RESOLUCIÓN NÚMERO 000013
(11 FEB 2021)
Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En ejercicio de las facultades legales y en especial las consagradas en el numeral 12 del artículo 6 del Decreto 4048 de 2008, el parágrafo 6 y el parágrafo transitorio 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 206, Único Reglamentario en Materia Tributaria y
CONSIDERANDO:
Que el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establece: “El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas -IVA”-.
Que el parágrafo transitorio 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario establece “La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN establecerá el calendario y los sujetos obligados a facturar que deben iniciar la implementación de la factura electrónica durante el año 2020, así como los requisitos técnicos de la factura electrónica para su aplicación específica en los casos de venta de bienes y servicios, pago de nómina, importaciones y exportaciones, pagos al exterior, operaciones de factoraje, entre otras”
Que de acuerdo a lo indicado en el considerando anterior, el director de la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, esta en la facultad de expedir la presente resolución para establecer el calendario, los sujetos y los requisitos técnicos y tecnológicos que debe contener el documento soporte de pago de nómina, el cual hace parte del sistema de facturación electrónica. Que el inciso tercero del artículo 771-2 del Estatuto Tributario señala:
«Cuando no exista la obligación de entregar factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos
descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca».
Que de conformidad con el numeral 6 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 6 del artículo 7 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, no están obligadas a expedir factura de venta y/o documento equivalente, “Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades”.
Que el artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, entre otros dispone:
“Artículo 1.6.1.4.27. Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica.
Para efectos de lo indicado en el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario respecto del porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica, para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, se tendrán en cuenta: (…)
5. Los demás documentos de los costos, deducciones e impuestos descontables en la adquisición de bienes y servicios, de los cuales no se exija la factura de venta y/o el documento equivalente.
(…)
El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios, las operaciones de nómina, las exportaciones, importaciones, los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
Así mismo, el sistema de facturación electrónica de que trata el inciso anterior del presente artículo podrá aplicarse al registro fiscal de compras y ventas, la contabilidad, y en general los soportes de costos, gastos y deducciones y otro tipo de soportes electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Para efectos de lo previsto en el presente artículo la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberá establecer la información y el contenido de los respectivos documentos, así como los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que deben cumplir los sujetos obligados a facturar para su elaboración y transmisión a la citada entidad.”
Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.
Que por lo tanto, se requiere establecer mediante la presente resolución la información y el contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica, así como los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, así como una funcionalidad dentro del sistema de facturación electrónica, atendiendo a las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que señale el anexo técnico correspondiente.
Que de conformidad con lo previsto en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, al recibir información que contenga datos personales, la entidad receptora toma el rol de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales. Por tanto, significa que los datos personales no pueden ser divulgados, pues esta información involucra derechos a la privacidad e intimidad de las personas y por ende gozan de reserva de conformidad con la Constitución y la Ley.
Que la información que se suministra en el documento soporte de pago de nómina electrónica no implica para la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN: i) responsabilidad por la calidad de los datos que le sean suministrados mediante las distintas fuentes de información, ii) ni la obligación de entregar la totalidad de la información de que dispone, sino aquella que se circunscriba estrictamente a los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica.
Que la atención de los requerimientos de información, se podrá efectuar mediante su transferencia siempre y cuando los sujetos obligados al documento soporte de pago de nómina electrónica, que a su vez son responsables del tratamiento, antes de que recolecten la información y durante todo el ciclo de vida de la misma, implementen medidas preventivas de naturaleza técnica, humana o administrativa que sean necesarias para: i) evitar vulneraciones al derecho a la privacidad o a la confidencialidad de la información, ii) fallas de seguridad o indebidos tratamientos de datos personales, iii) garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad, el acceso y circulación restringida de la información contenida en las bases de datos o archivos que se le suministran, iv) evitar su adulteración, pérdida, recolección, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Que para el suministro de la información que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN debe poner a disposición de los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, herramientas preestablecidas de registro, diligenciamiento o reporte de información, que se podrán utilizar y/o adaptar para facilitar el cumplimiento de los procedimientos, sin perjuicio de desarrollar nuevas funcionalidades en el sistema de facturación electrónica, donde se encuentra el documento soporte pago de nómina electrónica, que complementen la solicitud, descargue y/o cargue de documentos.
Que mediante la Circular 000001 del 25 de enero de 2019, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en su condición de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, señala en el numeral 5 su política de tratamiento de la información, conforme a las disposiciones legales aplicables.
Que mediante el oficio radicado número 20215010017021 del 19 de enero de 2021, la Directora Encargada de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano del Departamento Administrativo de la Función Pública, emitió concepto favorable, en los términos del Decreto Ley 019 de 2012.
Que en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, el respectivo proyecto de resolución fue publicado en sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, para los comentarios de la ciudadanía.
Por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
TÍTULO I
DEFINICIONES
Artículo 1. Definiciones. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, el artículo 1 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, en lo que sea pertinente y las que aquí se establecen:
1. Acceso al software: es la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, para solicitar a los sujetos que van a generar y transmitir el documento de nómina electrónica, y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
2. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores del documento de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, y, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, y una vez superadas las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación de conformidad con lo indicado en el anexo técnico del documento de nómina electrónica «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
3. Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores de documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, que consiste en hacer uso del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para cumplir la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
4. Anexo Técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación, disposición del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento. Así mismo para las demás funcionalidades, mejoras y los conceptos adicionales que se
implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del documento soporte de pago de nómina electrónica y que hace parte integral de esta resolución, en lo sucesivo «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
5. Beneficiario del pago: Se entiende como beneficiario del pago, a las personas naturales vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria y los
pensionados a cargo del empleador, en relación con estas actividades.
6. Calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es la programación establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, en la que se indican los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación e iniciar con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento.
7. Campos obligatorios del documento soporte de pago de nómina electrónica: Corresponde a los campos obligatorios informáticos que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, al momento de ser generada y transmitida a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, los cuales están definidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
8. Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica- CUNE: Es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el citado documento
9. Contenedor Electrónico: Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de cada uno de los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, el cual se deberá emitir por cada uno de los beneficiarios del pago a cargo del sujeto que realiza la generación y transmisión del mismo, así como de la información adicional derivada de los mismos, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, cuando fuere el
caso.
10.Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.
11.Generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que deben contener los citados documentos, previo a la transmisión, y validación, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
12.Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
13.Novedades reportadas dentro del periodo: Son un elemento que permite informar aquellos eventos que se suscitan dentro del periodo de pago y que afectan la liquidación de los valores devengados de nómina y los valores deducidos de nómina, este elemento deberá informarse en la forma prevista según se define en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
14.Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, que son transmitidos por el sujeto que lo genera y transmite para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
Las reglas de validación solo están asociadas al cumplimiento de la información y condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN del documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento.
15.Sujetos obligados a generar y transmitir, para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina: Son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique.
16.Transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica.
17.Validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, que contiene la verificación de las reglas de validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
18.Valor devengado de nómina: Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
19.Valor deducido de nómina: Son los conceptos que se detraen de los valores devengados de nómina por parte del beneficiario del pago y que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento conforme a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»
TÍTULO II
DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA, LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA
ELECTRÓNICA Y SU GENERACIÓN, TRANSMISIÓN Y VALIDACIÓN
Artículo 2. Documento soporte de pago de nómina electrónica. De conformidad con lo establecido en el parágrafo 6 del artículo 616-1 y el inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento; constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionado con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos.
El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, deben contener la información establecida en los artículos 5 y 17 de esta resolución, para la generación, transmisión y validación por parte de Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»
El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento, se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado, atendiendo la periodicidad indicada en el artículo 3 de la presente resolución.
Artículo 3. Periodicidad del documento de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
Parágrafo: Cuando se presenten novedades dentro del periodo de pago a reportar, se deberá atender a lo dispuesto en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» respecto del elemento “Novedades reportadas dentro del periodo” tal como se define en el numeral 13 del artículo 1 de la presente resolución.
Artículo 4. Sujetos obligados a generar y trasmitir para validación, el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.
Lo anterior cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
Lo dispuesto en el presente artículo, aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la Ley y el reglamento, cuando aplique.
TÍTULO III
INFORMACION Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA
Artículo 5. Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
11.Fecha y hora de generación.
12.La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13.Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
TÍTULO IV
CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN Y PLAZOS PARA EL CUMPLIMIENTO PERIODICO PARA LA GENERACIÓN Y TRANSMISIÓN DEL DOCUMENTO
SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA
Capítulo I
CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN
Artículo 6. Calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados que llevarán a cabo la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica conforme lo indica el artículo 4 de esta resolución y las notas de ajuste del citado documento, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, teniendo en cuenta los siguientes calendarios:
1. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados
2. Calendario de implementación Permanente
3. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta
Para efectos de dar aplicación a los títulos que identifican las columnas que contienen los calendarios de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento de los numerales 1, 2 y 3 del presente artículo, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:
Grupo: Corresponde al orden en que los sujetos obligados de que trata el artículo 4 de esta resolución, deben cumplir con las fechas indicadas para la fase de habilitación, en el sistema de facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento de nómina electrónica e inicio de transmisión del mencionado documento.
Fecha de inicio de habilitación en el sistema de facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago d nómina electrónica. (DD/MM/AAAA): Indica el plazo dentro del cual el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, debe iniciar el proceso de habilitación y señalar el software con el cual hará pruebas de habilitación en el sistema de
facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, dispuesto en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y que corresponderá al software con el cual generará y transmitirá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento; así como las demás condiciones del procedimiento de habilitación de que trata el artículo 9 de esta resolución, el cual deberá concluir antes de la fecha máxima para iniciar con la generación y trasmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento que se establece para cada uno de los calendarios conforme se indica en los numerales 1, 2 y 3 del presente artículo.
Fecha máxima para iniciar la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. (DD/MM/AAAA): Indica el plazo máximo dentro del cual el sujeto obligado indicado en el artículo 4 de la presente resolución, deberá iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento.
Intervalo en relación al número de empleados: Corresponde al número de trabajadores con vínculo laboral o legal y reglamentario o de pensionados a cargo del empleador – beneficiarios del pago, que tenga el sujeto obligado indicado en el artículo 4 de la presente resolución, a la fecha de inicio de habilitación en el sistema de facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento de nómina electrónica.
Otros sujetos: Indica el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, que corresponde a los numerales 2 y 3 del presente artículo, independientemente del número de trabajadores con vínculo laboral o legal y reglamentario o de pensionados a cargo del empleador – beneficiarios del pago.
Artículo 7. Implementación anticipada del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Quienes de manera anticipada a lo dispuesto en los calendarios de que trata el artículo 6 de esta resolución, opten por implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, podrán hacerlo; no obstante, deberán cumplir con las disposiciones que regulan el documento soporte de pago de nómina electrónica de que trata la presente resolución, lo indicado en este artículo no aplica para los sujetos obligados indicados en el calendario del numeral 3 del artículo 6 de la presente resolución
Capitulo II
PLAZO PARA EL CUMPLIMIENTO PERIÓDICO PARA LA TRANSMISIÓN Y VALIDACIÓN DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA
ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE NÓMINA ELECTRÓNICA
Artículo 8. Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica. Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.
Parágrafo 1: El cumplimiento de los plazos previstos en el presente artículo para la transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, en caso de inconvenientes tecnológicos presentados por el sujeto obligado de qué trata el artículo 4 de esta resolución o por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Aduanas Nacionales -DIAN, deberá atender a lo señalado en los artículos 13 y 14 de la presente resolución.
Parágrafo 2: La primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los sujetos de que trata el artículo 4 de esta resolución, se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica de que trata el artículo 6 de esta resolución. Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen una implementación anticipada, en cuyo caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación de que trata el artículo 9 de la presente resolución.
TÍTULO V
CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA
ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA
Capítulo I
DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA
ELECTRÓNICA.
Sección 1
Habilitación para generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de
nómina electrónica.
Artículo 9. Habilitación. La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, el citado procedimiento requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a generar y trasmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, cuando a ello haya lugar, indicada en los calendarios de implementación y plazo para cumplimiento periódico de la transmisión, establecido en el TITULO IV de esta resolución, cumpliendo con las siguientes características,
condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
1. Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Señalar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, informando para ello si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.
3. Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
3.1. Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre (s) y código (s) de identificación del software (s).
3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y
funcionalidades de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»
3.3. Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el numeral anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, actualizará el estado de «solicitado»
a «habilitado»; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de «habilitado».
3.4. Una vez se encuentre en estado «habilitado» automáticamente migrará a producción en operación.
Parágrafo. Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación de conformidad con el «Anexo técnico de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»
Sección 2
Generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajustes del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Artículo 10. Generación. La generación es un procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de habilitación, consiste en estructurar la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, los referidos documentos se deberán generar de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5 y 17 de esta resolución, lo anterior para su transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN para la validación a cargo de la citada entidad.
La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se deben elaborar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
Artículo 11. Código Único del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica - CUNE. En el procedimiento descrito en esta sección se genera el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica -CUNE, el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos del documento de nómina electrónica; el procedimiento para el cálculo e implementación del código único de documento soporte de pago de nómina electrónica -CUNE y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
Con el procedimiento anterior, también se genera el código único de documento soporte de pago de nómina -CUNE que corresponde a las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cuyas especificaciones técnicas se encuentran descritas en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
Sección 3.
Transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas
de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica
Artículo 12. Transmisión para la validación. La transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en la Sección 2 de este Capítulo, que consiste en transmitir uno a uno los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte del pago de nómina electrónica de todos y cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA
ELECTRÓNICA».
Artículo 13. Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN. Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 12 de esta resolución, el sujeto al que se refiere el artículo 4 de la presente resolución deberá transmitir el documento soporte de pago de nómina y/o las notas de ajuste del citado documento en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación, donde se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Parágrafo. Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN se configura con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación de nómina electrónica, por los mecanismos y dentro del término señalado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
Artículo 14. Impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por el sujeto de qué trata el artículo 4 de esta resolución. Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto de qué trata el artículo 4 de esta resolución, que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 12 de esta resolución, éste deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente en que se supere el
inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.
Parágrafo 1. La validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, se realizará una vez sea transmitida en el plazo indicado en este artículo, en cuyo caso se entiende cumplido el término establecido en el artículo 8 de esta resolución.
Parágrafo 2. Soporte de la información sobre lo inconvenientes tecnológicos del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución. Hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, disponga, en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». del reporte electrónico de inconvenientes tecnológicos, el mismo deberá elaborarse por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, certificado por el mismo y conservando los soportes para ser exhibidos cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, lo exija.
Sección 4.
Validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Artículo 15. Validación Una vez generada y transmitida la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, de todos y cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución; la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos de conformidad con la información transmitida y relacionada con la información y contenido establecidos en los artículos 5 y 17 de esta resolución, con el valor de «Documento validado por la DIAN» o «Documento Rechazado por la DIAN» cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación, de conformidad con el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
Cuando los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cumplan con las reglas de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor «Documento validado por la DIAN» y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación, el cual se remitirá al sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución para su correspondiente conservación y fines pertinentes.
En caso que el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, no cumplan con las reglas de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, remite un mensaje con el valor de «Documento Rechazado por la DIAN», en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento electrónico no se encuentra validado. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor «Documento validado por la DIAN».
Artículo 16. Alcance de la validación. La validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, tiene como alcance la verificación de la información y contenido establecido en los artículos 5 y 17 de esta resolución, conforme lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA». No obstante, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimiento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación, corresponden al sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución; así mismo, será responsabilidad del sujeto obligado, la revisión para efectos de que se cumpla con las demás disposiciones que exigen requisitos para que los pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, conforme lo indicado en el Estatuto tributario y sus normas reglamentarias, lo anterior sin perjuicio de las facultades de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
Sección 5
Notas de ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica Artículo 17. Notas de ajuste que se derivan del documento soporte de pago de nómina electrónica. Cuando se elaboren notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se deberán generar y transmitir para validación conforme lo indicado en las secciones 2, 3 y 4 de este TITULO, las cuales deberán contener la siguiente información:
1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, según corresponda.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
3. El número, la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico -CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
4. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»
5. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de
pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
6. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
7. El código único de la nota de ajuste del documento soporte de pago Electrónico - CUNE.
8. El tipo de nota de ajuste según corresponda.
9. La fecha y hora de generación.
10.Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina
electrónica.
11.Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación del beneficiario del pago.
12.La firma digital del sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13.El código único de documento soporte de pago de nómina electrónico -CUNE, del documento de nómina electrónica que se reemplaza.
Las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para reemplazar el documento soporte de pago de nómina electrónica, y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios, caso en el cual el número del documento de nómina electrónica reemplazada no podrá ser utilizado nuevamente.
De igual forma, las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error, caso en el cual no se tendrán en cuenta los numerales 4, 5, 6 y 11 del presente artículo.
TÍTULO VI
INTEROPERABILIDAD E INTERACCIÓN TECNOLÓGICA DE LOS USUARIOS
DEL SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRONICA EN LA FUNCIONALIDAD DEL DOCUMENTO
SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA
Artículo 18. Interoperabilidad. Los usuarios del servicio informático electrónico del sistema de facturación electrónica en la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, deberán cumplir las obligaciones que se describen en la presente resolución y realizar las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Como estándares mínimos y comunes para la transmisión y la entrega en el intercambio, lectura, manejo de fuentes únicas o estandarizadas de datos de información; los usuarios señalados en el inciso anterior, deberán tener en cuenta los lineamientos de interoperabilidad indicados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN que se encuentran dentro del contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»; lo anterior sin perjuicio de la implementación de funcionalidades de
tipo tecnológico que se desarrollen.
Como criterios generales a tener en cuenta para la interoperabilidad por parte de los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa del documento soporte de pago de nómina electrónica, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
1. Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
2. Utilización de lenguajes de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos indicados en este artículo.
Artículo 19. Interacción. De conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los sistemas de facturación y el documento soporte de pago de nómina electrónica de que trata el TITULO II de esta resolución que se generen y transmitan a través de los softwares dispuestos por el sujeto obligado de que trata el artículo 4 de esta resolución, deberán garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información que contenga los referidos sistemas, con:
1. La retención en la fuente que se haya practicado.
2. Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
3. Los gastos.
4. En general la información contable y tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.
La implementación de la interacción de los sistemas y el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste de acuerdo con lo indicado en el presente artículo se deberá cumplir de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, sin perjuicio de los sistemas de interacción que actualmente se encuentren en uso.
TÍTULO VII
ANEXO TÉCNICO
Artículo 20. Anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina. El Anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina, es el siguiente:
El «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permiten cumplir con la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, por parte de los sujetos que generan y transmiten el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste y en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación.
Parágrafo. Por medio de la presente resolución se adopta el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» versión 1.0, el cual forma parte integral de la presente resolución.
Artículo 21. Divulgación de los anexos técnicos y término de adopción. Los Anexos técnicos y sus modificaciones se encuentran publicado en el sitio WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN micro sitio factura electrónica, documentación técnica.
Portal DIAN/Impuestos/Factura electrónica/Documentación
Los sujetos obligados a los que se refiere el artículo 4 de la presente resolución y que implementen el documento soporte de pago de nómina electrónica deberán adoptar los anexos técnicos y sus modificaciones de que trata el presente artículo, a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de la publicación del anexo técnico.
TÍTULO VIII
DISPOSICIONES COMUNES
Artículo 22. Representantes que deben cumplir con el documento soporte de pago de nómina electrónica. Cuando el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de nómina electrónica realice este proceso, a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
Parágrafo Transitorio. Cuando el sujeto obligado de que trata el artículo 4 de esta resolución, realice la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica a través de un representante o tercero, este último deberá inscribir esta calidad en el Registro Único Tributario -RUT una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice los ajustes informáticos necesarios.
Cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica sea cumplida por un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo requiera.
Artículo 23. Conservación. Los documentos soportes de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, que se generen, transmitan y validen deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999.
Artículo 24. Representación gráfica del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica: Los sujetos obligados de que trata el artículo 4 de la presente resolución, si lo requieren, podrán expedir representaciones gráficas del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica, en formato digital o impreso, para lo cual, deberán contener como mínimo la información establecida en los artículos 5 o 17 de la presente resolución según corresponda, e incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, a través del cual se podrá acceder a la consulta de los documentos validados, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en el «Anexo Técnico de la factura electrónica de venta».
Artículo 25. Información adicional en el documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica. En el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» se encuentran campos o grupos de campos de información opcional que podrán ser utilizados por los sujetos de que trata el artículo 4 de la presente resolución.
Para estandarizar información que se derive del documento soporte de pago de nómina electrónica y con el ánimo de facilitar las operaciones de un sector o grupo de actividades económicas afines, las entidades o instituciones de tipo gremial que representan los sujetos que generan y transmiten el documento soporte de pago de nómina electrónica respecto del sector o grupo antes indicado, podrán solicitarle formalmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, la inclusión de los datos requeridos para que los mismos y previa evaluación y autorización de la citada entidad, hagan parte del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»; la solicitud deberá ser presentada ante la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos o la dependencia que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, que tiene a cargo la definición de las funcionalidades del servicio informático electrónico de validación del documento soporte de pago de nómina electrónica, para su evaluación y coordinación con la autoridad competente que corresponda.
En relación con la incorporación de información adicional en el documento soporte de pago de nómina electrónica o sus notas de ajuste que soliciten las autoridades competentes para cada sector; la dependencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, que tiene a cargo las definiciones de las funcionalidades del servicio informático electrónico de validación del documento de pago de nómina electrónica, deberá atender la solicitud que presente el representante de la respectiva entidad para su evaluación e incorporación del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»
Las modificaciones del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», en todo caso deben incorporase al sistema de facturación electrónica dentro de la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica mediante resolución de carácter general suscrita por parte del Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; las citadas modificaciones que incorporan esta información, no harán parte de lo establecido en el artículo 5 de esta resolución, a menos que el citado artículo se modifique o adicione.
Parágrafo: En todo caso la información de que trata el presente artículo, no será objeto de validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
Artículo 26. Idioma y moneda en el contenido de la nómina electrónica: Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
Artículo 27. Aplicación de las normas que regulan la nómina como soporte de costos y gastos, hasta la entrada en vigencia de esta resolución. Los contribuyentes soportaran sus costos y gastos mediante los medios de prueba que tenga implementados, hasta la fecha máxima determinada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN para iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, de conformidad con lo establecido en los calendarios de implementación de que trata el artículo 6 de la presente resolución.
TÍTULO IX
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES RELACIONADO CON LA INFORMACIÓN QUE CONTIENE EL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE
NÓMINA ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA.
Artículo 28. Información registrada en las bases de datos relacionadas con el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. La información que se registra en las bases de datos relacionadas con el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, corresponde a toda aquella que resulta necesaria para la generación por parte del sujeto obligado, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de conformidad con lo establecido en los artículos 5 y 17 de esta resolución, y cumpliendo las condiciones,
términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»
Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, al habilitarse, acceder, navegar o usar la herramienta objeto de la presente resolución reconocen haber leído, entendido y aceptado el«Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», lo que constituye un acuerdo entre quienes hagan uso de la herramienta y la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, por lo tanto se obligan a cumplir sus lineamientos, las leyes y reglamentos aplicables, al igual que las políticas de privacidad y los compromisos de usuario establecidos en los términos de uso y confidencialidad contenidos en el acuerdo que debe suscribirse en el sitio web de la
entidad para acceder a la información; por consiguiente, en caso de no aceptar los términos y condiciones, deberán abstenerse de utilizar dicha herramienta.
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN podrá verificar en cualquier tiempo el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente artículo.
Artículo 29. Alcance del tratamiento y finalidades de la información. Sin importar la novedad de las operaciones o de las tecnologías utilizadas, la realización de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, disposición final, eliminación o cualquier otra actividad que se realice sobre la información contenida en el documento soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, es un asunto propio de los sujetos obligados, quienes en calidad de responsables realizan en forma autónoma y a su nombre el tratamiento de los datos personales.
El sujeto obligado solo podrá usar la información contenida en el documento soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, para asegurar el cumplimiento de la obligación de generar y transmitir, para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales, en consecuencia, no podrán utilizar los datos transferidos para fines diferentes a los autorizados en esta resolución o permitidos por la normatividad vigente.
Artículo 30. Requisitos para solicitar la información. A efectos de realizar la solicitud de la información, los sujetos obligados en calidad de responsables del tratamiento de la misma, deben contar con medidas apropiadas y efectivas para lograr que los postulados de la Ley 1581 de 2012 sean realidades verificables, conforme con los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, en particular la “Guía para implementación del principio de responsabilidad demostrada”.
Parágrafo 1.: A los sujetos obligados les concierne adelantar acciones de revisión y evaluación del impacto en el tratamiento de los datos personales que transfieran a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, bajo un enfoque de mejoramiento continuo a fin de determinar el nivel de eficacia en cuanto al cumplimiento y grado de protección de los datos personales, que debe incluir una descripción de las operaciones de tratamiento de los mismos, una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de las operaciones de tratamiento con respecto a su finalidad, una evaluación de los riesgos para los derechos de los titulares de los datos personales, cuyos resultados junto con las medidas para mitigar los riesgos, serán tenidos en cuenta e implementados como parte de la aplicación del principio de privacidad por diseño y por defecto.
La implementación de estas actividades se realizará acorde a las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y/o a la metodología, periodicidad y procedimientos que cada entidad implemente teniendo en cuenta el tipo de información o el tipo de tratamiento que se haya establecido.
Parágrafo 2: Los sujetos obligados son responsables por el cumplimiento de todos los requisitos enunciados para realizar la petición de la información que se suministra. En este sentido, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, no hará examen o calificación de estos requisitos, sin perjuicio del ejercicio de las actividades de seguimiento que establece el artículo 28 de la presente resolución.
Artículo 31 Transferencia de datos personales. Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento y sus representantes, en su calidad de responsables del tratamiento de la información, les corresponde tratar bajo su control y responsabilidad los datos en nombre propio y en ningún caso por cuenta o en nombre de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN quien no será responsable frente al titular y las autoridades por el eventual Tratamiento indebido de los datos personales. No podrán utilizar los datos para fines distintos a los establecidos y deberán suprimir definitivamente los datos de sus sistemas de información, bases de datos o archivos físicos o electrónicos, cuando haya lugar. Para tal efecto, enviarán una certificación a la entidad indicando que los datos fueron eliminados y que ha cesado su utilización.
Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento deberán cumplir los deberes legales que les corresponden como responsables de la información, deberán tratar los datos personales de manera leal, lícita, confidencial y segura observando lo establecido en la Ley 1581 de 2012 o en la norma que la adicione, modifique o sustituya, sus decretos reglamentarios y eventuales instrucciones que emita la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad colombiana de protección de datos. Particularmente, deberán tener y aplicar su política de tratamiento de información para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos de los titulares. Dicha política en ningún caso podrá ser inferior a los deberes contenidos en la citada ley y deberán cumplir los requisitos del Decreto 1377 de 2013 o en la norma que lo adicione, modifique o sustituya y demás normas pertinentes.
Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento deberán guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales, y adoptar, entre otras, medidas de naturaleza técnica, humana o administrativa que sean necesarias para otorgar seguridad a la información contenida en el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, en su formato de generación así como en la representación gráfica, evitando su adulteración, pérdida, recolección, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 32. Obligaciones del responsable de la información. Sin perjuicio de implementar y hacer cumplir medidas útiles, apropiadas y efectivas para garantizar la seguridad y privacidad de la información, se deberán tener en cuenta aquellas que contengan mayores estándares de seguridad de acuerdo con las normas técnicas y los estándares internacionales, los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, que reciban la información validada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en su calidad de responsables del tratamiento de la información, les corresponde velar por el correcto y completo
cumplimiento de los principios rectores, los derechos de los titulares, los deberes como responsables, demás directrices de la Ley 1581 de 2012 y los límites que impone la Ley 1712 de 2014 o en las normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan, así como las disposiciones de la presente resolución, en especial tendrán en cuenta las obligaciones que se exponen a continuación:
1. Tratar los datos en nombre propio y no en nombre o por cuenta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
2. No revelar datos personales a ningún tercero, permaneciendo en todo caso los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, como responsables de la información transferida.
3. Implementar y consolidar, así como exigir a los contratistas, colaboradores, empleados, directivos, agentes, todas las medidas humanas, tecnológicas y administrativas de seguridad y protección de información que sean necesarias para garantizar la protección de los datos personales transferidos contra amenazas o peligros que afecten su seguridad y/o integridad, impedir su deterioro, adulteración, modificación o copia no autorizada, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, o cualquier uso de los mismos que puedan generar algún perjuicio al Titular de los datos personales y/o al responsable.
4. Dar el tratamiento a los datos personales, establecido en su Política interna de tratamiento de datos personales, dando estricto cumplimiento a los principios establecidos en el Régimen Legal de Protección de datos personales.
5. Guardar la confidencialidad respecto al tratamiento de los datos personales del beneficiario del pago.
6. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data, esto es de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
7. Actualizar los datos personales transferidos por el responsable en un plazo no mayor a los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de que tiene acceso a la actualización.
8. Adelantar y dar respuesta a las consultas y los reclamos formulados por el Titular de los datos personales transferidos por el responsable.
9. No revelar información relacionada con los datos personales, a ninguna persona física ni jurídica sin el consentimiento previo y por escrito del responsable. Los datos personales podrán ser revelados a las personas expresamente autorizadas en el Régimen Legal de protección de datos.
10.Someter a tratamiento los datos personales, solo para cumplir con las obligaciones y finalidades establecidas en la presente resolución.
11.No dar a los datos personales, una finalidad diferente a la contemplada en la presente resolución, salvo que se obtenga consentimiento previo y por escrito por parte del Titular de los mismos.
12.Cumplir con las obligaciones que tenga como responsable del tratamiento, bajo la normatividad vigente y las Políticas de Tratamiento de datos personales instituidas por el responsable.
13. Las demás obligaciones que establezca el Régimen Legal de Protección de datos personales colombiano.
Artículo 33. Disposición final de los datos personales. Los responsables y/o encargados del tratamiento de la información dejarán de utilizar los datos transferidos o transmitidos según corresponda y suprimirán definitivamente los mismos de sus sistemas de información, bases de datos, archivos físicos, electrónicos u otros repositorios como medida de seguridad apropiada y conforme con los lineamientos y políticas en materia de gestión documental, por solicitud de los beneficiarios del pago o una vez finalice el tiempo razonable para el tratamiento y se hayan cumplido las obligaciones y finalidades que lo originaron o cuando cese la necesidad del mismo.
Para tal efecto, los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, enviarán una certificación junto con la evidencia correspondiente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN indicando que los datos fueron eliminados de manera segura y que ha cesado de utilizarlos, so pena de considerarse una apropiación indebida de datos personales y/o circulación no autorizada.
Artículo 34. Responsabilidad. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, no será responsable frente al titular y/o las autoridades por el eventual tratamiento indebido de los datos personales transferidos, por lo tanto, los sujetos obligados y sus representantes serán responsables por todo daño o perjuicio material e inmaterial, que las personas que contrate o vincule causen a los titulares de información personal por su dolo o culpa relacionada directa o indirectamente con el incumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales o por el tratamiento indebido de los datos personales trasmitidos, en virtud de lo contemplado en esta resolución.
En consecuencia, los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento deberán garantizar, proteger, defender y mantener indemne a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y a sus representantes y servidores públicos con respecto a cualquier reclamación, queja, demanda, acción, pretensión, perjuicio, daño, pasivo y/o contingencia, que surja al respecto
Artículo 35. Confidencialidad y reserva de la información. A los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento y sus representantes les corresponde mantener la más estricta reserva sobre la información transferida y tratar la misma con la calidad de confidencial, en consecuencia, no deberán divulgarla, publicarla, cederla, venderla, ni de otra forma, directa o indirecta, ponerla a disposición de terceros, ni total ni parcialmente y a cumplir la citada obligación incluso con terceros que no estén autorizados a acceder a dicha información.
Los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento y sus representantes que no mantengan bajo reserva o confidencialidad la información que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN transmita una vez validados los documentos soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento; y que, por razón de su empleo, cargo, obligación o función, conserven bajo su cuidado o a la cual tengan acceso.
Para tales efectos, las personas que contrate o vincule el sujeto obligado o su representante para el desarrollo de las actividades y que impliquen el tratamiento de los datos personales, no podrán publicar, difundir, comentar o analizar frente a terceros esta información, ni podrán manipularla para beneficio propio o de terceros, ni utilizarla para fines personales, comerciales, de explotación económica y/o cualquier otro uso, ajeno a la competencia autorizada en la normatividad vigente.
Artículo 36. Publicar la presente resolución de conformidad con el artículo 65 del Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Artículo 37. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el diario oficial
Publíquese y cúmplase.
11 FEB 2021
