CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) Producto del proceso de conciliaciones bancarias se identificaron pagos a las cuentas de la entidad que no se han podido asignar a ingresos ordinarios o facturación emitida, lo anterior por cuanto son partidas sin identificar, pagos dobles recibidos de clientes o por mayor valor del servicio cobrado; contablemente estas partidas se registran como un pasivo.
Dependiendo del caso, algunos de estos pasivos tienen plenamente identificado su titular y otros no. Sin embargo, los acreedores no realizan el debido proceso para su devolución dado que dichos pagos generalmente se hacen por montos inmateriales y el desgaste administrativo para su devolución en ocasiones es superior al valor del mismo pasivo.
En conclusión, la devolución de estos dineros se torna compleja dadas las situaciones indicadas anteriormente, por lo cual muchos de estos pasivos tienen vigencias muy antiguas.
Consultas: Dado que existe plena voluntad por parte de la entidad de pagar estas obligaciones, pero dicho pago solo será tramitado una vez el cliente lo solicite y suministre los respectivos documentos para la efectiva entrega de los recursos, lo cual puede no suceder o tardarse un tiempo considerable en suceder:
- 1. ¿Cumplen estas obligaciones con la definición de pasivo? ¿Por qué?
- ¿Existe algún tratamiento contable especial, que deba realizarse a estos pasivos, dada la antigüedad de estos?
- 3. ¿Se pueden reconocer estos pasivos dentro de los resultados de la entidad? (…)”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Con respecto a la pregunta del peticionario, el CTCP se ha pronunciado en diferentes ocasiones sobre el tratamiento de las partidas sin identificar en las conciliaciones bancarias, por lo cual le recomendamos consultar, entre otros, los conceptos 2015-1036, 2016-0328, 2021-0410, 2022-0034 y 2022-0272, que podrá consultar en el sitio www.ctcp.gov.co, enlace conceptos.
En el concepto 2016-328 el CTCP manifestó lo siguiente:
“La conciliación bancaria es un proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares de los bancos, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia. La razón por la cual los dos saldos no concuerdan se debe a diferencias de tiempo que impiden que una de las partes registre las transacciones en el mismo periodo o errores en el proceso de registro por cualquiera de las dos partes. En el caso en que el error sea del banco se debe hacer la respectiva reclamación, y en el caso que el error sea de la entidad se debe hacer el respectivo ajuste contable”.
También mediante concepto 2015-1036 se manifestó lo siguiente respecto de las consignaciones pendientes por identificar en los extractos bancarios:
“Este Consejo ha indicado en varios de sus conceptos, que mientras se realizan los procedimientos de conciliación y se ajustan las diferencias, estas partidas deben ser reconocidos en los libros y estados financieros, ya sea en una cuenta separada de “consignaciones pendientes por identificar” o en otras cuentas de naturaleza pasiva, de tal forma que se contabilicen las diferencias entre los libros y los saldos disponibles en las cuentas bancarias. Para cumplir los requerimientos de revelación este consejo también ha indicado que el saldo de la cuenta pasiva debe ser presentado en el estado de situación financiera disminuyendo el valor de las cuentas por cobrar o la cartera de préstamos. Resaltado propio
De acuerdo con lo anterior, se hace necesario realizar una conciliación bancaria y establecer las diferencias entre los saldos mostrados en el extracto bancario y los libros. Una vez efectuado este procedimiento, para efectos de cierre anual, se analizará las diferencias, y de acuerdo con los hechos y circunstancias específicos se reclasificarán los ajustes encontrados como una cuenta por pagar o una cuenta por cobrar, teniendo en cuenta la materialidad de las cifras. De otro lado, se registrarán contablemente las notas bancarias débito y crédito que no se hayan registrado en la contabilidad.”
En el concepto 2021-0410 el CTCP manifestó:
“Respecto de la legalidad de los soportes contables en cuanto a la información plasmada en los estados financieros, si hechas las circularizaciones a los terceros, no se pudieron establecer los beneficiarios y obligados de algunos derechos y obligaciones, incorporados en ellos, dichas partidas se deben dar de baja de los activos y pasivos (según sea el caso) para ajustar los estados financieros a la realidad de la empresa y sus transacciones. Para aquellas partidas que no se cuente con soportes válidos y suficientes alineado lo expuesto, los cual está directamente asociado a los criterios de reconocimiento para el marco de información financiera aplicable, deberá procederse con la baja de cuentas de los activos y pasivos, en cuyo caso deberá primero analizarse si las condiciones establecidas y otra información relevante que indique que se cumplen los requisitos para proceder con la baja de las mismas, es decir, en el caso de los activos si se ha perdido el control o de parte mismo, o cuando expiren los derechos contractuales sobre el activo o éste haya sido transferido; en el caso de los pasivos si la obligación se ha extinguido en su totalidad o parcialmente. (…)”
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
JIMMY JAY BOLAÑO TARRÁ
Presidente CTCP
