CONSULTA (TEXTUAL)

“Una empresa que se dedique a la comercialización de bienes y registre sus ingresos en la cuenta 4135 (comercio al por mayor y al por menor) y las devoluciones en la cuenta 4175 (devoluciones en venta), comete errores al momento de emitir factura electrónica de venta, errores de forma (en artículos o valores de IVA generado) que dan lugar a la emisión de nota crédito y elaboración de una nueva factura electrónica de venta. Esta nota crédito responde a un error en facturación y no a una devolución en venta.

¿La forma de contabilización de esa nota crédito debe asociarse a la cuenta 4175 por el débito como devolución en venta o, por lo contrario, debe llevarse por el débito en la 4135 como un ajuste por error en factura de venta?

Por otro lado, una entidad que se dedique exclusivamente a la prestación de servicios y registre sus ingresos en la cuenta 415550 (actividades empresariales de consultoría). En determinado momento emite factura electrónica de venta por honorarios; sin embargo, al no lograr cumplir con la prestación del servicio pactado en la factura y verse en la obligación de emitir nota crédito electrónica,

¿debería contabilizar esta nota crédito en la 4155 al débito por ajuste en facturación o debería ingresarlo en la 4175 como devolución en venta?”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de  las  Normas de  Contabilidad, de  Información Financiera y de  Aseguramiento de  la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Inicialmente, debemos aclarar que habiéndose emitido los decretos que ponen en vigencia los estándares de información financiera en Colombia, el tratamiento contable debe efectuarse teniendo en cuenta el marco técnico normativo que le corresponda a la entidad. Como no se indica en la consulta el grupo al que pertenece la entidad en cuestión, este concepto se elabora teniendo como referente el Marco Técnico Normativo de la NIIF para las PYMES correspondiente al Grupo 2, contenido en el anexo 2 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015.

Respecto a las inquietudes: “¿La forma de contabilización de esa nota crédito debe asociarse a la cuenta 4175 por el débito como devolución en venta o, por lo contrario, debe llevarse por el débito en la 4135 como un ajuste por error en factura de venta? y ¿debería contabilizar esta nota crédito en la 4155 al débito por ajuste en facturación o debería ingresarlo en la 4175 como devolución en venta?”

En el concepto 2018-01571 este Consejo indicó:

“(…) al entrar en vigencia los nuevos marcos de información financiera para los Grupos uno, dos y tres, se entiende que es potestad de cada entidad definir su propio catálogo de cuentas con fundamento en los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación y revelación que sean requeridos o que voluntariamente haya decidido aplicar la entidad.  En estos casos, las taxonomías de presentación y revelación de las NIIF plenas y de las NIIF para las Pymes, pueden ser un instrumento útil para estructurar el catálogo de cuentas.

Ahora bien, algunas autoridades de supervisión en Colombia han estructurado catálogos de cuentas, los cuales son obligatorios para el reporte de información a estas autoridades. Estos catálogos que se utilizan para registrar inicialmente y resumir la información financiera de una entidad podrían diferir de los requerimientos de presentación y revelación contenidos en el marco técnico aplicable, en donde pueden establecerse unidades de cuenta distintos para el reconocimiento, medición, presentación y revelación”.

Mediante el concepto 2021-01702  emitido por el CTCP, sobre el “reconocimiento de los ingresos para Pymes”, se manifestó:

“(…) Los ingresos ordinarios provenientes de la venta de bienes o servicios deben ser reconocidos en cada periodo bajo la esencia o substancia sobre forma y atendiendo los criterios mencionados en la Sección 23 párrafo 10 de la NIIF para las Pymes (Grupo2) respecto de que:

“(a) la entidad ha transferido al comprador los riesgos y ventajas, de tipo significativo, derivados de la propiedad de los bienes;

(b) la entidad no conserva para sí ninguna implicación en la gestión corriente de los bienes vendidos, en el grado usualmente asociado con la propiedad, ni retiene el control efectivo sobre los mismos;

(c) el importe de los ingresos de actividades ordinarias pueda medirse con fiabilidad;

(d) sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos asociados con la transacción; y

(e) los costos incurridos, o por incurrir, en relación con la transacción pueden ser medidos con fiabilidad”.

Además, debe considerarse que dichos bienes si fueron facturados y entregados, no hicieron parte del inventario del vendedor al final del período y sí en los del comprador y receptor de la mercancía o bienes facturados. En el caso que estos criterios no sean satisfechos, es decir, si se conservan los riesgos y recompensas inherentes a la propiedad o se conserva una parte insignificante de la misma3 se tratarían como una devolución en ventas y su presentación será un menor valor del ingreso; si se cumplieron los criterios anteriores, se entendería que no existe un error contable que deba ser corregido.

De acuerdo con lo anterior, para efectos de información financiera, siempre que se hayan cumplido los requisitos para reconocer el ingreso, la entidad deberá reconocer el correspondiente ingreso y sus costos asociados con la transacción. En caso de emitir nuevamente las facturas, debido que no fueron recibidas por los clientes, se recomienda emitir una nota crédito respecto de las facturas originales (que no llegaron al cliente) y posteriormente la emisión de la factura, de tal manera que se reconoce un ingreso y a la vez un menor valor del mismo (es decir su efecto neto será de cero)”. Subrayado fuera de texto.

En el primer caso descrito, donde se emite una nota de crédito en respuesta a un error de facturación y no a una devolución en venta, la forma de contabilización de esa nota de crédito puede variar según las políticas contables de la empresa. Sin embargo, generalmente se recomienda asociar la contabilización de la nota de crédito a la cuenta 4135 (comercio al por mayor y al por menor) como un ajuste por error en la factura de venta.

La razón detrás de esta recomendación es que la cuenta 4175 (devoluciones en venta) se utiliza típicamente para registrar las devoluciones efectivas de productos por parte de los clientes, y en este caso, la nota de crédito no está relacionada con una devolución de bienes, sino con un ajuste en la factura electrónica debido a errores de forma.

En el segundo caso, donde una entidad se dedica exclusivamente a la prestación de servicios y emite una nota de crédito electrónica debido a que no pudo cumplir con el servicio pactado en la factura de venta, la contabilización de la nota de crédito dependerá de las políticas contables de la empresa y las normativas aplicables, sin embargo, dado que la situación descrita no implica una devolución efectiva, sino un ajuste por la no prestación de los servicios, se sugiere asociar la contabilización de la nota de crédito a la “cuenta 415550 (actividades empresariales de consultoría”) como un ajuste por anulación de la factura emitida.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

 

Cordialmente,