CONSULTA (TEXTUAL)

Comunicación de fecha 05 de noviembre de 2024:

“(…)

Cordial y atento saludo, en mi calidad de Representante Legal de la Fundación (…) quien a su vez es mandatario de la Sociedad de Activos Especiales SAE como administrador de la sociedad (…) SAS, la cual (sic) es encuentra inmersa en proceso de extinción de dominio por parte de la Fiscalía General de la Nación desde el mes de julio del año 2023, me permito presentar a través de este derecho de petición la siguiente consulta técnica y contable:

1. Teniendo en cuenta el contexto legal de la sociedad antes mencionada y la limitación en el alcance (por razones lógicas) a la información económica, contable y financiera de la sociedad, ¿para el proceso de reconstrucción contable son soportes validos los estados financieros contables y fiscales depositados por la empresa de la Superintendencia de sociedades y la Dian respectivamente al cierre del año 2022, que es el año inmediatamente anterior a la fecha del proceso de extinción del dominio?
2. Si en los estados financieros contables y fiscales de la sociedad sobre los cuales se basa la reconstrucción contable, existen rubros de activos fijos de mayor cuantía los cuales dentro del proceso no es posible su identificación y/o

¿Cuál es el tratamiento contable que se le debe dar a estos?

¿Qué órgano de la sociedad tiene la competencia para determinar y/o autorizar dicho tratamiento?

(…)”

Comunicación de fecha 30 de octubre de 2024:

“(…)

Conforme con lo anterior y su competencia como Consejo Técnico de la Contaduría Publica de manera respetuosa, agradecemos manifestar su concepto técnico respecto al procedimiento o ruta de manejo que se debe establecer al interior de las compañías _ (xxx)_ en su calidad de mandatario y administrador de la Empresa (xxx) S.A.S. y la Sociedad de Activos Especiales en su calidad de accionista del 100% de la Sociedad entre otros para determinar la depuración de las partidas contables descritas y avanzar con la aprobación de estados financieros por parte de la Sociedad de Activos Especiales SAE. Agradecemos su orientación frente a las siguientes peticiones:

PRIMERO: Su valiosa orientación sobre la depuración de las partidas contables que se han descrito, así como la ruta a seguir para avanzar con la aprobación de los estados financieros por parte de la Sociedad de Activos Especiales (SAE).

Específicamente, solicitamos que se revise el procedimiento que (xxx) ha aplicado para la reconstrucción contable partiendo de la información entregada por las diferentes entidades, en especial lo reportado por la DIAN y Superintendencia de Sociedadades o, en caso de no ajustarse a la técnica contable apropiada, que se nos mencione el procedimiento correcto a seguir o el mejor ajustado a las debidas prácticas. Esta solicitud cobra especial relevancia, ya que actualmente no contamos con documentos, contratos u otros soportes que respalden la propiedad de los activos en cuestión.

El impacto económico de estos activos es considerable, ascendiendo a la suma de

$4.157.265.000 y el impacto de dicho ajuste afecta el patrimonio de la sociedad que lo llevaría a su liquidación. Por lo tanto, es fundamental contar con su valioso concepto, que nos permite orientar las medidas necesarias para asegurar una correcta depuración y ajuste de los estados financieros comerciales y fiscales de la sociedad, especialmente en lo que respecta a los activos fijos.

SEGUNDO: Adicionalmente, es importante señalar que, a nuestro juicio, (xxx), bajo la dirección de su representante legal, no cuenta con las facultades necesarias para llevar a cabo la depuración o ajuste de los estados financieros, dado que en el marco legal de la sociedad que le corresponde a la Sociedad de Activos Especiales (SAE).

Agradecemos de antemano su atención y quedamos atentos a su pronta respuesta, la cual consideramos crucial para la correcta gestión contable de nuestras operaciones.

(…)”

RESUMEN:

El ente económico está obligado a denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Esta circunstancia debe acreditarse en caso de requerirse la exhibición de los libros, acompañada de la constancia de que estos se encontraban debidamente registrados, si aplica. Además, los registros en los libros deben ser reconstruidos dentro de los seis (6) meses siguientes al evento, utilizando como base los comprobantes de contabilidad, declaraciones tributarias, estados financieros certificados, informes de terceros y demás documentos pertinentes.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Acerca de la reconstrucción de la información contable, el artículo 18 del Anexo No. 6 del D.U.R. 2420 de 2015 (Normas sobre Sistema Documental), enuncia lo siguiente:

“ARTÍCULO 18. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS.

El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”.

Así mismo, este Consejo ha dado respuesta a preguntas similares en los conceptos que se relacionan a continuación:

 Por otro lado, con base en las pretensiones relacionadas, en las cuales se solicita al CTCP pronunciarse sobre el proceso correcto de depuración de las partidas contables, revisar el procedimiento aplicado para la reconstrucción contable y definir sobre quién recae la responsabilidad de la depuración y ajustes, es pertinente aclarar que dichas solicitudes no son competencia de este Consejo, como se indicó en el párrafo introductorio. Adicionalmente, el CTCP no actúa como asesor particular frente a una consulta.

Finalmente, se recomienda revisar al peticionario los conceptos 2023-0546 y 2022- 0345, los cuales están disponibles en el sitio www.ctcp.gov.co, en el enlace de conceptos, de los que se destaca:

“El CTCP no tiene competencia para pronunciarse sobre temas relacionados con incautaciones, intervención y administración de sociedades por entes de control del estado, así como tampoco para conceptuar sobre efectos fiscales que se puedan derivar de la aplicación de ellas. Por ello, le recomendamos que las inquietudes sobre estos temas sean realizadas directamente a la entidad encargada en este caso puntual a la SAE”.

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.