Cuando el mandatario adquiere bienes o servicios ¿Se contabilizan en el pasivo teniendo en cuenta que recurso administrado (ingreso) también representan un pasivo?”
CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) De manera atenta y respetuosa, me dirijo a ustedes con el fin de solicitar su amable apoyo y colaboración con un concepto u orientación frente a las siguientes inquietudes:
4. En los contratos de mandato sin representación con administración delegada, consistentes en encargar al mandatario de la ejecución del objeto de un convenio que para este caso es la de gerenciar y ejecutar los recursos en el marco de la construcción de una obra pública, suscrito entre una entidad pública (mandante) y una persona jurídica (mandatario), ¿Es correcto que el mandatario facture únicamente por los honorarios pactados o debería facturar sobre el valor del contrato? Lo anterior, teniendo en cuenta que dentro del valor del contrato existen unos recursos a administrar que pertenecen al mandante y no representan para este caso un ingreso para el mandatario.
5. La facturación que refiere el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 358 de 2020, ¿aplica únicamente si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato?
6. En los casos en que el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato y las facturas de venta y/o documentos equivalentes expedidas sean a su nombre, ¿se contabilizan en el pasivo teniendo en cuenta que recurso administrado (ingreso) también representan un pasivo?”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
En orden a los planteamientos e inquietudes del consultante, nos permitimos señalar:
4. ¿Es correcto que el mandatario facture únicamente por los honorarios pactados o debería facturar sobre el valor del contrato? Lo anterior, teniendo en cuenta que dentro del valor del contrato existen unos recursos a administrar que pertenecen al mandante y no representan para este caso un ingreso para el mandatario.
5. La facturación que refiere el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 358 de 2020, ¿aplica únicamente si el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato?
En referencia a las consultas y de acuerdo al párrafo anterior, es importante señalar que el CTCP no tiene competencia para abordar asuntos jurídicos y tributarios de las sociedades, como los planteados por el peticionario. Las inquietudes en materia tributaria deben ser dirigidas a la Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – U.A.E. DIAN.
6. En los casos en que el mandatario adquiere bienes o servicios en cumplimiento del mandato y las facturas de venta y/o documentos equivalentes expedidas sean a su nombre, ¿se contabilizan en el pasivo teniendo en cuenta que recurso administrado (ingreso) también representan un pasivo?
Mediante el concepto 2020-06781 emitido por el CTCP sobre el “Reconocimiento del contrato de mandato”, se manifestó lo siguiente:
“Aspectos para tener en cuenta en la contabilidad del mandatario
Para efectos del reconocimiento que debe realizar el mandatario, este debe determinar si actúa como agente o si actúa como principal.
Los elementos que permitirían establecer si la entidad actúa como principal, y no como agente, podrían ser los siguientes:
• La entidad tiene la obligación fundamental de proporcionar bienes o servicios al cliente, o de cumplir con el pedido; por ejemplo haciéndose responsable de la aceptabilidad de los productos o servicios solicitados o comprados por el cliente.
• La entidad puede, a discreción, establecer los precios, tanto de manera directa como indirecta, por ejemplo, brindando bienes o servicios adicionales.
• La entidad asume el riesgo de crédito del cliente.
Una entidad actúa como agente cuando no está expuesta a los riesgos y ventajas significativos asociados con la venta de bienes o a la prestación de servicios. Se considera que una entidad actúa como agente cuando el monto de su ganancia es predeterminado, ya sea una comisión fija por transacción o un porcentaje establecido del monto facturado al cliente2.
Normalmente en un contrato de mandato, el mandatario actúa en calidad de agente y el mandante en calidad de principal.
Cuando el mandatario actúa en calidad de agente, los ingresos recibidos por parte de este se deben reconocer como un pasivo (ingresos recibidos en contratos de mandato, o ingresos recibidos para terceros), y la remuneración pactada entre las partes se reconoce como un ingreso por comisión o por los servicios de administración de contratos de mandato.
Cuando el mandato consiste en realizar una actividad o pagar en nombre del mandatario, el reconocimiento contable de la transacción debe realizarse de acuerdo con lo pactado contractualmente, de tal manera que en el estado de situación financiera debe identificarse claramente las cuentas por cobrar o por pagar derivadas de contratos de mandato y los ingresos recibidos por concepto de comisión o servicios de administración del mandato”. Subrayado fuera de texto.
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1 https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=673694f0-9957-4e9a-bf53-fe6f738eec94
2 Tomado del módulo entrenamiento de NIIF para PYMES sección 23
De acuerdo con lo anterior, es fundamental examinar las cláusulas del contrato de mandato por el cual se rige (conforme a lo acordado entre las partes, mandante y mandatario), a fin de determinar el reconocimiento de las transacciones y establecer si el Mandatario actúa como agente o como principal.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
