CONSULTA (TEXTUAL)

“(…)

Se solicita concepto técnico en relación al uso y disposición de la información y papeles de trabajo elaborados y preparados por el contador de una sociedad como parte de los procedimientos contables y en ejercicio de sus funciones para la presentación de los estados financieros de la misma a la cual presta sus servicios profesionales; los cuales están bajo su custodia y que requieren ser utilizados como parte de los elementos probatorios para la defensa de sus intereses personales en relación a un proceso penal en el que se encuentra inmerso con actuaciones legales que adelantan en su contra. (…)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Con respecto al uso y disposición de la información y los papeles de trabajo elaborados por el contador de una sociedad en el marco de sus procedimientos contables y como parte de sus funciones para la presentación de los estados financieros, nos permitimos hacer las siguientes precisiones:

Dado que en la consulta se presenta cierta ambigüedad respecto a la “custodia” de los documentos y soportes contables, se han identificado dos enfoques para responder, según la conversación sostenida con el peticionario:

1.   Custodia de los documentos contables por parte del contador público

 El Código de Comercio establece en su artículo 55:

“ARTÍCULO 55. OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LOS COMPROBANTES DE LOS ASIENTOS CONTABLES. El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud”.

Esto implica que los asientos contables y sus soportes son propiedad del comerciante o sociedad, y el contador público no puede asumir la custodia de dicha información, ya que ello podría generar perjuicios para la empresa.

Por su parte, el artículo 45 de la Ley 43 de 1990 dispone:

“ARTÍCULO 45. El Contador Público no expondrá al usuario de sus servicios a riesgos injustificados”.

2.   Custodia de los documentos contables por parte de la empresa.

En este segundo enfoque, cuando el contador público necesite hacer uso de los documentos contables, que son propiedad del comerciante o la empresa, deberá solicitar autorización a la administración para acceder a dicha información, especialmente si es con fines de defenderse en un proceso penal en su contra. Esto está alineado con lo dispuesto en el artículo 64 de la Ley 43 de 1990:

“Artículo 64 – Las evidencias del trabajo de un contador público, son documentos privados sometidos a reservas que únicamente pueden ser conocidas por terceros, previa autorización del cliente y del mismo contador público, o en los casos previstos por la ley”.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.