financiera sobre la cual no pueda cumplir lo anteriormente establecido, para el caso de pérdida de información, se recomienda utilizar el procedimiento descrito en el artículo 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, antes citado.

Tratándose de la necesidad de reconstruir la contabilidad del año 2022, la responsabilidad y la obligación del Contador que acepta el encargo serán las establecidas en el contrato que formaliza su vinculación con el usuario de sus servicios, que bien podrían incluir las labores de reconstruir la contabilidad de periodos anteriores, y la de preparar y presentar estados financieros de períodos anteriores a la fecha de su vinculación, independientemente que se trate de un contrato laboral en el cual habría subalternidad de la administración, o de prestación de servicios, el cual se cumple conforme a lo previamente acordado.

Para ello, la función de reconstruir la contabilidad del año 2022, deberá estar claramente establecida dentro de sus responsabilidades y las de los administradores respecto del trabajo realizado. De no haberse incorporado, deberán considerarse los términos de dicha labor por parte de los actuales contadores públicos y definir un valor por concepto de honorarios, asociado a dicha actividad.

En cuanto a la conservación y guarda de la contabilidad, es pertinente remitirlo a lo establecido a los artículos 23 y 24 de la Ley 222 de 1995, al igual que al artículo 60 del Código de Comercio y en concordancia con éste, a lo establecido en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.