Oficio 220-066253
Superintendencia de Sociedades
23 de Mayo de 2011
Usufructo de acciones – Pluralidad jurídica – Reconstrucción de libros – Poder general
Me refiero a sus comunicaciones radicadas en esta entidad con los números 2011-01-136896 y 2011-01-136898, por las cuales plantea las siguientes inquietudes, las cuales serán absueltas en el mismo orden en que fueron propuestas:
“1. El hecho de que una sociedad anónima conformada por 5 accionistas de los cuales uno es usufructuario de todas las acciones de los demás y además es el representante legal de la sociedad, lo que quiere decir que es el único legitimado para votar en las asambleas, atenta o contradice la pluralidad jurídica requerida para celebrar las reuniones de asamblea?
R/ Sobre el particular, tenemos en el presente caso que los asociados de la compañía entregaron sus acciones en usufructo a un solo accionista quien a la vez los representa, presentándose con ello pluralidad jurídica, esto es, existen cinco (5) accionistas, cuatro de los cuales han entregado sus derechos políticos y económicos a otro quien los ejerce en calidad de usufructuario.
A la asamblea concurrirá físicamente una sola persona (el usufructuario) pero jurídicamente estarán representados los cuatro accionistas restantes, por virtud del contrato de usufructo suscrito. Esta situación antes que contradecir, afirma la posibilidad de la pluralidad jurídica de una asamblea.
2. Que debo hacer para reconstruir un libro de accionistas que fue hurtado?
R/ Presentado el hecho del hurto, es preciso proceder a presentar la denuncia correspondiente ante las autoridades respectivas, para posteriormente el representante legal de la compañía, iniciar la reconstrucción de los registros del libro, tomando como base, entre otros, los documentos que se consideren esenciales así como los informes de terceros si los hubieren.
En el caso concreto del hurto del libro de registro de accionistas, en su reconstrucción debe tenerse en cuenta la información que al respecto debe necesariamente constar en las actas del máximo órgano social, que debe figurar en el libro de actas respectivo, o en otros lugares, como bien pude ser las Cámaras de Comercio, superintendencias, juzgados, etc.
En el caso final que fuere imposible la reconstrucción del libro que nos ocupa, se hace indispensable que el representante legal, el revisor fiscal, si lo hubiere, o en caso contrario, el contador de la persona jurídica, proceder a dejar constancia de lo ocurrido en le libro respetivo.
Es preciso anotar que previo a realizar lo comentado, es necesario dar cumplimient o a la obligación de inscribir en el registro mercantil de
3. Si una sociedad Ltda. se transformó hace varios años a S.A. pero nunca cambió el libro de registro de socios, sino que continuó haciendo anotaciones en el mismo, puede hoy en día hacer una nota cerrando dicho libro y registrar un libro de accionistas donde se continúen las anotaciones de
R/ El proceder que ha venido adelantando la sociedad en el caso en cuestión es perfectamente viable. La nueva intensión, tiene también el camino despejado, en donde lo importante es que al cerrar el libro de socios ( hoy de accionistas), no basta dejar una nota donde se señale ello, sino que se hace necesario anular las hojas que están vírgenes y proceder a inscribir el nuevo libro en el registro mercantil y continuar allí realizando las anotaciones atinentes con la sociedad anónima.
4. Si el gerente de una sociedad anónima es apoderado general de uno o varios socios con facultad para conferir poderes, y confiere poderes (no sustituye) para que representen a sus poderdantes en las reuniones de la sociedad, está vulnerando o contradiciendo lo dispuesto en el Artículo 185 del C. de Cio. como si estuviese sustituyendo o por el contrario es viable?
R/ Al respecto, se hace necesario traer a colación lo consagrado en el artículo 185 del Código de Comercio, que a la letra expresa:
“Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de la propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran”.
“(………)”.
De la norma transcrita, podemos ver de manera clara y contundente que no admite interpretación diferente, que los administradores de la sociedad, en este caso el represente legal de una sociedad, no puede bajo ningún punto de vista representar acciones de asociados de la misma sociedad sea ejerciendo un poder o sustituyendo el que le ha sido dado, salvo los casos de representación legal.
En el caso en cuestión, el ser nombrado el representante legal de una compañía, apoderado general de uno o varios asociados, no lo excluye de la prohibición contemplada en la norma citada, pues la ley no incluye a dicho apoderamiento, dentro de los caos que deben tenerse como de representación legal y por lo tanto, se considera que ello iría en contravía de lo que dispone el artículo 185 ibídem.
En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
