CONSULTA (TEXTUAL)

“para solicitar información; un contador está en la facultad de no entregar a otro contador los estados financieros firmados de un usuario. para seguir con las labores pertinentes contables. (sic)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El  Consejo Técnico de  la Contaduría Pública (CTCP) en  su carácter de  Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de  la Información, conforme  a las normas  legales  vigentes, especialmente por  lo dispuesto en la Ley  43 de 1990, la Ley  1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Es importante aclarar que  los documentos e información de la empresa que  prepare un contador a su servicio, son de la empresa y no del contador, por tanto además demás de cumplir debidamente con sus funciones debe hacer entrega de  los documentos que  se le han  facilitado para su cumplimiento, como se expone en el concepto 2018-0678 manifestó emitido por este Organismo:

“Al terminar su servicio, se recomienda al contador externo saliente, realizar y elaborar un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios. En el proceso de empalme debe informarse entre otras cosas lo siguiente:

  • Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de información contable);
  • Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse (ajustes por depreciación, por  deterioro de cuentas por  cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros);
  • Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentran pendientes por cumplir con sus obligaciones formales;

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

  • Entrega de la documentación, soportes contables y libros de contabilidad, en poder del contador externo

relacionada con la entidad; y

  • Las demás que considere pertinente el profesional que externamente lleva la contabilidad.

De acuerdo con lo anterior, no es adecuado que el contador público retenga los libros y soportes de contabilidad de la entidad (comprobantes de egreso, facturas de venta, facturas de compra, extractos bancarios, declaraciones tributarias, recibos de caja, libros de contabilidad, entre otros), situación que podría generarle una investigación por parte del tribunal disciplinario de la Junta  Central de Contadores. Otro asunto distinto es el relacionado con el cumplimiento de las obligaciones por parte de quien contrata sus servicios, las cuales se entiende que se incorporan en el contrato. Dentro de las funciones propias de los Contadores Públicos se encuentra la organización, revisión y control de contabilidades, llevándolas de conformidad con las normas que rigen la contabilidad en Colombia, los documentos contables de la entidad le pertenecen a la organización y no siempre son responsabilidad del contador, muchas veces los soportes contables son conservados por otras áreas como tesorería (comprobantes de egreso), cartera (facturas de venta y recibos de caja), inventarios (facturas de compra), entre otros.

Por ello, más que entregar los soportes, libros y otros documentos, lo que el CTCP recomienda al darse por terminado el contrato, es la entrega del cargo mediante un  proceso de empalme con el nuevo contador o con el funcionario que designe la entidad contratante”. Negrita fuera de texto.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que,  para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son  los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Cordialmente,

 

CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRIGUEZ

Consejero CTCP