Paso a seguir cuando por causa de muerte del contador público se extravia la información contable de una empresa. Concepto CTCP 389 de 2022

CONSULTA (TEXTUAL)

“Buenas tardes el presente correo es para  solicitar información sobre el caso  de una  entidad, a la cual se  le extravió toda la información contable desde el año  2019, esto por causa de muerte del contador público  quien  llevaba  la contabilidad. Solicitamos orientación ante esta situación que se debe realizar  o ante qué  entidad se debe interponer la denuncia”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de  la Contaduría Pública (CTCP) en  su  carácter de  Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento  de   la  Información,  conforme  a  las   normas  legales  vigentes, especialmente  por   lo dispuesto en  la Ley 43 de  1990, la Ley 1314 de  2009, y en  sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de  manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los  siguientes términos:

Los pasos a seguir para el evento consultado que se le recomiendan son:

     Informar  del  fallecimiento del  contador,  directamente  a  la  UAE-Junta  Central de  Contadores como autoridad disciplinaria de  la profesión contable y la encargada del  registro, inspección  y vigilancia  de  los  contadores y  entidades prestadoras de  servicios contables,  con   el  fin  que cancele de  oficio la inscripción al registro profesional correspondiente.

          Denunciar la pérdida, extravío o destrucción de los libros y papeles de contabilidad ante la Policía

Nacional o ante la fiscalía general de  la Nación.

     Reconstrucción inmediata de  los  libros  (debió hacerse dentro de  los  seis meses siguientes a su pérdida), tal como de  manera expresa lo menciona el anexo 6 del  DUR 2420  de  2015 – Normas sobre Sistema Documental:

“Artículo  18.  Pérdida   y reconstrucción de  los  libros.  El ente económico debe denunciar ante las  Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus  libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que  los mismos se hallaban registrados, si fuere  el caso.  Los registros en  los  libros  deben reconstruirse  dentro de  los  seis  (6) meses  siguientes a  su  pérdida,  extravío o destrucción, tomando como base los  comprobantes de  contabilidad,  las  declaraciones tributarias,  los  estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que  se consideren pertinentes.

Cuando  no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general  a la fecha  de ocurrencia de los hechos para  elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota  de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”.

De  manera  complementaria,  dentro  de   las  consultas  emitidas por   parte del  CTCP  respecto de   la reconstrucción  de   la  contabilidad  y  los   libros,   encontramos  los   siguientes conceptos  que  podrá consultar en  el siguiente enlace:   https://www.ctcp.gov.co/conceptos

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que,  para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por  el consultante y los efectos de  este concepto son  los  previstos por  el artículo 28 de  la Ley 1437 de  2011, modificado por  el artículo 1 de  la Ley 1755 de  2015.

Cordialmente,

CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRÍGUEZ Consejero CTCP